Понятие «документ» и его историческое развитие

Модуль 1. Введение в документационное обеспечение юридической деятельности. Роль документов в различных областях деятельности общества

1. Предмет, содержание и задачи документационного обеспечения юридической деятельности.

2. Понятие «документ», его историческое развитие.

3. Свойства и признаки документа.

4. Роль документа в различных областях деятельности общества.

5. Правовые и нормативные акты, закрепляющие правила оформления документов.

Предмет, содержание и задачи документационного обеспечения юридической деятельности

Курс «Документационное обеспечение юридической деятельности» представляет собой гуманитарную дисциплину, цель изучения которой - приобретение знаний о развитии правовой информатизации в России и практических навыков по организации создания и оборота юрисдикционных документов.

Задачами дисциплины Документационное обеспечение юридической деятельности являются:

изучение основ документационных процессов в обществе, в сфере нормотворчества и правового регулирования различных областей деятельности, изучение основных способов создания документов, в том числе нормативно-правовых актов, рассмотрение проблем унификации и стандартизации документов и систем документации;

выработка навыков самостоятельного составления и анализа правовых документов, соответствующих действующему законодательству, составления и оформления отдельных видов правовых и управленческих документов, формирования документов в группы и дела, а также приобретение навыков по правовому, стилистическому, функциональному анализу документов, организации и ведению делопроизводства и документооборота, проведению экспертизы ценности документов.

Изучение предмета способствует более эффективному уяснению положений Конституции Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях, Бюджетного кодекса Российской Федерации. Курс документационное обеспечение юридической деятельности обеспечивает такие фундаментальные дисциплины как Гражданское процессуальное право, Арбитражное процессуальное право, Основы адвокатуры, Правоохранительные органы, Трудовое право, Административное право.

В содержание дисциплины входят следующие разделы:

- введение в ДОЮД (предмет, содержание и задачи дисциплины, роль документов в различных областях деятельности общества, понятие, свойства и функции документов, становление и развитие документоведения и т.п.);

- понятие юридического документа и его виды,

-нормотворческая и правоприменительная деятельность, этапы работы по составлению юридического документа;

- понятие и особенности юридической техники, основные правила юридического письма;

- ошибки в документах, юридические коллизии;

-  юридические акты и техника их составления;

- судебные акты и техника их составления

 -делопроизводство и документооборот.

 

 

Понятие «документ» и его историческое развитие

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Документ - явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.
В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
В России термин «документ» был введен Петром Первым именно в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIIIв. в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.
С начала XX в. бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей).
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».
    За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.
Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

       Свойства и признаки документа.

    Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:
    - атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной;
    - функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
    - структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
    Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:
    - документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;
    - документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека;
    - информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом;
    - как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями;
    - документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;
- документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.
Сама информация не выступает достаточным признаком документа.    Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.
    Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.
    К отличительным признакам документа относятся:
    - наличие смыслового семантического содержания;
    - стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;
    - предназначенность для использования в социальной коммуникации;
    - завершенность сообщения.