Види та загальні схеми аутсорсингу.

На сучасному етапі на компанії можуть тиснути з боку ринку. Виживають і досягають успіху ті, хто веде свій бізнес найефективнішим способом, досягаючи зниження операційних
витрат при збереженні високої якості товарів і послуг. Однією з найсучасніших і найуспішніших бізнес-моделей, що дають підприємству досягти реальних конкурентних переваг, є аутсорсинг (outsourcing).

Аутсорсинг є нині одним із найпопулярніших і «модних» методів оптимізації ресурсів при побудові й експлуатації систем у різних сферах діяльності. Не слід вважати, що це новий метод: він виник значно швидше, ніж промислове виробництво. Аутсорсинг – це сучасна методологія створення високоефективних і конкурентоспроможних організацій. Одним із зачинателів аутсорсингу є Генрі Форд, який у результаті протистояння з іншим менеджером – Альфредом Слоуном (General Motors) – дійшов висновку, що жодна фірма не може бути самодостатньою, тому деякі функції доцільно передавати підприємствам, які спеціалізуються на певних видах діяльності.

Аутсорсинг – це основний фактор сучасного бізнесу, зумовлений різкими змінами використовуваних технологій. Менеджери, як і раніше, намагаються забезпечити максимальну конкурентоспроможність своєї організації. Однак аутсорсинг є лише одним із можливих рішень щодо її збереження.

У сучасних працях із маркетингу вчені Заходу подають, багато визначень терміну "аутсорсинг", але всі вони або вузькі, застосовувані лише для однієї-двох галузей, або дуже загальні. Формально аутсорсинг є передачею підряднику деяких бізнес-функцій або частин бізнес-процесу підприємства. З огляду на організаційно-економічні відносини, аутсорсинг – це організаційне рішення, яке полягає в розподілі функцій бізнес-системи відповідно до принципу: "залишаю для себе тільки те, що можу робити краще за інших, передаю зовнішньому виконавцеві те, що він робить краще за інших".

Термін "аутсорсинг" перекладається як укладання догово­ру підряду із зовнішніми фірмами. Крім дослівного перекладу, аутсорсинг – це ефективна бізнес-стратегія на всі види діяль­ності, що не домінують на певному підприємстві, яка передбачає укладання договорів субпідряду з компаніями, котрі на них спеціалізуються. Аутсорсинг є формою вирішення непро­фільних завдань шляхом залучення підрядника, що має необхідний інтелектуальний потенціал і достатні технічні можли­вості. Аутсорсинг як ефективний спосіб оптимізації діяльності підприємства поширився у 80-ті рр. XX ст. і на початку XXI ст. розвивається бурхливими темпами. Він є дедалі популярні­шим відповідно до того, як компанії розрізняють основні бізнес-процеси, що приносять найбільшу віддачу, і допоміжні, котрі забезпечують підтримку основного бізнесу. Цю стратегію вже давно використовували як спосіб підвищення ефективності роботи організації та зменшення операційних цитрат.

У сучасних наукових працях і словниках аутсорсинг трактується як:

• використання послуг сторонньої компанії для виконання своїх управлінських завдань;

• залучення зовнішніх ресурсів для вирішення власних проблем (наприклад, розробки проектів);

• обслуговування офісної техніки або промислового обладнання компанії фахівцями зовнішньої фірми.

Отже, аутсорсинг – це оптимізація діяльності та зменшення витрат підприємства чи організації на базі концентрації на основних сферах діяльності і передачі вторинних або непрофільних функцій стороннім виконавцям. Аутсорсинг означає «використання зовнішніх джерел». Мовою бізнесу аутсорсинг можна визначити також як делегування певних функцій стороннім організаціям, що спеціалізуються на відповідних видах переважно управлінської діяльності. Так, у галузі маркетингу компанія може доручити зовнішній стороні виконання окремих маркетингових функцій: планування маркетингової діяльності, проведення досліджень, PR-підтримку та інше чи координацію маркетингової діяльності загалом згідно з розробкою стратегії щодо залучення спеціалізованих організацій разі потреби.

Отже, зміст аутсорсингу зводиться до такої формули: слід зосередити всі ресурси на основному виді діяльності компанії, а інші функції (підтримуючі, супутні) передати надійному й професійному партнерові. Найчастіше аутсорсингу підлягають інформаційні технології, ведення бухгалтерії, маркетингова діяльність, розрахунок заробітної плати, адміністративна підтримка, обслуговування корпоративної власності, організація харчування й прибирання офісу, служба безпеки тощо.

Аутсорсинг активно використовується у багатьох сферах діяльності, але особливе значення він має в непромислових сферах, у т. ч. в інформаційних технологіях. При цьому використовується спеціальний термін ІТ-аутсорсинг.

• робота з банком (виписки за рахунком, платіжні документи тощо);

• контроль і надання практичної допомоги у складанні первинних облікових документів і договорів;

• ведення синтетичного бухгалтерського обліку;

• підготовка і здача всієї звітності (квартальної та річної);

• експертиза стану і постановка (відновлення) бухгалтерського обліку, розробка облікової політики, ведення бухгалтерського обліку за всіма реєстрами і його інтегрування в систему фінансового й управлінського обліку підприємства;

• впровадження і підтримка фінансово-організаційних схем, що дають змогу оптимізувати податкові виплати.

Зовнішнє бухгалтерське обслуговування містить такі стандартні функції внутрішньої бухгалтерії підприємства:

• підготовка первинної звітної документації за господарськими операціями;

• поточне ведення бухгалтерського обліку за всіма реєстрами обліку;

• складання реєстрів обліку;

• розрахунок заробітної плати і нарахування податків на фонд оплати праці;

• розрахунок податків;

• складання зовнішньої бухгалтерської звітності, подання звітності в ДПА, позабюджетні фонди, органи статистичного обліку;

• захист інтересів підприємства в ІМПЗ і позабюджетних фондах;

• приймання на своїй території інспекторських перевірок з ІМПЗ і фондів тощо.

Ведення зовнішньої бухгалтерії необхідне при реалізації інвестиційних проектів, де інвестор і керуючий – різні особи. В цьому разі простіше забезпечити незалежність обліку від керуючої команди і ввести механізми контролю за "освоєнням інвестицій" і кінцевими фінансовими результатами.

Залежно від повноти охоплення господарської діяльності замовника визначають:

1) повний аутсорсинг (максимальне охоплення всіх видів діяльності);

2) частковий аутсорсинг (вибірковий).

Є три основні схеми взаємодії із зовнішніми постачальниками послуг, визначені у цілях і пріоритетах компанії-замовника (класифікація Гартнер):

1) корисність (utility) – пріоритетними при виборі постачальника є фактор ціни й рівень сервісу;

2) поліпшення (enhancement) – поряд із факторами корисності беруть до уваги інтереси внутрішніх і зовнішніх споживачів, можливості поліпшення їхнього обслуговування;

3) основний план (frontier) – взаємодія з постачальником послуг є важливою складовою стратегії компанії, що дає змогу отримати конкурентні переваги; у цій схемі критерії вартості і сервісу на другому плані.

Таким чином, можна зробити висновок про те, що в країнах Заходу нині домінуючою є перша схема, тоді як українські компанії орієнтовані на поліпшення обслуговування споживачів.

Котра ж із поданих схем є більш ефективною? Однозначної відповіді немає. Це залежить від конкретної організації. Стратегія повного аутсорсингу, що передбачає делегування всіх маркетингових функцій чи їх більшості, актуальна насамперед і для малих компаній і представництв, а також холдингів із невеликими управляючими компаніями. Для таких організацій обмеженість або повна відсутність людських ресурсів, необхідних для здійснення маркетингової діяльності, може бути пов’язана із кадровою політикою чи бажанням керівництва офісів цілком зосередитись на продажу та логістиці. Також цей підхід актуальний для компаній у період реорганізацій або, якщо йдеться про короткострокові, але великі за обсягом проекти, для реалізації яких немає відповідних спеціалістів, усередині фірми.

Великі компанії та представництва віддають перевагу комбінуванню підходів: як правило, вони мають або менеджера з маркетингу, завданням якого є координація маркетингової діяльності і залучення структур, або відділи маркетингу, які реалізують низку завдань, а стороннім структурам делегуються окремі функції та проведення великомасштабних акцій.

Так, не використовують послуг аутсорсерів організації, бізнес яких базується тільки на прямому продажу. Форми маркетингових інструментів цих підприємств дуже специфічні та обмежені.

Слід зазначити, що аутсорсинг завжди є частково маркетинговою діяльністю, оскільки він забезпечує ринкову орієнтацію фірми незалежно від виконуваних функцій.