Сущность и этапы процесса контроля.

Рассмотрение данного вопроса студент должен начать с усвоения того, что сущность процесса контролирования определяется его содержанием и технологией выполнения. Содержание указывает на то, что именно подлежит контролированию, на какие параметры объекта контроля следует обратить внимание, а технология описывает, как именно это осуществить, кто контролирует, в какой последовательности.

Этапы процесса контролирования:

1. Установление стандартов.

Стандарты - цели, которые являются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы. Стандарт указывает на то, каким должен быть конечный результат, чтобы достичь поставленных целей (достичь определенного уровня затрат с расчета на единицу продукции, чтобы увеличить долю фирмы на рынке). Он также дает возможность руководству сравнить выполненную работу с запланированной.

2. Измерение достигнутых результатов и сопоставление их со стандартами. Этот этап контроля предусматривает:

1) Определение масштаба отклонений. Масштаб отклонений – отклонение от заданной траектории, которую необходимо фиксировать в процессе измерения. При этом следует учитывать, что слишком большой масштаб увеличивает риск несвоевременного выявления отклонений, а слишком малый – способствует реагированию системы контроля на незначительные отклонения и требует лишних средств на проверку их влияния на состояние контролированного объекта.

2) Измерение результатов – это установление фактически достигнутых результатов, которые характеризуют состояние объекта контроля. Система измерения должна отвечать тому виду деятельности, который контролируют. Различают виды измерений:

- физическое измерение – измерение размера, формы, внешнего вида объекта контроля;

- динамическое измерение – характеризует уровень использования ресурсов по качеству или свойствам (производительность).

3) Передача информации – это процесс передачи полученной в процессе измерения информации лицу, принимающему решение. Информацию следует передавать в тот момент, когда это необходимо для принятия решения. Поэтому необходимо выяснить, кому передавать информацию, в какой форме, с какой регулярностью и как быстро она должна поступать; как обеспечивать ее полноту и достоверность.

4) Оценка информации – это сопоставление фактических результатов со стандартами и определение степени их достижения. Предусматривает обязательное выяснение достоверности полученной информации лицом, принимающим решение.

3. Принятие решения о корректирующих действиях. От правильности действий на этом этапе зависит эффективность функционирования организации. Учитывая это менеджер может выбрать три линии поведения:

1) не вмешиваться в прохождение процесса (когда фактические результаты соответствуют установленным стандартам);

2) корректирующие действия при нахождении причины, из-за которой результаты не достигнуты. Существует два вида корректирующего влияния:

- ликвидация причин отклонения

- поиск лучших способов приспособления новым внешним условиям (снижение объем продаж продукции свидетельствует или об окончании жизненного цикла продукта, поэтому его необходимо снимать с производства, или же о неэффективной тактике сбыта, поэтому ее следует изменить в соответствии с новыми тенденциями рынка).

3) пересмотреть стандарты, цели, если они нереальны. Такие случаи чаще всего случаются, если руководитель идеализирует деловые и профессиональные качества своих подчиненных; слишком оптимистически оценивает ситуацию; при неожиданном нежелательном для организации изменении внешней среды.

В основу осуществления процесса контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии:

- эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

- эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

- выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений, выработке эффективных решений;

- определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.