Делопроизводство государственных учреждений 2 страница

i При всех различиях, обусловленных спецификой выполняемых Iфункций, общность организационного устройства и условий дея­тельности позволяют характеризовать делопроизводство акционер­ных компаний как типологически единое.

Высшим органом акционерного предприятия было общее со-■рание. Делами компании в период между собраниями руководи-|ло правление, члены которого избирались из числа акционеров. ^Документирование деятельности собраний и правлений норми­ровалось законом 1836 г. и уставами компаний. Производственные ■юдразделения строили работу в соответствии с инструкциями, ■утверждавшимися правлениями. Состав их документов различался ■ в зависимости от сферы деятельности. Так, в делопроизводстве ■Предприятий самой многочисленной группы компаний — торго-^во-промышленных — создавались документы, отразившие поло­жение наемных рабочих и их взаимоотношения с предпринимате­лями в конце XIX—начале XX в.

По закону не позднее чем через 7 дней после поступления на предприятие каждому рабочему должна была выдаваться расчет­ная книжка установленного образца. В ней фиксировались имя, отчество и фамилия или прозвище рабочего, условия найма (срок найма, размер заработной платы, способ ее определения, сроки платежей), условия производимых вычетов (за пользование квар­тирой, баней и т.д.), записи заработка, денежные штрафы с ука­занием повода к их наложению, извлечения из правил внутрен него распорядка на предприятии, определявших права, обязан ности и ответственность рабочих. Расчетная книжка хранилась; рабочего, а после его увольнения оставалась в конторе фабрики Одновременно администрация вела книгу счетов, в которую за

28

 

носились выданные рабочим суммы. Эта книга представляла со бой копию расчетных книжек. Кроме того, фабричное управление обязано было вести именной список (или паспортную книгу), куда в порядке очередности поступления рабочих на предприятие за­писывались сведения об их месте жительства, возрасте, о том, кем выдан вид на жительство.

Жизнь рабочих на фабрике регламентировалась правилами внут­реннего распорядка. Они включали: 1) расписание работ, с ука­занием количества, времени и продолжительности перерывов, а также времени окончания работ перед воскресными и празднич­ными днями; 2) перечень праздников, в которые не полагалась работать; 3) порядок и продолжительность отлучек с работы; 4) условия пользования устроенными для рабочих при фабрике квартирами, банями и т.д.; 5) указание времени чистки машин и уборки мастерских, если по условиям найма эти обязанности были возложены на рабочих; 6) требования к рабочим по соблюдению порядка на фабрике; 7) условия техники безопасности.

Все случаи смерти и телесных повреждений в результате несча­стных случаев на предприятии записывались в особую книгу. Если рабочий не был застрахован, на имя потерпевшего (а в случае его смерти — членов его семьи) открывался счет по уплате возна­граждения.

Важное место в делопроизводстве торгово-промышленных ком­паний занимали документы по выполнению принятых заказов и сбыту готовой продукции. Основная часть заказов поступала на завод через правление. В специальной книге правления указыва­лись: заказчик, предмет заказа, срок исполнения и дата передачи заказа на завод. В заводоуправлении также велись книги заказов, обычно для каждой категории изделий, для отдельных цехов, для местных и иногородних (заграничных) клиентов. Внутризавод­ская документация позволяет проследить все этапы исполнения заказа, а также установить соотношение между себестоимостью изделия и его ценой при реализации.

По исполнении заказа на каждое изготовленное изделие в заво­доуправлении составлялась фактура. В ней указывались: цена изде­лия; его размер, вес, количество; заказчик или покупатель, место назначения, условия платежа. Одновременно те же сведения зано­сились в книгу продаж заводоуправления и делались соответствую­щие отметки в книге заказов. Фактура на отправленное заказчику или проданное изделие в тот же день отсылалась правлению, а за­казчик или покупатель получал копию фактуры в виде счета.

Специфическую группу материалов в делопроизводстве акцио­нерных коммерческих банков составляли дела (досье) клиентов и переписка по их операциям. В каждом банке формировался свой состав документов досье. Функция целенаправленного сбора све­дений о клиентах возлагалась на справочный отдел. Основными

чниками информации были: самоотзывы клиентов, сведения, оставленные другими лицами и учреждениями, материалы сы.

остав материалов, отложившихся в досье клиента, характе-ует его взаимоотношения с банком. Предоставление кредита, изация акций промышленной компании — каждая из подоб-единичных операций требовала предварительного сбора ин-мации о клиенте. В результате в досье оказывались уставы, от-, балансы акционерных обществ, справки об их финансовом ожении и т. п. документы. Для осуществления учредительско-ссионных операций такая информация была необходима по-янно. И досье чутко реагировали на изменение ситуации — ументы клиента представлены в нем не за отдельные годы, а ряд лет без сколько-нибудь существенных перерывов. При по-янном финансировании банком клиента в составе документов ье уменьшалась доля информационных материалов о нем и ос­иное место занимают сведения о задолженности клиента банку, становлением банком полного контроля над промышленным дприятием в досье откладывались черновики писем, отправ-нных от имени клиента, проекты соглашений клиента с други-и фирмами и т.п. материалы, свидетельствовавшие о том, что енно банк является фактическим хозяином дела. После того, как документы утрачивали оперативное значение, ни откладывались в архиве предприятия. Законодательно был "тановлен десятилетний срок обязательного хранения так назы-емых торговых книг, т. е. документации, характеризовавшей до-ность предприятий и позволявшей проконтролировать правиль-ость уплаты ими налогов. Но обычно в архивах фирм сохранялись другие документы. Через десять лет с разрешения правления омпании материалы могли уничтожаться. Так, заводоуправление оломенского машиностроительного завода в конце 1911 г. об­ратилось к правлению акционерного общества с просьбой «разре­шить уничтожить все старые дела коммерческого архива до 1902 г.», За исключением основных бухгалтерских книг, в связи с недо­статком места.

Большинство акционерных компаний XIX—-начала XX в. пре­кратили деятельность в результате национализации их предприя­тий Советским государством. Основной массив их документации относится к периоду 1907— 1917 гг., материалов за более ранний период, особенно за XIX в., сохранилось намного меньше.

Документы правлений и производственных предприятий ак­ционерных компаний после национализации образовали самостоя­тельные архивные фонды. Эти материалы хранятся в государствен­ных архивах тех республик, краев и областей, на территории ко­торых действовали фондообразователи. Поэтому, например, ма­териалы делопроизводства товарищества «Братья Нобель» нахо-

 

288

10 Гол икон

289

дятся в составе 22 фондов в 21 архиве, компании «Зингер» — и составе 16 фондов в 13 архивах и т.д. В настоящее время сохрани­лись фрагменты делопроизводства свыше 1000 торгово-промыш­ленных компаний, которые представляют все основные отрасли народного хозяйства дореволюционной России.

В СССР частновладельческие хозяйства и предприятия суще­ствовали в период НЭПа. Их небольшие размеры и ограниченный период деятельности (несколько лет) не позволили сформиро­вать сколько-нибудь значительные массивы делопроизводствен­ной документации.

В 90-е гг. XX в. в Российской Федерации в результате приватиза­ции государственных предприятий и закрепления в Конституции права частной собственности на средства производства была реа­нимирована деятельность частных фирм. Ведущей формой орга­низации наиболее крупных из них, как и в начале XX в., стала акционерная. Деятельность этих компаний еще не стала объектом изучения историков. Сохранность утратившей оперативное значе­ние документации частновладельческих предприятий и допуск исследователей к ней зависят от воли владельца.

8.2.3. Делопроизводство общественных организаций

Делопроизводство общественных организаций складывалось под влиянием норм и правил документирования деятельности госу­дарственных учреждений и крупных частновладельческих пред­приятий. Вместе с тем общественные организации как доброволь­ные объединения граждан для решения определенных задач (по­литических, профессиональных, хозяйственных, научных и т.д.) руководствовались собственными уставами и созданными в соот­ветствии с ними инструкциями.

Наибольшее внимание историков традиционно привлекают комплексы материалов политических организаций и партий. Как системы документирования и делопроизводства они возникли в России во второй половине XIX в. В их развитии принято выделять три этапа: 1) XIX — начало XX в. — документы народнических организаций, РСДРП, буржуазных, мелкобуржуазных, социал-демократических, монархических политических партий; 2) октябрь 1917 г. - август 1991 г. — документы РСДРП(б) — ВКПБ(б) -КПСС; 3) 90-е гг. XX в. — настоящее время — документы полити­ческих партий и движений РФ.

В условиях подполья и строгой конспирации не могло сформи­роваться сколько-нибудь значительных комплексов документации народнических организаций: многие распоряжения передавались устно, письма шифровались, а при угрозе ареста или обыска не­редко уничтожались. В уставе организации «Земля и воля» говори-

290

сь: «Наилучшей формой сношений кружков признаются лич-ie свидания и сообщения; но так как подобного рода сношения всегда возможны, то в таких случаях допускается шифрованная Переписка через верные адреса. В случаях же особенной важности Никакая переписка отнюдь не должна быть допускаема: все дело Ьолжно вестись через прямое посредство своих людей»¹. Подоб­ным образом строилось делопроизводство и других народниче­ских организаций. Наиболее систематизировано сохранившиеся Ьокументы народников представлены в двух изданиях: «Архив РЗемли и воли" и "Народной воли"» (М., 1932) и «Революцион­ное народничество 70-х гг. XIX в.» (М., 1964—1965).. В годы революции 1905 —1907 гг. в России оформились полити­ческие партии. Публиковались их программы, издавались прото­колы съездов, конференций. Сведения об этих публикациях даны [в книге «Политические партии России. Конец XIX—первая треть XX в. Энциклопедия» (М., 1996). В 60—90-е гг. XX в. советские ис­торики ввели в научный оборот многие документы из хранив­шихся в СССР архивов этих партий и их лидеров. Издательством «РОССПЭН» осуществлена многотомная публикация документов [партий: «Союз 17 октября», конституционных демократов, социа­листов-революционеров, меньшевиков и др.

В процессе деятельности РСДРП с начала XX в. формируется комплекс документов большевистской партии. Ряд положений устава, принятого в 1903 г. на Втором съезде РСДРП, — о роли партийных съездов, о постановлениях ЦК, об отчетности партий­ных организаций — оказал существенное влияние на ее делопроиз­водство.

Одну из самых больших групп документов партии большеви­ков составила протокольная документация. Она представлена про­токолами съездов, конференций, заседаний ЦК, совещаний, со­браний партийных организаций. Начиная со Второго съезда РСДРП, заседания ЦК партии протоколировались. Записи вы­ступлений утверждались на очередных заседаниях. Избранная деле­гатами специальная комиссия подготовила к изданию протоколы съезда, которые были опубликованы в 1904 г. в Женеве. Следует иметь в виду, что по соображениям конспирации в дореволюци­онные издания не включались некоторые резолюции, в публика­циях не указывались настоящие фамилии делегатов, а только их партийные псевдонимы. В 1927—1937 гг. было осуществлено пере­издание протоколов съездов партии большевиков.

Деятельность строго централизованной политической партии требовала постоянной отчетности нижестоящих организаций и органов перед вышестоящими: местные организации направляли

¹ Революционное народничество 70-х гг. XIX в.: сб. док. и мат.: в 2 т. — М.; Л., 1965. - Т. 2: 1876-1882. - С. 41.

291

отчеты в адрес ЦК или съезда, центральные органы отчитывались перед съездом. Уже на Втором съезде РСДРП были представлены отчеты Организационного комитета по подготовке съезда, орга низации газеты «Искра», местных организаций в России (в час! ности, Тверского, Тульского, Бакинского комитетов).

Функцию постоянной деловой коммуникации выполняла пере писка. Так, в докладе организации «Искры» Второму съезду РСДИ1 сообщалось о том, что редакцией налажена непосредственная пе­реписка с большинством местных комитетов. Эти материалы пред­ставлены в издании «Переписка В.И.Ленина и газеты "Искра" d местными социал-демократическими организациями в России, 1900-1903 гг.» (М., 1969-1970. —Т. 1 — 3). В условиях нелегальной деятельности большевистской партии сообщения нередко зашиф ровывались. Для хранения партийных документов РСДРП в доре­волюционный период были созданы архивы в Женеве и в Париже,

В период с октября 1917 г. по август 1991 г. РСДРП(б) — РКП(б) -ВКП(б) — КПСС была правящей партией. Поэтому в ее делопро­изводстве за советский период, наряду с внутрипартийными воп­росами, отразились все сколько-нибудь значимые проблемы жиз«ни государства.

В партийных комитетах всех уровней (от ЦК до райкомов и горкомов включительно) предусматривалось ведение документон в связи с замещением должностей руководящих работников со-, ветских, хозяйственных, профсоюзных и комсомольских органон. Должности эти указывались в специальных перечнях — номенк­латурах — и поэтому назывались номенклатурными. В течение трех лет в партийном делопроизводстве сохранялись личные дела ру­ководящих работников, а за более ранний период в партийных архивах откладывались справки и статистические отчеты о составе и сменяемости работников учреждений, организаций и предприя­тий, входивших в номенклатуру соответствующих комитетов. Та­ким образом, документация правящей партии содержит уникаль­ную по полноте и систематичности информацию о руководящих кадрах СССР.

В 20-е гг. XX в. в аппарате ЦК партии был создан информаци­онный отдел. Республиканские и областные комитеты присылали сюда протоколы своих конференций и пленумов, а также инфор­мационные отчеты, которые характеризовали регион в полити ческом и хозяйственном отношениях. Аналогичная практика су­ществовала и на информационной вертикали райком —обком. Об­щие отчеты дополнялись специальными отчетами, которые были затребованы отраслевыми отделами (отделами промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта и т.д.) вышестоя­щих партийных комитетов. Так формировался представительный массив сведений, охватывающий все сферы жизнедеятельности Советского государства.

Как и в делопроизводстве государственных учреждении, в до-ментации партийных органов широко представлены материалы ссмотрения поступавших в них писем и жалоб трудящихся. Ана-з тем, которым они посвящены, позволяет реконструировать мплекс повседневных проблем, вызывавших негативную реак-"ю советских людей.

Другую сторону картины — позитивную — отразила докумен-ация по вопросам награждений и присвоения почетных званий, роходившая в соответствии с действующим порядком согласо-напие в партийных инстанциях.

Внимание исследователей в последние годы привлекали сфор­мированные в делопроизводстве ВКП(б) — КПСС так называе­мые «особые папки»: хранившиеся лично у заведующих общими отделами райкомов, обкомов и ЦК документы с грифом «Совер­шенно секретно, особой важности». Они учитывались в специаль-ых регистрационных журналах и хранились в запечатанных кон-ертах, вскрывать которые имели право только два человека в Партийном комитете: первый секретарь и заведующий общим от­делом. Состав документов «особых папок» и допуск для работы с ними определялись не инструкцией, а личным решением руково­дителя партийного комитета.

Не все документы, попадавшие в «особые папки», могут пока­заться историку заслуживающими грифа «Особой важности». На­пример, в журнале «Вестник Архива Президента Российской Фе­дерации» (1995 г. — № 1), выходившем в составе журнала «Источ­ник», опубликован небольшой документ: «Совершенно секретно Особая папка. Лично. № П 187/154. Тт. Горбачеву, Болдину. Выписка из протокола № 187 заседания Политбюро ЦК КПСС от 23 июня 1990 года. Перевести государственно-общественные архивные до­кументы, хранящиеся в VI секторе Общего отдела ЦК КПСС, в архив Президента СССР. Секретарь ЦК»¹. Распоряжением Прези­дента СССР от 10 сентября 1991 г. в этот архив были переданы документы архива Политбюро ЦК КПСС за 1919—1991 гг. «как имеющие информационно-справочное значение». Так была создана еще одна своеобразная «особая папка». В настоящее время она хра­нится в Архиве Президента РФ (АП РФ).

Положение правящей партии позволило КПСС создать собствен­ные архивы — центральные и местные, в которых на постоянное хранение откладывались документы, утратившие оперативное и информационно-справочное значение.

После прекращения деятельности КПСС и ликвидации систе­мы партийных архивов документы высших и центральных орга-

¹ «Находившиеся на хранении в Кремле» // Источник. Документы русской истории. Приложение к российскому историческому журналу «Родина». — 1995.-№ 1(14).-С. 115-116.

 

292

293

Таблица

Архивы, хранящие документы общественных организаций Российской империи, РСФСР, СССР, РФ

 

Название архива (его местонахождение)	Название общественной организации
Государственный архив Российской Федерации — ГА РФ (Москва)	Конституционно-демократическая пар­тия, «Союз 17 октября», «Всероссийский союз русского народа», ВЦСПС, цен­тральные комитеты отраслевых профсою­зов, Союз обществ Красного) Креста и Красного Полумесяца СССР, Всесоюз­ное общество культурных связей с загра­ницей, Союз советских обществ дружбы с зарубежными странами, Комитет со­ветских женщин, Советский комитет защиты мира и др.
Российский государст­венный архив социально-политической истории — РГАСПИ (Москва)	РСДРП(б) - РКП(б) - ВКЩб) - КПСС, Партия социалистов-революционеров, РСДРП (меньшевиков), РКСМ -РЛКСМ-ВЛКСМ, КМО СССР, Центральный совет Всесоюзной пионерской организации
Российский государст­венный архив новейшей истории - РГАНИ (Москва)	Высшие и центральные органы КПСС и Компартии РСФСР (1953 —1991)
Российский государст­венный архив литературы и искусства — РГАЛИ (Москва)	Союзы писателей, архитекторов, компо­зиторов, художников, кинематографисто! СССР, Всероссийское театральное общество и др.
Архив Президента РФ — АГГ РФ (Москва)	Высшие органы РКЩб)-В'КП(б)-КПСС (1919-1991)

нов партии оказались рассредоточены по трем московским архп вам: АЛ РФ, РГА новейшей истории (РГАНИ) и РГА социаль но-политической истории (РГАСПИ). Документы местных партий' ных организаций находятся в бывших партийных архивах субъск тов РФ.

Документация других общественных организаций также отло жилась в нескольких архивах. Приведем сведения о местонахожде­нии документов высших и центральных органов общественны; организаций (табл. 8).

Делопроизводство общественных организаций РФ развивает» в русле традиций, сформировавшихся в советский период. Kai исторические источники эти документы пока практически не ИС' пользуются.

8.3. Приемы изучения делопроизводственной документации

Для успешной работы с материалами делопроизводства надо омнить несколько основных положений. Во-первых, чтобы

екватно понять значение каждого отдельного документа необ-одимо знать ту систему, в которой он возник. При этом нужно

итывать, что любая система документации включена в другую, ©лее общую. Так, делопроизводство одного из департаментов —

ено документации министерства в целом, а эта последняя — оставляющая государственного делопроизводства.

Во-вторых, известно, что комплекс делопроизводственной окументации в силу разных причин никогда не сохраняется полно-

ью. В том числе и потому, что потребность в некоторой части окументов, обеспечивающих функционирование учреждений, со

еменем пропадает и их перестают хранить. Но в то же время кладывается определенное ядро документов, подлежащих долго-

еменному хранению. Это обусловливает возникновение архива

епартамента, министерства, ведомства и т.д.), что для истори­ей создает возможность использовать сохранившуюся документа-ию как исторический источник. К тому же, так как делопроиз­водственная документация обычно существует в нескольких экзем-

ярах и вариантах, при утрате какого-либо конкретного доку-ента в составе одной системы вполне возможно обнаружение го в других, с ней связанных.

В-т р е т ь и х, поскольку делопроизводство — система, в кото-ой отдельный документ составляет только ее звено, происходит ерелив информации из документа в документ. Это позволяет иссле-ователю узнавать о содержании несохранившихся документов и пособствует тому, что утрата отдельного документа не ведет к одной утрате информации. Например, в делопроизводстве рос-ийского МИД действовали правила регистрации в специальных урналах получаемых и отправляемых телеграмм, писем, депеш, а ама получаемая корреспонденция вкладывалась в двойной лист — шемиз» (от фр. chemise — рубашка), на котором обозначались: ата, место, отправитель и краткое, в несколько слов, содержа-ие документа. Таким образом, даже при утрате самого документа ожно установить суть его содержания.

Вот почему знание закономерностей движения документов нутри системы и между системами позволяет исследователю ве-ти целенаправленный поиск нужной ему информации. Покажем не­которые приемы изучения материалов делопроизводства на конк­ретных примерах.

В межгосударственных отношениях и дипломатической деятель-ости слово — устное и письменное — играет исключительно важ-ую роль. Произнесенное от имени государства, оно становится

 

294

295

фактом международной жизни. Поэтому современники так вни­мательно прислушиваются к тому, что говорят государственные и политические деятели в публичных выступлениях, будь то речь и парламенте или тост на официальном приеме. С полным основа­нием газета «Новое время», которая в конце XIX—начале XX в. зачастую использовалась российским МИД как официоз, утверж­дала, что предполагаемые к оглашению слова всех высокопо­ставленных ораторов бывают строго взвешены и обдуманы зара­нее, и ни в каком случае не произносятся под влиянием минуты. Любое публичное выступление тщательно готовится. Это касается и тоста — краткого приветственного выступления первого лица принимающей стороны и ответного выступления гостя во время протокольных мероприятий, устраиваемых по случаю официаль­ных визитов зарубежных государственных и политических деяте­лей. Таким образом, тост как исторический источник является политической декларацией и элементом делопроизводства¹.

Тост произносится на протокольных приемах, например, на завтраке, после десерта, когда он съеден всеми гостями и после того, как всем гостям налито шампанское; стоя или сидя, в зави­симости от местных обычаев. Тост становится своеобразным «поли­тическим блюдом» на этих мероприятиях. Текст тоста, подготов­ленный в письменном виде, может быть зачитан; если хозяин или гость произносят его без письменного текста, это не означает, что он не был подготовлен заблаговременно.

Так, во время визита французской Северной эскадры в Крон­штадт в 1891 г. император Александр III 12 июля посетил ее флаг­манский броненосец «Маренго» и произнес тост за процветание Франции. Он говорил без «бумажки», однако текст тоста был пред­варительно составлен. В делопроизводстве канцелярии российско­го МИД (в АВПРИ) нет свидетельств этого, но они есть в доку­ментах старшего советника МИД В. Н. Ламздорфа, хранящихся в его личном архиве (в ГА РФ). В приложениях к дневнику этого дипломата сохранились два черновых варианта текста, датирован­ных 12 июля 1891 г. Позже тост Александра III, произнесенный на «Маренго», был опубликован в газете «Новое время». Сравнение с черновыми заготовками Ламздорфа позволяет установить, что царь произнес первый, более краткий, его вариант.

Обычно тосты публиковались полностью или частично. Но они могли изыматься цензурой. Визит французской эскадры в Крон­штадт был задуман правящими верхами России как политическая манифестация — ответ на укрепление Тройственного союза и от­каз кайзера Вильгельма II возобновить в 1890 г. русско-герман­ский секретный договор. Вместе с тем Петербург оставлял откры-

ой дверь для переговоров с Берлином и старался не слишком алеко заходить в демонстрации симпатий к Парижу. Француз­ская сторона, напротив, всячески подчеркивала политическое зна­чение сближения с Россией.

Цензор российского МИДа Н. А. Греч с беспокойством сооб-ил Ламздорфу, что во время франко-русских празднеств в 1891 г. Тосты командующего французской эскадрой А. Жерве становятся «все более определенными». Это легко проследить по их текстам, "публикованным в русских газетах. Но тост адмирала во время Ьавтрака, который он дал на «Маренго» 15 июля и текст которого Греч переслал Ламздорфу, в газеты не попал.

Ответный визит русской Средиземноморской эскадры в Тулон 1893 г. состоялся после заключения дипломатического соглаше-ия и военной конвенции между Россией и Францией. Русская торона настаивала на сохранении в тайне как самого факта, так сути договоренностей. Поэтому при подготовке визита был уч-н опыт 1891 г. Из дневника А.В.Богданович и воспоминаний.А.Епанчина известно, что при выборе командующего эскад­рой Александр III распорядился прислать ему список контр-ад­миралов с пометами: кто хорошо говорит по-французски, кто хуже и кто хуже всех прочих. Это был Ф.К.Авелан. Именно он и был назначен командиром эскадры с тем, «чтобы поменьше там бол­тал».