Значення документорозповсюдження важко переоцінити - завдяки функціонуванню систем транспортування та постачання документів вони мають змогу рухатися в інформаційному середовищі, знаходячи адресатів.
На етапі документорозповсюдження особливе значення слід приділяти захисту матеріальної та інформаційної складових документа, тому що в умовах розширення доступу до документа зростає імовірність його пошкодження чи втрати в цілому або окремих його частин (додатків, екземплярів тощо), їх розкрадання, несанкціонованого ознайомлення та копіювання документа, його підміна з метою фальсифікування або приховування факту втрати (крадіжки), порушення прав автора та ін.
Ефективна система захисту документа повинна включати правові, організаційні, технічні заходи. Правові заходи передбачають прийняття законів, що захищають права власника на документовану інформацію та документ як товар, формування механізму відповідальності за інформаційне піратство та шпигунство. Організаційна підсистема захисту документа - це заходи управлінського та обмежувального характеру, що примушують персонал та користувачів дотримуватися правил роботи з документами обмеженого доступу, використовувати спеціальні технології документування та використання інформації, яка є державною, службовою або комерційною таємницею. В межах цих заходів слід забезпечувати належне обладнання приміщень, їх протипожежну безпеку, охорону території, транспорту, регламентацію перепусткового режиму, ідентифікування персоналу та вантажів, ін.
Підсистема технічного захисту поєднує як засоби зміцнення матеріальної складової документа (оправлення, конвертування, ламінування тощо), так і різноманітні засоби захисту інформаційної складової документа, серед яких розрізняють апаратні та програмні. До апаратних належать: засоби захисту технічних каналів витоку інформації, що виникають при роботі ЕОМ, засобів зв'язку, копіювальних апаратів та ін. приладів; засоби виявлення пристроїв технічної розвідки та ін. До програмних засобів захисту інформаційної складової документа належать парольний доступ, криптографічні методи захисту (шифрування тексту документа при передаванні його по каналах зв'язку). При захисті електронних документів від несанкціонованого доступу широко використовують також новітні сучасні досягнення: компресування - стиснення документованої інформації з її подальшим розпаковуванням за допомогою конкретного алгоритму; стеганографія - приховування документованої інформації у мультимедійних файлах графіки, відео та музичних фрагментах.
Мета розповсюдження видавничої продукції - доведення її до споживачів через торговельну мережу або іншими способами. Безоплатне розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися з науковою, культурно-просвітницькою, благодійною, рекламною метою тощо через дарунки, обов'язковий примірник, документообмін.
Крім безплатних способів розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися через її реалізацію (продаж) у роздрібній та оптовій торгівлі. При цьому способі розповсюдження ДП утворюються між видавництвом, що випускає книги та цілою низкою установ: оптові бази, рекламні агентства, книжкові магазини, які об'єднує спільна мета - допомогти читачам придбати необхідні документи, а собі забезпечити максимум прибутку. Ці установи є власниками значних за обсягом ДМ - основи їх виробничої діяльності.
Реалізація видавничої продукції в умовах ринку залежить від ефективності маркетингової діяльності - комплексу видів діяльності видавництва щодо виявлення потреб потенційних користувачів та їх задоволення.
Рекламування видавничої продукції - це найважливіший процес, від якого залежить майбутній шлях документів. З метою створення оптимальних умов для книгообороту в Україні видавці та книгорозповсюджувачі, зацікавлені в реалізації своєї книжкової продукції, повинні використовувати національний каталог "Книги в продажу" як засіб просунення товару на книжковий ринок та його рекламу. Важливо, щоб книга мала ISBN, наявність якого максимально спрощує пошук та замовлення потрібного видання.
Рекламування видань здійснюється також через телебачення та радіомовлення, виставки та ярмарки друкованої продукції, прайс-аркуші та каталоги видавництв, спеціальні видання: газети "Нові видання України", "Книжковий клуб", "Літературна Україна", "Книжное обозрение" "Книготорговий бюллетень", журнали "Палітра друку", "Поліграфіст", "Бібліотечний вісник", "Вісник Книжкової палати", "Літопис книг", "Каталог періодичних видань України", каталог "Книги поштою" та ін.
Здавання тиражів видань до книготорговельної мережі або замовникові оформлюється приймально-здавальними документами або розпискою в одержанні друкованої продукції книготорговельною організацією чи замовником. Рух готової книжкової продукції до споживача розпочинається, як звичайно, з оптової книжкової торгівлі. її завдання - з найменшими затратами і в максимально стислі строки доставити випущені видання роздрібним книготорговельним підприємствам. На цьому напрямі слідування книжкового потоку документі масиви утворюються в оптових структурах видавництв, центральних оптових фірмах, регіональних оптових підприємствах, а потім у різноманітних підсистемах роздрібної торгівлі. Ці структури належать до транзитних документних систем, які є посередниками між виробниками та користувачами видань. Діяльність транзитних документних систем активно впливає на виробництво документів, прискорюючи або стримуючи його розвиток.
Оптові підприємства вивчають попит і кон'юнктуру книжкового ринку, збирають замовлення роздрібних підприємств згідно з ними закуповують книжкову продукцію у постачальників, здійснюють рекламно-інформаційні заходи, транспортно-експедиційні роботи. Відповідно до своїх функцій вони мають оптові бази і склади, власні транспортні засоби. Без налагодженої оптової торгівлі книжковий ринок не може працювати ефективно.
Стара система оптової книжкової торгівлі в Україні, яка була основана на централізованому плануванні, адміністративному розміщенні тиражів, економічно необґрунтованих цінах відійшла в минуле. Це усунуло перешкоди на шляху розвитку підприємницької ініціативи, ліквідувало необхідність розповсюджувати книги, що не користуються попитом.
Динамічного розвитку останнім часом набула книжкова торгівля "Книга - поштою", яка складає 10% загального товарообігу, а по окремих видавництвах - до 40% - 50% тиражу книг. Цей канал книгорозповсюдження дозволяє використовувати переваги поштового експедування одиничних екземплярів або невеликого комплекту видань, забезпечує оперативність їх доставки в регіони, можливість вручення замовлення безпосередньо індивідуальному покупцеві. Економічні розрахунки свідчать, що витрати на оплату поштових тарифів складають в середньому 35% вартості видання і фактично у 1,5-2 рази менше торгових націнок посередників, які доставляють книги у віддалені райони іншими шляхами. У зв'язку з цим особливо вигідний поштовий продаж коштовних видань, оскільки тут транспортні витрати складають 10 - 15% вартості видання. Переваги поштового каналу можуть використовуватися для розповсюдження малотиражної (500 -1000 прим.) і спеціальної науково-технічної літератури, видань мовами етнічних меншин.
Останнім часом поширюються власні книжкові магазини при видавництвах, які ведуть за готівку роздрібну та дрібнооптову торгівлю книжковою продукцією. їх ДМ майже повністю відбивають асортимент видавництва, формуючись з його ДП.
Спеціальним каналом розповсюдження книг є мережа бібліотечних колекторів. Бібліотечний колектор - це спеціалізоване книготорговельне підприємство, призначене для планомірного постачання бібліотек з урахуванням їхнього типу, культурно-економічного профілю регіону, національного складу населення.
До 1990-х рр. обласні бібліотечні колектори були основним джерелом документопостачання бібліотек, зокрема масових, забезпечуючи їм до 80% нових надходжень. Товарообіг бібколекторів складав близько 20% загального книготоргового обігу країни. Серед функцій бібліотечних колекторів обслуговування діючих бібліотек згідно з укладеним договором; вивчення потреб бібліотек і надання пропозицій видавничим та книготорговим підприємствам щодо видання та перевидання необхідної літератури; надання методичної та консультаційно-бібліографічної допомоги бібліотекам та ін.
Централізована система документопостачання бібліотек, основана на бібколекторах, мала свої переваги, забезпечуючи можливість замовлення та отримання більшої частини необхідної літератури через один канал, що спрощувало технологію комплектування. Але це була жорстка система, що контролювала репертуар та обсяги надходжень до бібліотечних фондів, не завжди зважаючи на інтереси бібліотек. Часто книготорги збували через бібколектори нереалізовані залишки непотрібної бібліотекам літератури.
У ринкових умовах бібліотечний колектор уже не може існувати як установа, в основі діяльності якої не закладено раціонального економічного механізму. З виникненням конкуренції з боку посередницьких комерційних фірм та приватних бібколекторів, які гнучко реагують на потреби бібліотек, пропонуючи їм широкий перелік якісних послуг, державні бібколектори почали виходити з підпорядкування книготоргам, набуваючи юридичну самостійність та змогу перебудовувати свою роботу на принципах економічної зацікавленості.
Крім універсальних установ документоторговельна мережа має в своїй структурі профільні підприємства, що спеціалізуються на розповсюдженні картографічних, ізографічних, аудіовізуальних документів. Наприклад, науково-виробниче підприємство "Картографія" реалізує свою продукцію через власні спеціалізовані магазини.
Періодичні видання розповсюджуються через державне підприємство Преса та Українське державне підприємство поштового зв'язку Укрпошта, що забезпечують організацію передплати, збір замовлень на газети і журнали та функціонування регіональних експедиційних підприємств, які згідно з графіком приймають тиражі у видавців та здійснюють їх доставку передплатникам. Ще один канал розповсюдження періодики - роздрібна торгівля з лотків, розносна та розвізна торгівля.
Електронні документи мають суттєві особливості, що впливають на структуру їх життєвого циклу, технології створення, розповсюдження та використання. Комп'ютерні технології обробки даних у сукупності з технологіями електронних комунікацій впроваджують нові механізми роботи з документом, які не лише розширюють можливості швидкого доступу, економічності, інформаційної ємності, скільки перетворюють саму сукупність інформаційних процесів у цієї галузі. Так, з фізичної точки зору компоненти електронного документа можна територіально розділити. Розбиття на компоненти визначається базисними форматами, які використовують при електронному зберіганні об'єктів різних видів (текстових, графічних, аудіо, відео та ін.).
Гнучкість електронного надання інформації забезпечується тим, що з тією або іншою структурою даних можуть бути співвіднесені відповідні програми обробки. Між різними компонентами електронного документа формуються зв'язки, що індукують семантичні мережі типу динамічних гіпертекстів. Такі специфічні особливості електронних документів як інтегрованість, гнучкість та інтерактивність (наявність діалогового режиму користування документами) дозволяють користувачам працювати з ними в режимі маніпулювання даними, здійснювати колективне створення документів на основі автоматизованих робочих місць, поєднаних засобами комунікації.
Специфіка електронного документа відбивається на всіх етапах його життєвого циклу, впливаючи на функціонування ДП та М. Так, на етапі створення електронного документа здійснюється розробка родової логічної структури документа, його макетної структури, стилів показу. В процесі макетування документа створюється специфічна макетна структура, яка може використовуватися процесом зображення для показу документа в прийнятній для людини формі на носії показу. Сам процес макетування складається з автоматичного створення конкретної макетної структури для документа і розміщення вмісту базових логічних об'єктів у блоках.
Можливості безпаперової обробки та користування електронним документом часто дозволяють уникнути процесу його друку та традиційного транспортування по каналах розповсюджування. Для введення документа в обіг достатньо розташувати його на серверу, зареєструвати у пошукових системах і забезпечити можливість віддаленого доступу до документа через телекомунікаційні мережі. Використання технологій електронної доставки породжує потоки електронних документів, що функціонують між власниками та користувачами електронних документних ресурсів. Організація масивів електронних документів як основи цифрових бібліотек дає змогу знизити витрати часу на опублікування, пошук і доставку документа, розширити аудиторію потенційних користувачів.
Таким чином, до транзитних документно-комунікаційних систем, що забезпечують розповсюдження видавничої продукції, належать не лише традиційні системи транспортування документів (експедиційні підприємства), оптові та роздрібні торговельні установи, пошта, але й центри електронної доставки документів, електронна пошта, глобальні комп'ютерні мережі та інші засоби забезпечення дистанційного доступу до віддалених БД. Характерні ознаки транзитних документних систем: інтенсивне, динамічне, безперервне змінювання складу документних масивів; призначеність для короткочасного зберігання документів з моменту їх надходження до моменту їх збуту.
Транзитні документні системи - стабільне джерело поповнення термінальних документних систем, до яких належать власні та суспільні бібліотеки, органи науково-технічної інформації, архіви, музеї. Вони призначені для кумуляції, тривалого або постійного зберігання документів з метою надання їх у користування споживачам інформації, забезпечення наступного етапу життєвого циклу документа - документовикористання.
Необхідною умовою документовикористання є правильна організація документних фондів, тобто створення умов, які б забезпечували рух, пошук і зберігання документів у термінальних документних системах. Наданню документа користувачам передують такі важливі процеси: відбір, замовлення, приймання, облік, наукова та технічна обробка, розміщення і зберігання. Зміст цих процесів детально вивчається в межах документного фондознавства.
Форми надання документів у користування різноманітні. Основні з них: видача для вивчення у читальному залі; видача для тимчасового користування за межами документної установи; дистанційний доступ; копіювання документів; експонування цінних документів у музеях, відділах рідких книг наукових бібліотек, проведення екскурсій.
Інтенсивність функціонування внутрішніх ДП у документних фондах термінальних документних систем, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються кількісними показниками: документовидача, читаність, оборотність. Ці показники є основними критеріями оцінки якості документних фондів, орієнтованих на задоволення поточних інформаційних потреб користувачів (більшість публічних та спеціальних низових бібліотек, органів НТІ, служб документаційного забезпечення управління).
Так, оборотність (О) визначається відношенням кількості видач (В) документів за певний час (наприклад, протягом року) до загального обсягу фонду (Ф): О = В:Ф. Оборотність дає змогу з'ясувати, скільки разів у середньому видавався кожний документ користувачам. Цей показник може бути загальним (фонд в цілому) і частковим (окремі види документів, мова, галузь знання тощо). Оптимальний показник оборотності свідчить про високий ступінь відповідності складу фонду інформаційним потребам користувачів. Так, для фонду місцевих публічних бібліотек є оптимальним, коли 0=2, тобто протягом року кожний документ фонду було видано в середньому два рази.
Термінальні документні системи, що призначені для довічного зберігання окремих категорій документів (музеї, центральні державні та відомчі архіви, національні та центральні бібліотеки-депозитарії), оцінюють якість своїх документних фондів не за інтенсивністю їх використання у певний період, а за рівнем повноти кумулювання в них профільних документів.
Технологія організації та правила користування документами залежать від типу документної установи та видів документів. Найсуворіші вимоги існують при організації доступу користувачів до музейних предметів, архівних документів, документів з грифом обмеження доступу ("для службового користування", "секретно", "комерційна таємниця" та ін.). У наукових бібліотеках розроблені спеціальні правила користування рідкісними та цінними виданнями, дисертаціями, періодичними виданнями, що придбано за валюту. Видання, що існують у єдиному примірнику, видають в користування лише у читальному залі.
Роз'яснення та контролювання правил користування документами - це важливі процеси, що мають свої особливості в різних типах термінальних документних установ. Так, для роботи у читальному залі архіву потрібно мати допуск - його дає керівник архіву на підставі письмового клопотання установи або суспільної організації, яке діє по існуючих правилах протягом року. Копії та виписки, зроблені відвідувачами читального залу архіву, можуть бути перевірені його співробітниками стосовно їх співвідношення тематиці досліджень та оригіналам архівних документів. Видача архівних справ у тимчасове користування організаціям оформляється спеціальним актом, який підписують керівник архіву й організації-одержувача.
Серед термінальних документних систем найдемократичніші правила користування документами та форми їх контролю існують у бібліотеках. Вони є найдоступнішими документними установами суспільства.
Використання документа - це сенс та результат його життєвого циклу. Після замовлення документ розшукують у фондосховищах, доставляють та видають користувачеві. Наступні процеси - це сприймання інформаційної складової документа, її розуміння, засвоєння, фіксація, аналіз та синтез, перетворення набутої інформації у новий замисел і новий документ.
Нові документи, що поповнюють документні потоки й масиви, збагачують суспільні знання, але об'єктивно знижують інформаційну цінність документів попередніх років. Тому більшість документів, що користуються попитом протягом певного часу (від 3 до 15 років), вважаються застарілими та вилучаються з фондів, призначених для задоволення поточних інформаційних потреб. Кілька примірників найцінніших видань передаються на депозитарне зберігання, інші можуть реалізовуватися населенню через канали книжкової торгівлі. Нереалізовані населенню видання, застарілі неопубліковані документи, а також управлінські документи, що не пройшли експертизу цінності і не прийняті на постійне зберігання у державні архіви, підлягають утилізації - переробленню з метою використання як сировини.
Таким чином, життєвий цикл документа забезпечується функціонуванням ДП та М, що формуються у спеціалізованих документно-комунікаційних системах, зорієнтованих на виробництво документів (генезисні документні системи), їх транспортування та розповсюдження (транзитні документні системи), організацію зберігання з метою використання споживачами інформації (термінальні документні системи).
