Решение проблемы интеграции СЭД с другими корпоративными приложениями очень важно для современного предприятия, особенно, если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений. В настоящее время СЭД чаще всего интегрируются со следующими типами приложений: ERP-системами, офисными приложениями и front-end приложениями (например, CRM[27]).
1. Интеграция СЭД с ERP-системами.
Современное предприятие имеет два контура управления: внутренний (традиционный), управляющий внутренними бизнес-процессами предприятия, и внешний, управляющий взаимодействиями с контрагентами и покупателями продукции.
При этом внутреннюю систему компании - традиционный внутренний контур управления, принято называть бэк-офисом(back-office), а внешнюю систему, реализующую функцию взаимодействия с контрагентами и заказчиками - фронт-офисом (front-office). ERP-системы являются системами класса бэк-офис.
По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80% информационных активов предприятий и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP-системам (т. е., большинство ERP-систем охватывает своей функциональностью только около 20% всех сторон деятельности предприятия). С обработкой неструктурированной информации сейчас лучше всего справляются СЭД.
Интеграция ERP-систем с СЭД обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия - через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др. C помощью СЭД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные. СЭД выступает в качестве своеобразного концентратора, обеспечивающего доступ пользователей к необходимой информации.
Большим достоинством интеграции СЭД с ERP-системами является предоставление возможности для пользователей работать в среде привычных им приложений. В настоящее время ряд зарубежных СЭД уже интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными зарубежными ERP-системами (включая SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan и др.). В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции собственный интерфейс (например, SAP AG — стандартный интерфейс SAP ArchiveLink, обеспечивающий доступ к репозитариям SAP R/3) и даже сертифицируют СЭД на интегрируемость со своими системами.
2.Интеграция СЭД с офисными приложениями
При интеграции СЭД с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений (например, MS Word, MS Excel и MS PowerPoint). Кроме того, практически во всех распространенных СЭД существует возможность работы через Web-навигатор MS Internet Explorer.
3. Интеграция СЭД с CRM-приложениями.
Заметное место на современном рынке бизнес-приложений занимают системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). CRM-системы относятся к системам класса фронт-офиса.
По сложившемуся на рынке мнению, СЭД должны выступать в качестве особого интеграционного слоя, позволяющего множеству хранилищ данных и back-end приложений быть связанными с теми же бизнес-процессами, с которыми взаимодействует фронт-офисное CRM-приложение. СЭД должны поддерживать широкое множество форматов данных и коммуникационных стандартов, которые могут использоваться в CRM-приложениях. Для пользователя не имеет значения, как он взаимодействует с продавцом: регистрируясь на сайте, отправляя сообщение по электронной почте, используя автоматизированную телефонную систему, отправляя факс или письменный запрос или разговаривая с представителем продавца в центре обработки вызовов.
Для интеграции СЭД и CRM-приложений применяются разные способы. Широко распространено использование компонентных моделей (COM, CORBA и JavaBeans). Таким образом, действуют, например, компании Staffware, Identitech и Plexus. Другой подход — это создание шаблонных приложений, которые могут быть использованы во множестве сценариев. Так действуют компании FileNet и Lucent (www.mosaix.com), предлагающие шаблонные приложения, которые могут быть повторно использованы во множестве систем - от CRM до ERP.
СЭД, используемые совместно с CRM-приложениями, должны также обеспечивать надежную обработку больших объемов информации и масштабируемость в приложениях электронной коммерции.
Выводы по теме
Исследования показали, что до 90% всех информационных процессов организации можно автоматизировать. В любых быстро развивающихся компаниях, находящихся на стадиях интенсивного роста, зрелости, одним из путей повышениях их эффективности функционирования является внедрение электронного документооборота, который позволяет не только организовать централизованное хранение и упорядоченное движение документов внутри организации, но также и передачу прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем их исполнения. СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации и автоматически отслеживает изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, контролирует все их версии и подверсии. Полнофункциональная СЭД управляет полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.
Современные СЭД обладают высокотехнологичной структурой для работы с документооборотом и, главное, используют сложившиеся принципы работы с документами и соответствуют нормативной базе большинства предприятий. Функциональное разнообразие СЭД позволяет компании выбрать информационную систему управления документационным обеспечением, наиболее отвечающую ее потребностям на данном этапе развития, таким образом, чтобы в будущем была возможность расширения функциональности выбранной системы при условии дальнейшего роста потребностей организации. Наиболее совершенными являются корпоративные СЭД. Корпоративные технологии управления документами в компании поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию всех информационных процессов и возможности совместной работы с документами.
Для организации эффективной работы руководителя применяются системы планирования персональной деятельности.
Аналитики IDC, изучающие мировой рынок СЭД, отмечают тенденцию его дальнейшего роста и развития, интеграцию СЭД с распространенными корпоративными приложениями, развитие Интернет-ориентированных СЭД, систем управления знаниями и ЕСМ-систем - систем управления корпоративным содержимым.
Российский рынок СЭД в последние годы успешно развивается. В него со своей продукцией вошли зарубежные компании. Появились отечественные компании с информационными системами, созданными как с использованием зарубежного опыта, так и в результате собственных разработок.
На основании проведенных исследований рынка СЭД и тенденций его развития аналитики пришли к следующим выводам:
1. будущее - за СЭД, в которых наиболее полно реализована концепция ЕСМ;
2. в ближайшие несколько лет сохранятся благоприятные перспективы для дальнейшего развития рынка систем управления содержимым;
3. по мнению аналитиков Ovum, в то же время технологии управления бумажными документами еще долгие годы будут востребованы рынком;
4. в дальнейшем будут развиваться приложения, в которых интегрированы возможности генерации отчетов и поиска информации в корпоративных базах данных с публикацией в Интернет документов и графических изображений;
5. возможности для поступательного развития сохранят только наиболее крупные и по-рыночному дальновидные разработчики СЭД. Компании, которые не смогут адаптироваться к новым рыночным условиям, ожидает стагнация или же они вообще будут вытеснены с рынка.
В связи с многообразием СЭД для современных предприятий актуальной является проблема интеграции СЭД с другими информационными системами (программными приложениями) корпорации. Разработчики СЭД уделяют достаточное внимание решению этой проблемы. Современные СЭД легко интегрируются с широко распространенными ERP и СRМ-системами, а также офисными приложениями.
