Делопроизводство государственных учреждений 2 страница

i При всех различиях, обусловленных спецификой выполняемых Iфункций, общность организационного устройства и условий деятельности позволяют характеризовать делопроизводство акционерных компаний как типологически единое.

Высшим органом акционерного предприятия было общее со-■рание. Делами компании в период между собраниями руководи-|ло правление, члены которого избирались из числа акционеров. ^Документирование деятельности собраний и правлений нормировалось законом 1836 г. и уставами компаний. Производственные ■юдразделения строили работу в соответствии с инструкциями, ■утверждавшимися правлениями. Состав их документов различался ■ в зависимости от сферы деятельности. Так, в делопроизводстве ■Предприятий самой многочисленной группы компаний — торго-^во-промышленных — создавались документы, отразившие положение наемных рабочих и их взаимоотношения с предпринимателями в конце XIX—начале XX в.

По закону не позднее чем через 7 дней после поступления на предприятие каждому рабочему должна была выдаваться расчетная книжка установленного образца. В ней фиксировались имя, отчество и фамилия или прозвище рабочего, условия найма (срок найма, размер заработной платы, способ ее определения, сроки платежей), условия производимых вычетов (за пользование квартирой, баней и т.д.), записи заработка, денежные штрафы с указанием повода к их наложению, извлечения из правил внутрен него распорядка на предприятии, определявших права, обязан ности и ответственность рабочих. Расчетная книжка хранилась; рабочего, а после его увольнения оставалась в конторе фабрики Одновременно администрация вела книгу счетов, в которую за

носились выданные рабочим суммы. Эта книга представляла со бой копию расчетных книжек. Кроме того, фабричное управление обязано было вести именной список (или паспортную книгу), куда в порядке очередности поступления рабочих на предприятие записывались сведения об их месте жительства, возрасте, о том, кем выдан вид на жительство.

Жизнь рабочих на фабрике регламентировалась правилами внутреннего распорядка. Они включали: 1) расписание работ, с указанием количества, времени и продолжительности перерывов, а также времени окончания работ перед воскресными и праздничными днями; 2) перечень праздников, в которые не полагалась работать; 3) порядок и продолжительность отлучек с работы; 4) условия пользования устроенными для рабочих при фабрике квартирами, банями и т.д.; 5) указание времени чистки машин и уборки мастерских, если по условиям найма эти обязанности были возложены на рабочих; 6) требования к рабочим по соблюдению порядка на фабрике; 7) условия техники безопасности.

Все случаи смерти и телесных повреждений в результате несчастных случаев на предприятии записывались в особую книгу. Если рабочий не был застрахован, на имя потерпевшего (а в случае его смерти — членов его семьи) открывался счет по уплате вознаграждения.

Важное место в делопроизводстве торгово-промышленных компаний занимали документы по выполнению принятых заказов и сбыту готовой продукции. Основная часть заказов поступала на завод через правление. В специальной книге правления указывались: заказчик, предмет заказа, срок исполнения и дата передачи заказа на завод. В заводоуправлении также велись книги заказов, обычно для каждой категории изделий, для отдельных цехов, для местных и иногородних (заграничных) клиентов. Внутризаводская документация позволяет проследить все этапы исполнения заказа, а также установить соотношение между себестоимостью изделия и его ценой при реализации.

По исполнении заказа на каждое изготовленное изделие в заводоуправлении составлялась фактура. В ней указывались: цена изделия; его размер, вес, количество; заказчик или покупатель, место назначения, условия платежа. Одновременно те же сведения заносились в книгу продаж заводоуправления и делались соответствующие отметки в книге заказов. Фактура на отправленное заказчику или проданное изделие в тот же день отсылалась правлению, а заказчик или покупатель получал копию фактуры в виде счета.

Специфическую группу материалов в делопроизводстве акционерных коммерческих банков составляли дела (досье) клиентов и переписка по их операциям. В каждом банке формировался свой состав документов досье. Функция целенаправленного сбора сведений о клиентах возлагалась на справочный отдел. Основными

чниками информации были: самоотзывы клиентов, сведения, оставленные другими лицами и учреждениями, материалы сы.

остав материалов, отложившихся в досье клиента, характе-ует его взаимоотношения с банком. Предоставление кредита, изация акций промышленной компании — каждая из подоб-единичных операций требовала предварительного сбора ин-мации о клиенте. В результате в досье оказывались уставы, от-, балансы акционерных обществ, справки об их финансовом ожении и т. п. документы. Для осуществления учредительско-ссионных операций такая информация была необходима по-янно. И досье чутко реагировали на изменение ситуации — ументы клиента представлены в нем не за отдельные годы, а ряд лет без сколько-нибудь существенных перерывов. При по-янном финансировании банком клиента в составе документов ье уменьшалась доля информационных материалов о нем и осиное место занимают сведения о задолженности клиента банку, становлением банком полного контроля над промышленным дприятием в досье откладывались черновики писем, отправ-нных от имени клиента, проекты соглашений клиента с други-и фирмами и т.п. материалы, свидетельствовавшие о том, что енно банк является фактическим хозяином дела. После того, как документы утрачивали оперативное значение, ни откладывались в архиве предприятия. Законодательно был "тановлен десятилетний срок обязательного хранения так назы-емых торговых книг, т. е. документации, характеризовавшей до-ность предприятий и позволявшей проконтролировать правиль-ость уплаты ими налогов. Но обычно в архивах фирм сохранялись другие документы. Через десять лет с разрешения правления омпании материалы могли уничтожаться. Так, заводоуправление оломенского машиностроительного завода в конце 1911 г. обратилось к правлению акционерного общества с просьбой «разрешить уничтожить все старые дела коммерческого архива до 1902 г.», За исключением основных бухгалтерских книг, в связи с недостатком места.

Большинство акционерных компаний XIX—-начала XX в. прекратили деятельность в результате национализации их предприятий Советским государством. Основной массив их документации относится к периоду 1907— 1917 гг., материалов за более ранний период, особенно за XIX в., сохранилось намного меньше.

Документы правлений и производственных предприятий акционерных компаний после национализации образовали самостоятельные архивные фонды. Эти материалы хранятся в государственных архивах тех республик, краев и областей, на территории которых действовали фондообразователи. Поэтому, например, материалы делопроизводства товарищества «Братья Нобель» нахо-

288

10 Гол икон

289

дятся в составе 22 фондов в 21 архиве, компании «Зингер» — и составе 16 фондов в 13 архивах и т.д. В настоящее время сохранились фрагменты делопроизводства свыше 1000 торгово-промышленных компаний, которые представляют все основные отрасли народного хозяйства дореволюционной России.

В СССР частновладельческие хозяйства и предприятия существовали в период НЭПа. Их небольшие размеры и ограниченный период деятельности (несколько лет) не позволили сформировать сколько-нибудь значительные массивы делопроизводственной документации.

В 90-е гг. XX в. в Российской Федерации в результате приватизации государственных предприятий и закрепления в Конституции права частной собственности на средства производства была реанимирована деятельность частных фирм. Ведущей формой организации наиболее крупных из них, как и в начале XX в., стала акционерная. Деятельность этих компаний еще не стала объектом изучения историков. Сохранность утратившей оперативное значение документации частновладельческих предприятий и допуск исследователей к ней зависят от воли владельца.

8.2.3. Делопроизводство общественных организаций

Делопроизводство общественных организаций складывалось под влиянием норм и правил документирования деятельности государственных учреждений и крупных частновладельческих предприятий. Вместе с тем общественные организации как добровольные объединения граждан для решения определенных задач (политических, профессиональных, хозяйственных, научных и т.д.) руководствовались собственными уставами и созданными в соответствии с ними инструкциями.

Наибольшее внимание историков традиционно привлекают комплексы материалов политических организаций и партий. Как системы документирования и делопроизводства они возникли в России во второй половине XIX в. В их развитии принято выделять три этапа: 1) XIX — начало XX в. — документы народнических организаций, РСДРП, буржуазных, мелкобуржуазных, социал-демократических, монархических политических партий; 2) октябрь 1917 г. - август 1991 г. — документы РСДРП(б) — ВКПБ(б) -КПСС; 3) 90-е гг. XX в. — настоящее время — документы политических партий и движений РФ.

В условиях подполья и строгой конспирации не могло сформироваться сколько-нибудь значительных комплексов документации народнических организаций: многие распоряжения передавались устно, письма шифровались, а при угрозе ареста или обыска нередко уничтожались. В уставе организации «Земля и воля» говори-

290

сь: «Наилучшей формой сношений кружков признаются лич-ie свидания и сообщения; но так как подобного рода сношения всегда возможны, то в таких случаях допускается шифрованная Переписка через верные адреса. В случаях же особенной важности Никакая переписка отнюдь не должна быть допускаема: все дело Ьолжно вестись через прямое посредство своих людей»¹. Подобным образом строилось делопроизводство и других народнических организаций. Наиболее систематизировано сохранившиеся Ьокументы народников представлены в двух изданиях: «Архив РЗемли и воли" и "Народной воли"» (М., 1932) и «Революционное народничество 70-х гг. XIX в.» (М., 1964—1965).. В годы революции 1905 —1907 гг. в России оформились политические партии. Публиковались их программы, издавались протоколы съездов, конференций. Сведения об этих публикациях даны [в книге «Политические партии России. Конец XIX—первая треть XX в. Энциклопедия» (М., 1996). В 60—90-е гг. XX в. советские историки ввели в научный оборот многие документы из хранившихся в СССР архивов этих партий и их лидеров. Издательством «РОССПЭН» осуществлена многотомная публикация документов [партий: «Союз 17 октября», конституционных демократов, социалистов-революционеров, меньшевиков и др.

В процессе деятельности РСДРП с начала XX в. формируется комплекс документов большевистской партии. Ряд положений устава, принятого в 1903 г. на Втором съезде РСДРП, — о роли партийных съездов, о постановлениях ЦК, об отчетности партийных организаций — оказал существенное влияние на ее делопроизводство.

Одну из самых больших групп документов партии большевиков составила протокольная документация. Она представлена протоколами съездов, конференций, заседаний ЦК, совещаний, собраний партийных организаций. Начиная со Второго съезда РСДРП, заседания ЦК партии протоколировались. Записи выступлений утверждались на очередных заседаниях. Избранная делегатами специальная комиссия подготовила к изданию протоколы съезда, которые были опубликованы в 1904 г. в Женеве. Следует иметь в виду, что по соображениям конспирации в дореволюционные издания не включались некоторые резолюции, в публикациях не указывались настоящие фамилии делегатов, а только их партийные псевдонимы. В 1927—1937 гг. было осуществлено переиздание протоколов съездов партии большевиков.

Деятельность строго централизованной политической партии требовала постоянной отчетности нижестоящих организаций и органов перед вышестоящими: местные организации направляли

¹ Революционное народничество 70-х гг. XIX в.: сб. док. и мат.: в 2 т. — М.; Л., 1965. - Т. 2: 1876-1882. - С. 41.

291

отчеты в адрес ЦК или съезда, центральные органы отчитывались перед съездом. Уже на Втором съезде РСДРП были представлены отчеты Организационного комитета по подготовке съезда, орга низации газеты «Искра», местных организаций в России (в час! ности, Тверского, Тульского, Бакинского комитетов).

Функцию постоянной деловой коммуникации выполняла пере писка. Так, в докладе организации «Искры» Второму съезду РСДИ1 сообщалось о том, что редакцией налажена непосредственная переписка с большинством местных комитетов. Эти материалы представлены в издании «Переписка В.И.Ленина и газеты "Искра" d местными социал-демократическими организациями в России, 1900-1903 гг.» (М., 1969-1970. —Т. 1 — 3). В условиях нелегальной деятельности большевистской партии сообщения нередко зашиф ровывались. Для хранения партийных документов РСДРП в дореволюционный период были созданы архивы в Женеве и в Париже,

В период с октября 1917 г. по август 1991 г. РСДРП(б) — РКП(б) -ВКП(б) — КПСС была правящей партией. Поэтому в ее делопроизводстве за советский период, наряду с внутрипартийными вопросами, отразились все сколько-нибудь значимые проблемы жиз«ни государства.

В партийных комитетах всех уровней (от ЦК до райкомов и горкомов включительно) предусматривалось ведение документон в связи с замещением должностей руководящих работников со-, ветских, хозяйственных, профсоюзных и комсомольских органон. Должности эти указывались в специальных перечнях — номенклатурах — и поэтому назывались номенклатурными. В течение трех лет в партийном делопроизводстве сохранялись личные дела руководящих работников, а за более ранний период в партийных архивах откладывались справки и статистические отчеты о составе и сменяемости работников учреждений, организаций и предприятий, входивших в номенклатуру соответствующих комитетов. Таким образом, документация правящей партии содержит уникальную по полноте и систематичности информацию о руководящих кадрах СССР.

В 20-е гг. XX в. в аппарате ЦК партии был создан информационный отдел. Республиканские и областные комитеты присылали сюда протоколы своих конференций и пленумов, а также информационные отчеты, которые характеризовали регион в полити ческом и хозяйственном отношениях. Аналогичная практика существовала и на информационной вертикали райком —обком. Общие отчеты дополнялись специальными отчетами, которые были затребованы отраслевыми отделами (отделами промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта и т.д.) вышестоящих партийных комитетов. Так формировался представительный массив сведений, охватывающий все сферы жизнедеятельности Советского государства.

Как и в делопроизводстве государственных учреждении, в до-ментации партийных органов широко представлены материалы ссмотрения поступавших в них писем и жалоб трудящихся. Ана-з тем, которым они посвящены, позволяет реконструировать мплекс повседневных проблем, вызывавших негативную реак-"ю советских людей.

Другую сторону картины — позитивную — отразила докумен-ация по вопросам награждений и присвоения почетных званий, роходившая в соответствии с действующим порядком согласо-напие в партийных инстанциях.

Внимание исследователей в последние годы привлекали сформированные в делопроизводстве ВКП(б) — КПСС так называемые «особые папки»: хранившиеся лично у заведующих общими отделами райкомов, обкомов и ЦК документы с грифом «Совершенно секретно, особой важности». Они учитывались в специаль-ых регистрационных журналах и хранились в запечатанных кон-ертах, вскрывать которые имели право только два человека в Партийном комитете: первый секретарь и заведующий общим отделом. Состав документов «особых папок» и допуск для работы с ними определялись не инструкцией, а личным решением руководителя партийного комитета.

Не все документы, попадавшие в «особые папки», могут показаться историку заслуживающими грифа «Особой важности». Например, в журнале «Вестник Архива Президента Российской Федерации» (1995 г. — № 1), выходившем в составе журнала «Источник», опубликован небольшой документ: «Совершенно секретно Особая папка. Лично. № П 187/154. Тт. Горбачеву, Болдину. Выписка из протокола № 187 заседания Политбюро ЦК КПСС от 23 июня 1990 года. Перевести государственно-общественные архивные документы, хранящиеся в VI секторе Общего отдела ЦК КПСС, в архив Президента СССР. Секретарь ЦК»¹. Распоряжением Президента СССР от 10 сентября 1991 г. в этот архив были переданы документы архива Политбюро ЦК КПСС за 1919—1991 гг. «как имеющие информационно-справочное значение». Так была создана еще одна своеобразная «особая папка». В настоящее время она хранится в Архиве Президента РФ (АП РФ).

Положение правящей партии позволило КПСС создать собственные архивы — центральные и местные, в которых на постоянное хранение откладывались документы, утратившие оперативное и информационно-справочное значение.

После прекращения деятельности КПСС и ликвидации системы партийных архивов документы высших и центральных орга-

¹ «Находившиеся на хранении в Кремле» // Источник. Документы русской истории. Приложение к российскому историческому журналу «Родина». — 1995.-№ 1(14).-С. 115-116.

292

293

Таблица

Архивы, хранящие документы общественных организаций Российской империи, РСФСР, СССР, РФ

Название архива (его местонахождение)	Название общественной организации
Государственный архив Российской Федерации — ГА РФ (Москва)	Конституционно-демократическая партия, «Союз 17 октября», «Всероссийский союз русского народа», ВЦСПС, центральные комитеты отраслевых профсоюзов, Союз обществ Красного) Креста и Красного Полумесяца СССР, Всесоюзное общество культурных связей с заграницей, Союз советских обществ дружбы с зарубежными странами, Комитет советских женщин, Советский комитет защиты мира и др.
Российский государственный архив социально-политической истории — РГАСПИ (Москва)	РСДРП(б) - РКП(б) - ВКЩб) - КПСС, Партия социалистов-революционеров, РСДРП (меньшевиков), РКСМ -РЛКСМ-ВЛКСМ, КМО СССР, Центральный совет Всесоюзной пионерской организации
Российский государственный архив новейшей истории - РГАНИ (Москва)	Высшие и центральные органы КПСС и Компартии РСФСР (1953 —1991)
Российский государственный архив литературы и искусства — РГАЛИ (Москва)	Союзы писателей, архитекторов, композиторов, художников, кинематографисто! СССР, Всероссийское театральное общество и др.
Архив Президента РФ — АГГ РФ (Москва)	Высшие органы РКЩб)-В'КП(б)-КПСС (1919-1991)

нов партии оказались рассредоточены по трем московским архп вам: АЛ РФ, РГА новейшей истории (РГАНИ) и РГА социаль но-политической истории (РГАСПИ). Документы местных партий' ных организаций находятся в бывших партийных архивах субъск тов РФ.

Документация других общественных организаций также отло жилась в нескольких архивах. Приведем сведения о местонахождении документов высших и центральных органов общественны; организаций (табл. 8).

Делопроизводство общественных организаций РФ развивает» в русле традиций, сформировавшихся в советский период. Kai исторические источники эти документы пока практически не ИС' пользуются.

8.3. Приемы изучения делопроизводственной документации

Для успешной работы с материалами делопроизводства надо омнить несколько основных положений. Во-первых, чтобы

екватно понять значение каждого отдельного документа необ-одимо знать ту систему, в которой он возник. При этом нужно

ено документации министерства в целом, а эта последняя — оставляющая государственного делопроизводства.

Во-вторых, известно, что комплекс делопроизводственной окументации в силу разных причин никогда не сохраняется полно-

ью. В том числе и потому, что потребность в некоторой части окументов, обеспечивающих функционирование учреждений, со

еменем пропадает и их перестают хранить. Но в то же время кладывается определенное ядро документов, подлежащих долго-

еменному хранению. Это обусловливает возникновение архива

епартамента, министерства, ведомства и т.д.), что для историей создает возможность использовать сохранившуюся документа-ию как исторический источник. К тому же, так как делопроизводственная документация обычно существует в нескольких экзем-

ярах и вариантах, при утрате какого-либо конкретного доку-ента в составе одной системы вполне возможно обнаружение го в других, с ней связанных.

В-т р е т ь и х, поскольку делопроизводство — система, в кото-ой отдельный документ составляет только ее звено, происходит ерелив информации из документа в документ. Это позволяет иссле-ователю узнавать о содержании несохранившихся документов и пособствует тому, что утрата отдельного документа не ведет к одной утрате информации. Например, в делопроизводстве рос-ийского МИД действовали правила регистрации в специальных урналах получаемых и отправляемых телеграмм, писем, депеш, а ама получаемая корреспонденция вкладывалась в двойной лист — шемиз» (от фр. chemise — рубашка), на котором обозначались: ата, место, отправитель и краткое, в несколько слов, содержа-ие документа. Таким образом, даже при утрате самого документа ожно установить суть его содержания.

Вот почему знание закономерностей движения документов нутри системы и между системами позволяет исследователю ве-ти целенаправленный поиск нужной ему информации. Покажем некоторые приемы изучения материалов делопроизводства на конкретных примерах.

В межгосударственных отношениях и дипломатической деятель-ости слово — устное и письменное — играет исключительно важ-ую роль. Произнесенное от имени государства, оно становится

294

295

фактом международной жизни. Поэтому современники так внимательно прислушиваются к тому, что говорят государственные и политические деятели в публичных выступлениях, будь то речь и парламенте или тост на официальном приеме. С полным основанием газета «Новое время», которая в конце XIX—начале XX в. зачастую использовалась российским МИД как официоз, утверждала, что предполагаемые к оглашению слова всех высокопоставленных ораторов бывают строго взвешены и обдуманы заранее, и ни в каком случае не произносятся под влиянием минуты. Любое публичное выступление тщательно готовится. Это касается и тоста — краткого приветственного выступления первого лица принимающей стороны и ответного выступления гостя во время протокольных мероприятий, устраиваемых по случаю официальных визитов зарубежных государственных и политических деятелей. Таким образом, тост как исторический источник является политической декларацией и элементом делопроизводства¹.

Тост произносится на протокольных приемах, например, на завтраке, после десерта, когда он съеден всеми гостями и после того, как всем гостям налито шампанское; стоя или сидя, в зависимости от местных обычаев. Тост становится своеобразным «политическим блюдом» на этих мероприятиях. Текст тоста, подготовленный в письменном виде, может быть зачитан; если хозяин или гость произносят его без письменного текста, это не означает, что он не был подготовлен заблаговременно.

Так, во время визита французской Северной эскадры в Кронштадт в 1891 г. император Александр III 12 июля посетил ее флагманский броненосец «Маренго» и произнес тост за процветание Франции. Он говорил без «бумажки», однако текст тоста был предварительно составлен. В делопроизводстве канцелярии российского МИД (в АВПРИ) нет свидетельств этого, но они есть в документах старшего советника МИД В. Н. Ламздорфа, хранящихся в его личном архиве (в ГА РФ). В приложениях к дневнику этого дипломата сохранились два черновых варианта текста, датированных 12 июля 1891 г. Позже тост Александра III, произнесенный на «Маренго», был опубликован в газете «Новое время». Сравнение с черновыми заготовками Ламздорфа позволяет установить, что царь произнес первый, более краткий, его вариант.

Обычно тосты публиковались полностью или частично. Но они могли изыматься цензурой. Визит французской эскадры в Кронштадт был задуман правящими верхами России как политическая манифестация — ответ на укрепление Тройственного союза и отказ кайзера Вильгельма II возобновить в 1890 г. русско-германский секретный договор. Вместе с тем Петербург оставлял откры-

ой дверь для переговоров с Берлином и старался не слишком алеко заходить в демонстрации симпатий к Парижу. Французская сторона, напротив, всячески подчеркивала политическое значение сближения с Россией.

Цензор российского МИДа Н. А. Греч с беспокойством сооб-ил Ламздорфу, что во время франко-русских празднеств в 1891 г. Тосты командующего французской эскадрой А. Жерве становятся «все более определенными». Это легко проследить по их текстам, "публикованным в русских газетах. Но тост адмирала во время Ьавтрака, который он дал на «Маренго» 15 июля и текст которого Греч переслал Ламздорфу, в газеты не попал.

Ответный визит русской Средиземноморской эскадры в Тулон 1893 г. состоялся после заключения дипломатического соглаше-ия и военной конвенции между Россией и Францией. Русская торона настаивала на сохранении в тайне как самого факта, так сути договоренностей. Поэтому при подготовке визита был уч-н опыт 1891 г. Из дневника А.В.Богданович и воспоминаний.А.Епанчина известно, что при выборе командующего эскадрой Александр III распорядился прислать ему список контр-адмиралов с пометами: кто хорошо говорит по-французски, кто хуже и кто хуже всех прочих. Это был Ф.К.Авелан. Именно он и был назначен командиром эскадры с тем, «чтобы поменьше там болтал».