Тема. Виды ИСУ документационным обеспечением организации

План

1. Основные понятия о системах электронного документооборота. Назначение и свойства систем электронного документооборота.

2. Общая классификация и характеристика СЭД и ИСУД. Виды СЭД

3. Планирование персональной деятельности

4. Основные тенденции, направления и перспективы развития мирового и российского рынка СЭД

5. Решение проблемы интеграции СЭД с другими корпоративными приложениями.

Цели, задачи:

1. сформировать знания об основных понятиях и назначении СЭД,

2. дать представление об общей классификации СЭД и ИСУД, их типах и основных характеристиках,

3. сформировать представление о тенденциях и перспективах развития мирового и российского рынка СЭД,

4. дать представление о возможностях по решению проблем интеграции СЭД с другими информационными системами организации.

Ключевые вопросы

1. СЭД – организационно-техническая система управления жизненным циклом документа,

2. Свойства СЭД.

3. Иерархическая классификация СЭД по мере расширения их функциональных возможностей.

4. Развитие концепции управления корпоративным содержимым – ближайшая перспектива развития СЭД.

5. Особенности российского рынка СЭД.

6. Интеграция СЭД с корпоративными информационными системами компании.

Основные понятия о системах электронного документооборота. Назначение и свойства систем электронного документооборота

СЭД (иначе, система Electronic Document Management – EDM), как было определено ранее, - это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контрольнад потоками документов в организации. СЭД обладают широкими возможностями. Они предоставляют специальное программное обеспечение, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ.

Главнейшая задача СЭД - управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Под управлением электронным документооборотом понимают организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. Под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем их исполнения.

Одно из главных назначений СЭД - организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна:

1. охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив,

2. обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов,

3. объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему,

4. обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов,

5. реализовывать жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий,

6. должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия,

7. интегрироваться с существующими корпоративными системами.

К основным задачам СЭД относятся:

· обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

· поддержка системы контроля качества;

· накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

· формализация деятельности каждого сотрудника;

· оптимизация бизнес-процессов;

· экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Чаще всего СЭД состоит из двух основных блоков:

· статического (электронный архив). Этот блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов),

· динамического (документооборот). Обеспечивает организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п.

Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей:

· потоковый ввод бумажных документов,

· ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации),

· поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов),

· поиск по атрибутам документа и по его содержанию,

· разграничение прав доступа,

· маршрутизация документов по рабочим местам пользователей,

· интеграция с почтовыми системами,

· формирование отчетов,

· управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей,

· защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

Основные свойства СЭД (обобщенные характеристики):

· Открытость. Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы[10] являются открытыми, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.

· Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. - к лючевая возможность СЭД. В большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами[11] (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Благодаря возможности интеграции, СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии.

· Особенности хранения документов. СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов, которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах: хранилища атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов".

Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare[12], UNIX[13] и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Преимуществом такого подхода является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

· Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов.

При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут).

При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять.

В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

· Разграничение доступа. В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля доступа к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

- полный контроль над документом;

- право редактировать, но не уничтожать документ;

- право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

- право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;

- право читать документ, но не редактировать его;

- право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

- полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

· Отслеживание версий и подверсий документов. При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

· Наличие утилит просмотра документов разных форматов, которые понимают многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

· Аннотирование документов, весьма полезно при организации групповой работы над документами, когда пользователи в некоторых случаях лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция "красного карандаша", широко предлагаются третьими фирмами.

· Поддержка различных клиентских программ. Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

Внедрение СЭД оказывает огромное влияние на повышение эффективности управления организацией в целом, так как автоматизация управления документооборотом и деловыми процессами, автоматизация всех видов работ с документами обеспечивают и координируют совместную деятельность всех участников процесса управления.

Внедряемая СЭД как любая информационная система должны отвечать следующим основным требованиям:

· масштабируемость – система должна иметь возможность поддерживать как около десятка, так и несколько тысяч пользователей, а способность наращивания мощности должна определяться только мощностью ее технического обеспечения. Выполнение этого требования возможно при использовании индустриальных серверов баз данных различной производительности, существующих практически на всех программно-аппаратных платформах;

· распределенность – способность архитектуры СЭД поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями и управление документооборотом территориально-распределенных организаций, коммуникации которых имеют разнообразные по скорости и качеству каналы связи;

· модульность – многокомпонентность системы, модули которой интегрированы между собой. Это требование дает возможность автоматизировать в организации только тот спектр задач управления документационным обеспечением, который ей необходим в данный период времени, и со временем расширять его;

· открытость – поддержка системой общих стандартов обработки и передачи данных, наличие открытых интерфейсов для возможности доработки и интеграции с другими информационными системами организации (например, с бухгалтерскими).