| № п/п | Отдел и его основные функции | Примерная доля рабочего времени на выполнение каждой функции в среднем за год, % |
| 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 | Коммерческий отдел Формирование товарных ресурсов Заключение договоров на закупку и доставку товаров и согласование спецификаций Составление заявок на поставку товаров от местных поставщиков Контроль за выполнением договоров поставки и заявок Изыскание товарных ресурсов Контроль качества поступающих и реализуемых товаров Контроль за соблюдением розничных цен, ассортимента товаров и правил торговли Отдел организации торговли Инспектирование различного характера (проверки) Организация торговой сети (секции, отделов) Внедрение, изменение форм продажи товаров Организация сезонной торговли Организация рекламы Обработка и распространение нормативной документации Организация обслуживания льготных категорий потребителей Юридический отдел Претензионно-исковая работа Договорная работа Консультационная работа Участие в судебных разбирательствах Оформление на работ материально ответственных лиц |
Одним из показателей определяющих эффективность управляющей системы, является степень дублирования функций управления, т.е. выполнение одинаковых частных ^вспомогательных функций специалистами различных структурных подразделений (отделов, служб) аппарата управления предприятия или организации.
Можно отметить объективнее и субъективные причины дублирования функций управления.
Объективные причины возникают на основе координации работы различных отделов по одному и тому же виду, деятельности, заранее планируются руководством предприятия и закреплены в должностных инструкциях.
Например, в универмаге заключение договоров на закупку и поставку товаров осуществляют специалисты как минимум трех отделов: маркетинга, коммерческого, юридического. Основными исполнителями этой работы являются коммерсанты, но им необходимы консультации правового характера и результаты исследований маркетологов по ситуации на рынке тех или иных товаров, динамике покупательского спроса по различным товарам, ценам и т.д. Поэтому возникает объективная необходимость в совместной работе специалистов разных отделов по заключению договоров на закупку и поставку товаров.
Субъективные причины дублирования функций управления связаны в основном с просчетами при проектировании организационной структуры управления предприятия, распределении функций управления между отдельными структурными подразделениями и составлении должностных инструкций и положений об отделах, в которых нет четкой регламентации функциональных и информационных связей подразделений системы. Все это ведет к нерациональному использованию специалистов, увеличивает периоды выполнения той или иной работы.
Изучение существующей практики функционирования достаточно больших систем управления в торговле показало, что примерно 20% функций в них дублируются, при этом наименьшее дублирование отмечается по функциям нормирования, а наибольшее — по функциям планирования.
Следовательно, руководители предприятий и организаций должны постоянно держать в поле зрения проблему совершенствования организационной структуры управления и координации функций управления ее структурных подразделений.
Для изучения функций управления предприятия или организации можно использовать следующие приемы: сравнение закрепленных за каждым работником функций с фактической его деятельностью в исследуемом предприятии; проведение самофотографий, фотографий рабочего дня и хронометражных наблюдений; проведение интервью и социологических опросов работников аппарата управления; технический анализ функций управления; сравнительный анализ функций управления аналогичных предприятий и организаций.
