Информирование руководителя организации в подобных управленческих ситуациях, как правило, осуществляется посредством служебной записки.
Общие требования к подготовке служебной записки зафиксированы в ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС России (1998 г.). В соответствии с ними:
1. Содержание служебной записки должно отвечать общим требованиям, предъявляемым к содержанию простых служебно-деловых писем.
2. Структура служебной записки, как правило, предполагает наличие у документа вступления, основного текста, а также заключения (выводов и предложений).
3. Документ излагается деловым стилем в соответствии с изложенными ранее рекомендациями.
4. Оформление документа производится на листах писчей бумаги формата А4.
Служебная записка, при необходимости завизированная непосредственным руководителем ее автора, направляется на рассмотрение руководителя организации. Свою последующую работу над проектом документа исполнитель (ответственный исполнитель) организует на основании резолюции руководителя организации, зафиксированной на служебной записке и разрешающей ему приступить к разработке должностной инструкции.
Подготовка предварительного (чернового) варианта текста
документа
Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции производится исполнителем самостоятельно в пределах предоставленных полномочий. Если в работе над текстом документа участвует несколько исполнителей, то ответственный исполнитель, определенный в соответствии с резолюцией (устным распоряжением) соответствующего должностного лица, возглавляет работу и с этой целью:
- уясняет содержание резолюции (поручения, указания), в соответствии с которой предписывается разработка проекта документа;
- определяет состав привлекаемых к работе над проектом документа сил и средств;
- уточняет порядок подготовки проекта документа;
- устанавливает сроки выполнения работы в целом и каждого ее этапа;
- распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в подготовке проекта документа;
- информирует исполнителей о требованиях, предъявляемых к проекту должностной инструкции, исходных материалах, последовательности и сроках выполнения работы, а также о том, в каком виде и кому именно должны передаваться исполнителями результаты работы;
- организует взаимодействие между исполнителями в процессе работы, оказывает им необходимую помощь;
- осуществляет постоянный контроль за надлежащей подготовкой проекта документа;
- регулярно докладывает о ходе выполнения работы своему непосредственному руководителю;
- по окончании работы представляет ее итоговые результаты своему непосредственному руководителю.
Целесообразно вести подготовку проекта должностной инструкции на персональном компьютере (ПК), оснащенном устройством чтения - записи автономных машинных носителей (модулей памяти) и устройством вывода на печать (принтером), используя записи, предварительно выполненные в рабочей тетради, на отдельных листах либо сохраненные на автономных машинных носителях (модулях памяти). К работе должны быть подготовлены не только ПК и упомянутые записи, но и рабочее место исполнителя в целом. Это означает, что на столе в непосредственной близости от ПК исполнитель должен иметь:
- законодательные и нормативно-правовые акты, а также локальные акты и организационно-распорядительные документы (в бумажном или электронном виде), необходимые для подготовки проекта должностной инструкции;
- методические и справочные материалы, включая типовые и (или) ранее изданные должностные инструкции, унифицированные тексты, образцы оформления и т.п.;
- список приложений к проекту документа;
- график выполнения работы;
- листы согласования (при необходимости);
- бланки установленного вида;
- писчую бумагу для ведения рабочих записей и вывода на печать предварительных вариантов текста документа;
- исправные автономные машинные носители.
Подготовка уточненного варианта текста документа
Несмотря на различия между редактированием и корректированием предварительного варианта текста документа, применительно к должностной инструкции эти процедуры можно производить параллельно. В ходе подготовки уточненного варианта текста документа исполнитель:
- вносит необходимые изменения в структуру и содержание проекта должностной инструкции (в том числе посредством изъятия (сокращения) отдельных фрагментов, их перестановки, переформулирования, дополнения, а также включения в проект документа новых фрагментов);
- выявляет и исключает из текста документа не устраненные ранее орфографические, синтаксические, смысловые, фактические и иные ошибки, искажающие содержание проекта должностной инструкции.
Уточнение структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится посредством чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (правки). Так, по результатам редактирования в проект должностной инструкции исполнителем вносится редакционная правка, посредством которой:
- уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
- уточняется последовательность слов в отдельных предложениях и словосочетаниях;
- из текста изымаются повторы, длинноты и т.п.;
- в текст включаются фрагменты, делающие его более ясным, точным и актуальным;
- обеспечивается терминологическое соответствие текста общепринятым нормам и правилам;
- достигается стилистическое единообразие текста.
Все произведенные в распечатке проекта документа изменения вносятся в его электронную версию. Процедура редактирования и корректирования завершается повторной записью уточненного варианта должностной инструкции на автономный носитель и его контрольной распечаткой, которую исполнителю целесообразно еще раз проверить (вычитать) до отправки проекта документа на согласование.
Согласование уточненного варианта текста документа
Как отмечалось ранее, согласование уточненного варианта текста документа следует производить в случае, если положения проекта должностной инструкции требуют предварительной проверки (со стороны заинтересованных организаций (органов управления (власти)), структурных подразделений и (или) должностных лиц) организации в целях установления:
- обоснованности содержания проекта документа, его соответствия своему функциональному назначению;
- соответствия проекта документа законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти));
- соответствия проекта документа локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией (руководством организации).
Выявленные в ходе согласования замечания, предложения и т.п. учитываются при последующей работе над проектом документа. Окончательно уточненный вариант должностной инструкции передается на оформление (дооформление).
