Цикл - це сукупність взаємопов'язаних процесів, що утворюють закінчене коло розвитку. Сутністю функціонування інфосфери є інформаційний обмін: споживання інформації передбачає її повернення після творчої переробки до інформаційного простору. Цей закон споживання інформації зумовлює циклічність функціонування документа у суспільстві і дозволяє стверджувати, що життєвий цикл документа - це весь шлях, що пройдений від моменту виникнення його замислу, через створення, вироблення та розповсюдження документа до користування ним і перетворення його змісту в новий замисел та новий документ.
Документ - це єдність та протилежність його матеріальної форми та ідеального змісту. Документована інформація, як правило, призначена для її розповсюдження у суспільстві, але документ як матеріальний об'єкт дискретний і його неможливо адресувати в усі необхідні пункти інформаційного середовища. Збільшити кількість пунктів наявності документа в інформаційному просторі дозволяє його тиражування та розповсюдження по комунікаційних каналах від створювачів до користувачів.
Цикл життєдіяльності документа складається з трьох основних етапів: документогенезу; документорозповсюдження; документовикористання.
Кожний етап забезпечується функціонуванням ДП та М, але на різних етапах вони мають різні принципи організації, що зумовлює формування спеціальної інфраструктури системи документних комунікацій, яка включає генезисні, транзитні й термінальні документі підсистеми.
ДП осідає у документних масивах та фондах, які обмежені простором, що займають. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, вилучення фізично та морально застарілих видань. У зв'язку з цим ДФ дзеркально не відбивають ДП, і системоорганізуються за іншими ознаками. Структура ДП у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Крім формальних вимог приєднуються суб'єктивно-особисті, пов'язані з критеріями відбору документів у фонди.
Таким чином, між документовиробництвом та документорозповсюдженням існує споконвічне об'єктивне протиріччя, яке зумовлює втрату частини інформації. Система документовикористання ще більше відрізняється від систем документовиробництва та документорозповсюдження. На першому місці тут стоїть проблема відбору, суб'єкт підходить до документного фонду вельми вибірково, вибудовуючи документи у своїй ієрархії цінностей, яка не збігається ні з системою документовиробництва, ні з системою документорозповсюдження.
Знання структури життєвого циклу документа сприяє формуванню системного погляду на документування інформації та канали її розповсюдження; розумінню основ переробки документованої інформації, процесів її створення, трансформації і використання, можливостей документно-інформаційного забезпечення будь-якого виду діяльності, ролі інформаційного фахівця в організації та корегуванні руху документів у суспільстві. Вільна орієнтація в сучасних технологіях збирання, аналітико-синтетичної переробки, пошуку, зберігання, розповсюдження і використання документів дозволяє застосовувати раціональні прийоми інтенсифікації їх виробництва та функціонування у суспільстві.
Уже зазначалося, що в термінальних ДС створюються, як правило, документні фонди, в яких функціонують внутрішні ДП. їх специфіку вивчає документне фондознавство. ДП та М активно функціонують у генезисних та транзитних ДС, що потребує більш детальнішого висвітлення етапів документогенезу та документорозповсюдження.
В широкому розумінні генез - це момент зародження та подальший процес розвитку. Стосовно документа цей етап життєдіяльності передбачає виникнення замислу створення документа, його документне втілення, виробничо-технологічне виготовлення тиражу та випуск документа у світ. Завдяки цим процесам виникає ДП як основа ДК суспільства.
Документогенез розпочинається з виникнення замислу, формування мети (наприклад, узагальнити попередній досвід розвитку певного явища) та визначення кола питань, які необхідно висвітлити у документі. Наступними процесами є збір матеріалів для створення документа, їх осмислення, систематизація та творча обробка.
Найважливішим процесом першого етапу життєвого циклу документа є документування накопиченої інформації - основний спосіб самоорганізації інформаційного простору. Щоб стати доступною членам соціуму, інформація проходить через певні перетворення: смисл - текст - документ. Серед створювачів документів відокремлюють індивідуальних та колективних авторів. Індивідуальний автор - це особа, що створила документ самостійно або спільно з іншими особами. Колективний автор - це організація (установа), що створила документ і має назву, яка дозволяє її ідентифікувати. Колективними авторами виступають органи законодавчої, виконавчої, судової влади та управління, підприємства, організації, наукові установи, навчальні заклади, творчі спілки, конгреси, конференції, з'їзди та ін.
Автори створюють документи, які публікуються або не публікуються, виникають в результаті управлінської та творчої діяльності. Управлінські документи призначені для прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень. Вони створюються організацією або посадовою особою та оформляються в установленому порядку. Такі документи, як правило, містять первинні вихідні фактичні відомості, що призначені для створення нових, узагальнюючих документів. Більшість з них не тиражується, це зумовлює відносну спрощеність життєвого циклу управлінського документа. Сутність кожного з процесів життєвого циклу ділового документа, особливості ДП та М, що утворюються в його структурі, детально вивчаються в межах курсів "Діловодство" та "Документне забезпечення управління".
Результатом творчої діяльності є наукові або художні твори як наслідок особистих спостережень, міркувань, осмислення пізнання світу. Художня та наукова творчість помітно відрізняються за своїм характером, але мають багато спільних рис. Автор твору мистецтва відтворює світ в образах, учений - аналізуючи факти, їх причинно-наслідкові зв'язки. Результатом наукового пізнання є відкриття законів природи та суспільства, збагачення теоретичного знання.
Загальні риси художньої та наукової творчості виявляються в їх документному оформленні. Головним у створенні соціально-значимої інформації є процес надання результату творчої праці знакової та матеріальної форм, що забезпечить можливість його адекватного сприйняття членами суспільства. Тексти словесних творів документуються знаками сучасних систем письма: букв, цифр, умовних позначок та ін. Багато інформації фіксується за допомогою графічних або художніх зображень, звукозапису тощо.
Особливості життєвого циклу документа зумовлені не лише характером інформації, що в ньому зафіксовано, але й її матеріальним носієм, яким може бути або речовина, або енергія. Поняття матеріального носія охоплює основу запису, матеріал запису інформації та інші компоненти. Знаки наносяться на матеріальний носій або речовиною, що відрізняється від речовини носія (фарбою, чорнилами на папері, полотні та ін.), або способом зміни його фізичної або хімічної структури (вирізування, випалювання, продряпування, перфорування, травління, гравірування; фотохімічні, електромагнітні та ін. зміни).
Розмаїття способів втілення накопиченої інформації на матеріальному носії та необхідність її тиражування для широкого розповсюдження у суспільстві зумовили формування різних видів генезисних документних систем, до яких належать видавництва, видавничі організації, редакції засобів масової інформації, фото-кіностудії, студії звукозапису, генератори баз і банків даних та ін. Ці підприємства і установи здійснюють підготовку та випуск у світ потоків видавничої продукції, забезпечують контроль за якістю, вірогідністю, цінністю документованої інформації.
Найпоширенішим документом є видання - твір, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, виготовлений друкуванням, тисненням або іншим способом, містить інформацію, призначену для поширення, і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативно-правових актів щодо видавничого оформлення, поліграфічного і технічного виконання. Технологія створення видання складається з додрукарських, друкарських та післядрукарських процесів. На кожному з цих технологічних процесів утворюються масиви документів, які є об'єктами видавничої діяльності.
Додрукарські процеси розпочинаються з моменту прийому видавництвом рукопису від автора та його рецензування. Наступними процесами є наукове, літературне та стилістичне редагування (від лат. гесіаспдз - упорядкований) - процес обробки редактором авторського твору для його публікації та макетування - складання принципового або повнооб'ємного макета (попереднього зразка) видання, тобто визначення його формату, шрифту та кеглю для тексту і заголовків, способу набору тексту і тону друкарського паперу, ілюстрування видання, проектування його зовнішнього виду: матеріалу та малюнків для оправи, книжкових прикрас, ін.
Макет видання втілюється у друкарській формі - носії інформації, призначеному для друкування. Його поверхня містить зображення, що може давати відбиток на папері або іншому матеріалі. Друкарська форма може бути плоскою або циліндричною, цільною або складеною, зробленою з дерева, металу, пластику та ін. Друкарську форму виготовляють складанням, яке здійснюється на спеціальному обладнанні і передбачає створення з друкувальних та проміжних елементів форматованих рядків та полос.
У поліграфічній практиці застосовують різні способи виготовлення друкарських форм: ручний, машинний, фотографічний, лазерний. Наприклад, машинне літеровідливне складання - це процес лиття окремих літер, проміжного матеріалу з друкарського сплаву та формування з них форматованих рядків на спеціальних машинах. Лазерне гравіювання -це виготовлення друкарської форми лазерним променем на спеціальному автоматі. При складанні друкарської форми необхідно зважати на вид друку: високий, глибокий, плоский. Так, плоский друк - це друк, коли зображення передається на задрукований матеріал з друкарської форми, друкувальні та проміжкові елементи якої розміщені практично в одній площині.
Із впровадженням у поліграфічну справу сучасного обладнання та новітніх технологій формні процеси значно удосконалюються. Широкого розповсюдження набуває автоматизоване складання, яке здійснюється на базі комп'ютерної техніки за спеціальними програмами.
Найважливішим серед додрукарських процесів є верстання - формування сторінок майбутнього видання зі складених рядків, заголовків, ілюстрацій відповідно до макета. Складені по сторінках полоси монтують у друкарську форму і роблять пробний відбиток, який коректується. Коректування - це процес виготовлення та виправлення помилок, неточностей та недоліків, допущених під час підготовки оригіналу для розмноження або виготовлення друкарської форми. За результатами коректування необхідні виправлення - усунення у складеному тексті помилок, відзначених на коректурному відбитку, а також звірення - перевірка виправлення помилок, відзначених на попередньому коректурному відбитку, та зведення - коректування за контрольним відбитком перед розміщенням форми в друкарській машині чи перед матрицюванням.
З застосуванням у поліграфії комп'ютерного обладнання та автоматизованих технологій значно зменшується питома вага рутинних операцій, удосконалюються традиційні формні процеси та процеси роботи з рукописами. Основною формою текстового оригіналу стає дискета, з якої можна одразу виготовити репродукований оригінал-макет - оригінал зі складеними та зверстаними полосами, готовий для друкованого відтворювання - виготовлення друкованої форми та наступного друку. Комп'ютер, що управляє складальним автоматом або цифровою друкарською машиною, якщо в нього введений запис з дискети, дозволяє одержати діапозитиви полос майбутнього видання або віддруковані його аркуші. Це скорочує виробничий цикл, зменшує трудозатрати, дозволяє розвантажити поліграфпідприємства від додрукарських процесів, зосередити їх у редакторів-операторів видавництв.
Найефективніші настільні видавничі системи - апаратно-програмний комплекс, який поєднує персональну ЕОМ, програми складання, верстання та обробки ілюстрацій, сканера та вивідного пристрою. Ці системи дозволяють на письмовому столі редактора розмістити одразу і складальний, і верстальний, і репродукційний центри. Такі видавничі системи базуються на комп'ютерах, пов'язаних локальною мережею, зі спеціальним видавничим і графічним програмним забезпеченням. Для архівного зберігання ДМ підготовлених оригіналів застосовують зйомні оптичні диски, є цифрова фотокамера для оперативного отримання кольорових зображень. Приєднання до робочих станцій дисководів СD-ROM надає можливість використовувати готові бібліотеки графічних і фотографічних зображень. Лазерні принтери дозволяють отримувати оригінал-макети на папері для наступного виготовлень неметалічних офсетних форм (на плівці). За допомогою спеціальних формних автоматів з паперових оригінал-макеті можна протягом 20-30 секунд виготовити недорогі електростатичні або "срібні" друкарські форми на паперовій або поліефірній основі.
Друкарські процеси - це підготовка друкарської машини до друкування та друкування тиражу. Друкування тиражу розпочинається після одержання від замовника одного примірника верстки (ксерокопії, рукопису, оригінал-макета чи відбитку) видання, що оформлений до друку - на титульному аркуші, обкладинці є підпис до друку видавця або редактора (для періодичних видань) чи керівника організації. Найновітніші методи виготовлення друкованої продукції - це методи "з комп'ютера на папір". Такий друк здійснюють за допомогою цифрової друкарської машини, яка не потребує формних процесів, рідких фарб, оскільки їх замінюють відповідні кольорові тонери, а друк є електрографічним. У разі необхідності невеликих тиражів застосовують аркушеві друкарські офсетні машини, які забезпечують автоматичний цикл роботи на паперових офсетних формах, зокрема автоматизацію основних друкарських процесів: встановлення форми, друк заданої кількості відбитків, зняття форми, змивання офсетного полотна.
До післядрукарських процесів виготовлення видання належать брошуровально-палітурні та оздоблювальні процеси.
Брошуровально-палітурні процеси - комплекс процесів отримання з віддрукованих аркушів готових видань у палітурці чи обкладинці. Віддруковані аркуші майбутнього видання проходять такі основні процеси: розрізування і фальцювання (згинання паперових аркушів у певному порядку), комплектування книжкового блока з зошитів або аркушів, скріплення скомплектованих зошитів у блок, обрізування книжкового блока та обтискування його кінця, покриття книжкового блока обкладинкою, або виготовлення палітурки та вставляння книжкового блока в палітурку. Готові видання піддають процесам упакування та складування - здавання друкованої продукції на склади - внаслідок цих процесів ДП осідає у ДМ як товар, призначений для реалізації.
Важливим процесом є оформлення видання на випуск у світ. Видавець перевіряє готове видання та дає вказівку виготівникові про розсилку обов'язкових примірників видань. Це здійснюється за рахунок загального тиражу видання, до оформлення видання на випуск у світ, а газет - у день виходу кожного номеру. Згідно з "Положенням про порядок друкування видань" тираж видання слід видавати замовникові після розсилки обов'язкових примірників. За законом України "Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) всі поліграфічні підприємства, установи і організації, які мають розмножувальну техніку, зобов'язані розсилати обов'язкові примірники виготовлених ними нетаємних творів друку безоплатно до оформлення видань на випуск у світ згідно зі списком установ і організацій, які мають право на їх одержання. Не підлягають розсилці обов'язкові примірники службових видань, нетаємної технічної документації на військову продукцію та бланків. Обов'язкові примірники періодичних видань пересилаються поштовими каналами безплатно в порядку, передбаченому для пересилки службових відправлень Міністерства зв'язку України. Розсилка інших видів видань здійснюється за кошти видавців, які витрати за розсилку відносять на собівартість друкованої продукції.
Завдяки функціонуванню потоків обов'язкового примірника документів здійснюється комплектування та збереження у провідних бібліотеках вичерпного національного документного фонду України як частини світового культурного надбання, державна бібліографічна та статистична реєстрація вітчизняних видань, оперативне інформування про них користувачів.
Однією з головних установ, що має право одержувати безплатний обов'язковий примірник творів друку, є Книжкова палата України, яка на його основі здійснює державну бібліографічну реєстрацію та централізовану каталогізацію всіх без винятку видів видань, виданих в Україні, а також веде державну статистику друку, яка характеризує динаміку та тенденції розвитку ДП вітчизняних видань, комплектує та зберігає повний і недоторканий фонд Державного архіву друку - головного сховища всіх видань України.
З 1996 р. Книжкова палата України розпочала роботу над створенням інформаційно-бібліографічної системи "Книги в продажу" (книги, що є в наявності на книжковому ринку та що друкуються). Ця система розроблена по аналогії з відомою у світі книгорозповсюджуючою системою "Вооks in Print", яка успішно функціонує у високорозвинутих країнах (СІЛА, Великої Британії, Німеччини, Франції) і є організаційною основою книжкового ринку. Функціонування автоматизованої інформаційно-бібліографічної системи "Книги в продажу" передбачає: збір інформації видавців і видання тематичного плану випуску продукції видавництв України, що планується до випуску у світ; збір попередніх замовлень на книги, передача їх видавцям; збір інформації від видавців і книгорозповсюджувачів про книги, що є в наявності і що друкуються; видання на її основі каталогу "Книги в продажу" в традиційній та електронній версіях. Система виконує інформаційну, координаційну, рекламну функції і завдяки комплексу електронних засобів може оперативно інформувати всі зацікавлені сторони про книговидання в Україні для повнішого обліку потреб ринку, задоволення читацького попиту та потреб держави.
Крім того, в структурі Книжкової палати створено Національне агентство ISBN, яке присвоює книжковим виданням Міжнародний стандартний книжковий номер, що дає можливість ідентифікувати кожне видання, де б воно не знаходилось. Для автоматичного зчитування ISBN у світовій видавничій практиці широко використовується метод штрихового кодування. Міжнародна асоціація по товарній нумерації - ЕАN - розробила і ввела штрих-код для книг, який складається з коду ISBN і спеціального коду 978 для ідентифікації книг у загальній товарній масі. Штрих-код уявляє собою чергування темних і світлих cveu різної ширини, які зчитуються спеціальними електронними оптичними пристроями. На світовому книжковому ринку розповсюдження видань без ISBN і штрихових кодів ускладнено, оскільки на їх основі в розвинених країнах функціонують автоматизовані системи телезамовлення видань, що суттєво вдосконалює процес їх реалізації.
Нині в Україні здійснюється робота по введенню ISBN і системи штрихового кодування, що дозволить повністю автоматизувати процес руху документів від моменту їх видання до продажу. Тому в книжковій торгівлі будуть впроваджуватися системи автоматизації на основі касових комп'ютерних систем, що дадуть можливість оперативно контролювати продаж книг, диференційовано зважати на зміни товарних запасів, автоматично дозамовляти товар від оптовиків чи видавництв, забезпечити належний торгово-технологічний процес на основі оптимізації функціонування ДП та М.
