Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Роль информации в социальных и экономических процессах современности велика. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король, а носителем информации выступает документ.
В настоящее время в отечественном законодательстве обязательность документирования информации регламентируется следующими законодательными актами:
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные технологии, информационная система, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В данном законе закреплено понятие документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В статье 9 подчеркивается, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, устанавливаются обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
Статья 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 N 208-ФЗ и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ определяют обязанности обществ по хранению документов, обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов и обеспечение их сохранности.
«Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.
Закон «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 N 1807-1 (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» регламентирует порядок документирования прохождения государственной службы, оформления служебного контракта и обязательность ведения личного дела.
Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу. Свойства документированной информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. С содержанием понятия документа тесным образом связаны и его основные функции.
Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Так, например, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст Государственный стандарт Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000), а также устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Помимо обозначенного ГОСТа, определенные требования, предъявляемые к документам, правила их создания и обращения, виды и свойства документа устанавливает " ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
В целях унификации банков данных правовой информации, а также обеспечения автоматизированного обмена правовой информацией между федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами прокуратуры Российской Федерации и органами местного самоуправления Президентом РФ 15 марта 2000 года был издан Указ «О введении в действие классификатора правовых актов» № 511.
