Аналитики IDC отмечают следующие тенденции развития мирового рынка СЭД:
1. Дальнейшее развитие рынка, его консолидация, появление на рынке новых участников, дифференциация предложений участников рынка. На рынке СЭД продолжаются слияния и поглощения, причем в немалой степени - вышедшими в новую для себя сферу деятельности всемирно известными ИТ-фирмами (Oracle, Microsoft, SAP, Baan и др.).
2. Интеграция СЭД с распространенными корпоративными приложениями. Интеграция корпоративных данных и приложений является одной из наибольших проблем, стоящих сегодня перед предприятиями, и острота этой проблемы сохранится и в будущем. По мнению аналитиков IDC, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только такие предприятия, которые наиболее продуманно сформулируют стратегию управления своей корпоративной информацией (Enterprise Information Management - EIM). Целью EIM-стратегии для любого предприятия является обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем корпоративным знаниям и данным и возможности управления корпоративной информацией из любого места (она должна быть актуальной и доступной в любых контекстах). Таким предприятиям потребуется глубокая интеграция всех своих корпоративных приложений, обменивающихся между собой информацией.
В связи с этим, особую актуальность принимает возможность интеграции СЭД с другими корпоративными приложениями (как собственными, так и других разработчиков). Несмотря на наблюдаемый сейчас экономический спад, аналитики IDC считают, что предприятия продолжат участвовать в интеграционных проектах по следующим причинам:
· интеграция корпоративных приложений позволяет лучше использовать сложные системы;
· сохранилась необходимость совместной работы унаследованных систем с новыми приложениями;
· продолжающийся на мировом ИТ-рынке процесс слияний и поглощений заставляет предприятия интегрировать приложения в своих корпоративных информационных системах.
ИТ-отрасль активно решает вопросы унификации разработки СЭД и их интеграции с распространенными операционными системами, приложениями, различными интерфейсными средами. Изменяются и способы интеграции, предлагаемые поставщиками интеграционных решений. В настоящее время основным слоем интеграции (виртуализации) служит API-интерфейс, обеспечиваемый единственным поставщиком инфраструктуры управления корпоративным содержимым. Однако в будущем предполагается перейти от интеграции через API-интерфейсы к повсеместной интеграции через Web-сервисы на основе связи через XML-сообщения, использующие системно-независимые словари и протоколы. Это позволит исключить зависимость предприятия от единственного вендора, хотя и потребует создания новых стандартов.
3. Устойчивый спрос на OMS-системы. Спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным, так как большинство пользователей ERP-систем не хочет иметь проблем с формированием и выводом различных отчетов и документов. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов.
4. Технологические изменения в ИТ-отрасли:
· на смену СЭД с двухзвенной архитектурой типа "клиент-сервер" сейчас пришли системы с трехзвенной архитектурой, которые гораздо проще интегрировать с другими корпоративными приложениями через API-интерфейс (хотя остаются и возможности интерфейсов CORBA, COM/DCOM и др.),
· упростилось управление документами во многих CЭД.
IDC прогнозирует, что в будущем будет наблюдаться смещение фокуса с "чистых" СЭД на технологии коллективной работы с элементами управления электронными документами, управление знаниями и решения по управлению содержимым и информацией (порталы). Сейчас в подавляющем большинстве СЭД с целью достижения рыночной привлекательности реализуется многоязычность.
5. Изменения предпочтений потребителей. Возросшая функциональность СЭД сейчас во многих случаях просто не востребована потребителями. Достаточно большое число СЭД просто перенасыщено функциональностью, которая часто не нужна на обычном предприятии. В связи с этим обстоятельством, недорогая базовая функциональность управления документами (реализованная, например, в ряде программных продуктов компаний Microsoft, Lotus, Oracle и др.) становится все более привлекательной для потребителей.
В то же время, на рынке сохраняется спрос на сложные вертикальные СЭД-решения для фармацевтики, строительства, страхования и других отраслей. Ряд отраслей (таких, как производство медицинского оборудования, аэрокосмостроение, транспорт, юриспруденция и др.) вообще требует особенно жесткого контроля за определенными документами и их содержимым.
Аналитики предсказывают интенсивный спрос на технологии workflow, в основном, для их использования при интеграции приложений и автоматизации бизнес-процессов.
Становится все менее популярной идея приобретения корпоративными пользователями СЭД у небольших компаний. Вследствие этого, существуют благоприятные возможности для быстрого развития на данном рынке крупных и известных вендоров отрасли разработки программного обеспечения.
6. Развитие Интернет-ориентированности СЭД. Ключевым условием успеха СЭД на мировом рынке является их Web-ориентированность. Центральную роль начинают играть системы управления Web-содержимым, функциональность которых в последующем будет только повышаться. Способствовать развитию Web-ориентированных СЭД будет и рост популярности мобильного доступа в Интернет - для доставки через эти системы разнообразного содержимого на мобильные устройства. Поэтому в данных системах сейчас реализуются и функции мобильного доступа. Кроме того, развитие систем управления Web-содержимым ускорят продолжающиеся в отрасли специализация и интеграция.
Также становится заметен постепенный переход от технологий управления содержимым к технологиям управления знаниями.
7. Быстрое изменение рыночной ориентации разработчиков СЭД. Динамичное изменение рыночной ориентации разработчиков СЭД стало в порядке вещей, но их главной задачей остается решение проблем управления критически важной корпоративной информацией.
8. Предложение ведущими разработчиками СЭД универсальных решений для крупных предприятий по управлению всей их корпоративной информацией. Вендоры СЭД предлагают услуги от поставки офисных решений до внедрения полного корпоративного решения (начиная от обработки входящей электронной почты до содержимого Intranet/Extranet[22] и Интернет). Аналитики отрасли отмечают, что впечатляющий воображение проект создания "полностью коллаборативного" предприятия (все сотрудники которого пользуются возможностями СЭД) до сих пор остается на уровне красивой идеи. Ближе всего к ее реализации сейчас находится Западная Европа.
9. Повышение интенсивности деятельности разработчиков программного обеспечения по созданию и продвижению совместных решений
10. Совместная разработка отраслевых стандартов. Это устойчивая тенденция развития ИТ-отрасли. Можно отметить, в частности, работы по созданию открытого протокола синхронизации данных SyncML, в которых принимают участие такие компании, как IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion и Starfish Software.
11. Дальнейшее развитие концепции ЕСМ - Enterprise Content Management ("управление корпоративным содержимым", а не управление корпоративным электронным документооборотом),которая стала набирать все большую популярность, начиная с 2001 года.
С точки зрения аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций.
Суть данного подхода (его называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе - оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними.
ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. В современных ECM-системах реализованы следующие ключевые компоненты:
· управление документами - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
· управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами;
· управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
· управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
· управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
· управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
· управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
· документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.
Важным свойством ECM-инфраструктуры является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных хранилищ данных, включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД.
Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).
Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:
· общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий[23] для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла;
· функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ;
· интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов[24], API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.
До настоящего времен ECM существует только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД.
12. Развитие технологий управления документами и знаниями. Концепция систем управления знаниями, по мнению IDC, предполагает развитие и использование известных и новых технологий по управлению информацией и знаниями (по мере убывания важности):
· передача сообщений,
· электронная почта,
· управление документами,
· средства поиска,
· корпоративные информационные порталы,
· хранилища данных,
· средства коллективной работы,
· workflow-технологии,
· тренинг через Web.
Направление развития технологий управления документами и знаниями представляется следующим образом (в порядке возрастания очередности реализации):
· коммуникационная инфраструктура (обеспечивает передачу сообщений, базы данных коллективного пользования, каталоги, справочники, электронные формы документов, безопасность),
· управление потоками работ (для маршрутизации форм и входных документов по электронной почте, мониторинга деловых процессов, предоставления средств совместной работы),
· поисковые средства и управление документами (для поиска и извлечения документов из внутренних и внешних источников информации),
· средства управления взаимодействия с заказчиками - CRM-системы (для реализации управления продажами, поддержки заказчиков, персонала на местах, маркетинга, электронной коммерции).
Таким образом, СЭД и ИСУД являются частью более широкой концепции управления знаниями, которая влечет за собой постоянное усиление роли информации и экспертного опыта для достижения четырех бизнес-целей: инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования[25]. Документы заключают в себе значительную часть знаний организации, а управление ими обеспечивает эффективное использование знаний и опыта.
Российский рынок СЭД также имеет свои особенности.Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки. Первые масштабные внедрения СЭД (в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка программного обеспечения управления документооборотом сформированы.
Перспективы российского рынка СЭД улучшает принятие закона об электронной цифровой подписи, создающего правовую основу для распространения СЭД при межкорпоративном взаимодействии.
Следует отметить, что наблюдаемые сейчас небольшие размеры российского рынка СЭД связаны не в последнюю очередь с относительной незначительностью доли электронного документооборота в общем документообороте российских предприятий и организаций (которые могут позволить себе приобрести СЭД стоимостью от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов). В подавляющем большинстве случаев на российских предприятиях доминирует бумажный документооборот. Это обстоятельство объясняется не только традициями и определённым консерватизмом, но и непростым финансовым и техническим состоянием большинства российских предприятий и организаций.
По классификации IDC, большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ). В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:
· обработка/хранение документов;
· управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
· контроль исполнения документов;
· поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
· работа с взаимосвязанными документами;
· регламентация прав доступа;
· списание документов;
· интеграция с внешними системами электронной почты и др.
Основным достоинством отечественных СЭД является учет российской специфики и традиций работы с документами, заложенные изначально в их бизнес-логику.
Основные тенденции развития российского рынка СЭД:
1. выход на отечественный рынок СЭД многопрофильных ИТ-компаний (таблица 5).
Таблица 5 - Системы электронного документооборота
| Продукт | Компания | Краткое описание |
| Зарубежные системы | ||
| Documentum | Documentum (подразделение фирмы EMC), www.documentum.ru | Платформа для построения бизнес-приложений для создания, хранения и использования неструктурированной информации и автоматизации бизнес-процессов |
| DOCS Fusion | Hummingbird, www.hummingbirdsolutions.com | Электронный архив с возможностью маршрутизации документов и контроля исполнения |
| DOCS Open | Hummingbird, www.hummingbirdsolutions.com | Клиент-серверная система электронного документооборота |
| Российские системы, созданные с использованием зарубежных продуктов | ||
| CompanyMedia | ИнтерТраст, www.intertrust.ru | Система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и информационной поддержки производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера |
| OfficeMedia | ИнтерТраст, www.intertrust.ru | Коробочное решение для рабочих групп до 70 пользователей |
| БОСС-Референт | АйТи, www.it.ru | Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства для крупных территориально распределенных предприятий и для среднего бизнеса |
| Золушка | НТЦ ИРМ, www.mdi.ru | Набор модулей для автоматизации документооборота в организации любого размера |
Продолжение таблицы 5.
| ЭСКАДО | ИнтерПрокомЛан, www.interprocom.ru | Система полной автоматизации документооборота для большого или малого предприятия |
| Российские системы, созданные без использования зарубежных продуктов | ||
| DocsVision | Digital Design, www.digdes.ru, www.docsvision.com | Система для автоматизации канцелярии и делопроизводства, создания электронных архивов, управления конструкторской и проектной документацией |
| LanDocs | ЛАНИТ, www.landocs.ru | Программа для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и создания электронных архивов в организациях различного масштаба |
| Lotsia PLM | Лоция Софт, www.lotsia.ru | Система инженерного документооборота и управления бизнес-процессами |
| OPTiMA-WorkFlow | Оптима, www.optima.ru | Программа для автоматизации основных процедур делопроизводства, организации документооборота, управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов |
| Гран Док | Гранит-центр, www.granit.ru | Специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления |
| Дело | Электронные офисные системы (ЭОС), www.eos.ru | Комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий и организаций |
| ДокМенеджер | СофтИнтегро, www.softintegro.ru | Система для автоматизации работы канцелярии: регистрации документов, организации их движения, контроля исполнения и управления документами (хранение, поиск, координация доступа, удаление) |
Окончание таблицы 5.
| Евфрат-Документооборот | Cognitive Technologies, www.cognitive.ru | Универсальная система для организации хранения, учета и сопровождения любых типов электронных и бумажных документов, рассчитанная на работу и в небольшом отделе, и в целом в организации со сложной схемой информационных потоков |
| Электронный Архив Евфрат | Cognitive Technologies, www.cognitive.ru | Программа для организации хранения, учета и сопровождения любых типов электронных и бумажных документов |
| Кодекс-Документооборот | Кодекс, www.kodeks.net | Система электронного документооборота и делопроизводства, ориентированная на традиции российского делопроизводства |
| 1С:Архив | 1С, www.1c.ru | Программа для коллективной работы с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины в масштабе предприятия |
Среди сотен российских ИТ-компаний, прочно занимающих свое место на отечественном ИТ-рынке, ряд крупных многопрофильных фирм серьезно воспринимает рынок СЭД и диверсифицирует свою деятельность, предлагая собственные решения в области автоматизации документооборота. Здесь можно отметить такие компании, как IBS, Аквариус (ее дочернюю компанию Аквариус Консалтинг), R-Style, Ланит, АйТи и др.;
2. совместные работы по стандартизации СЭД.
Ряд российских компаний (НТЦ ИРМ, ИнтерТраст, ЭОС) совместно работают в области стандартизации протоколов взаимодействия СЭД. В апреле 2002 г. они создали для этого специальную постоянно действующую "Рабочую группу по стандартизации протоколов";
3. рост интереса к российскому рынку зарубежных разработчиков и поставщиков СЭД. Этот интерес проявляется в выходе зарубежных вендоров СЭД на российский рынок через компании-партнеров. В качестве примера можно отметить канадскую фирму Hummingbird, действующую через своего партнера - российскую компанию HBS - по продвижению системы DOCS Open/Fusion, системы управления знаниями Fulcrum, средства интеграции данных Genio и портала Hummingbird EIP. На российский рынок также вышла компания FileNet (в частности, с помощью компании "Галактика", ставшей партнером FileNet в продвижении на российский рынок СЭД Panagon);
4. разработка интегрированных решений. Присутствие на российском рынке нескольких десятков СЭД вынуждает разработчиков создавать средства для их интеграции. Примером этому может служить выпуск компанией АйТи XML-шлюза в своей СЭД БОСС-Референт, который позволит объединить в единое информационное пространство СЭД, построенные на различных платформах и использующие разные форматы данных;
5. сотрудничество и совместное продвижение интегрированных решений. Некоторые российские компании предлагают свои СЭД в виде ОЕМ-версий[26], предустановленных на компьютерах сборки своего партнера. Примером этому является сотрудничество российских компаний АйТи и Инел-Дата, предлагающих своим клиентам интегрированное решение, представляющее собой OEM-версию СЭД БОСС-Референт, предустановленную на персональном компьютере Эксимер.
