Временные затраты на подготовку должностной инструкции складываются из временных затрат на:
- выполнение действий, непосредственно связанных с подготовкой проекта документа;
- корректировку проекта документа;
- утверждение проекта документа.
Отметим, что временные затраты по видам работ и в целом определяются в зависимости от объема должностной инструкции.
Сроки на подготовку должностной инструкции устанавливаются с учетом соответствующих положений Типовой инструкции по делопроизводству. Руководитель организации, определяя сроки подготовки проекта документа, должен ориентироваться на:
- приоритет проекта документа (его важность, срочность и т.п.);
- состав документа, планируемый объем проекта документа и приложений к нему;
- уровень квалификации исполнителя;
- наличие у исполнителя других (в том числе срочных и (или) важных) поручений, в соответствии с которыми предусмотрена подготовка других проектов документов;
- нормы времени на подготовку проекта документа в целом и выполнение в рамках этой работы отдельных действий;
- сроки, установленные законодательством, нормативно-правовыми актами либо вышестоящими организациями (органами управления (власти)).
При определении сроков учитывается время, необходимое для согласования проекта документа, а также для его пересылки из организации к представителям заинтересованных сторон, с которыми производится согласование (в особенности внешнее). В целях соблюдения сроков подготовки должностных инструкций рекомендуется использовать соответствующие графики, а также схемы прохождения проектов документов и приложений к ним.
Пример 3. Предположим, разработчику предстоит подготовить должностную инструкцию работника, занимающего производную должность (заместитель руководителя отдела, ведущий и главный специалист). В соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих к производным должностям относятся должности старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений, занятых в организациях. Для решения подобной задачи рекомендуется использовать в качестве основы содержания должностной инструкции по производной должности квалификационные характеристики соответствующих базовых должностей.
Рассмотрим порядок подготовки должностной инструкции по производной должности заместителя руководителя подразделения - допустим, заместителя начальника отдела кадров по подготовке кадров. Приступая к подготовке должностной инструкции, разработчику документа следует прежде всего уяснить, каким образом предполагается распределить должностные полномочия между руководителем подразделения и его заместителем. Кроме того, руководителю подразделения (по согласованию с руководителем организации) необходимо определить стержневое направление деятельности своего заместителя и своевременно проинформировать об этом разработчика документа.
В этом случае разработчик должностной инструкции сможет применить в процессе подготовки документа сведения, содержащиеся в квалификационной характеристике не только по базовой, но и по смежной должности. Например, в данном случае целесообразно использовать сведения в составе квалификационной характеристики начальника отдела подготовки кадров.
При определении сферы компетенции заместителя начальника отдела кадров в соответствующем пункте раздела "Общие положения" следует перечислить только те вопросы (направления) деятельности, которые на самом деле отнесены (в соответствии с решением руководства организации) к его компетенции. Аналогичным образом следует поступить и при определении обязанностей заместителя начальника отдела кадров (начальный пункт раздела "Должностные обязанности").
Квалификационные требования, предъявляемые к заместителю начальника отдела кадров (п. 1.2 в составе раздела "Общие положения"), по-видимому, будут аналогичны требованиям, предъявляемым к начальнику отдела кадров. Что касается заключительных положений первого раздела документа, то к их разработке следует отнестись с особой тщательностью, поскольку заместитель руководителя подразделения имеет несколько иной правовой статус, чем его непосредственный начальник.
