Успех организации в настоящем и в будущем определяется тем, насколько хорошо в ней управляют информацией: доходит ли она своевременно до тех, кому необходима. Поэтому к СЭД предъявляются также особые требования: платформа СЭД должна закладывать фундамент для построения на предприятии системы управления корпоративным содержанием (EC EDM-системы) и включать в себя следующие основные взаимосвязанные между собой функциональные компоненты:
1. всеобъемлющее управление содержанием – подразумевает возможность управлять любым содержанием в любое время и в любом месте. Для этого СЭД должна:
· поддерживать:
- файлы любых форматов и позволять легко расширять эту поддержку на новые форматы. Такая СЭД управляет практически всеми типами знаний: документами, web-содержанием, XML, графикой и мультимедийной информацией, фиксированным содержанием (отчеты и т.п.) и информацией, содержащейся в результатах коллективной работы (дискуссиях, сообщениях электронной почты и др.);
- эффективное использование других компонентов корпоративной инфраструктуры, с которыми СЭД должна быть интегрирована: операционные системы, средства программирования, системы управления реляционными базами данных, серверы web-приложений, службы контроля доступа и корпоративных приложений типа ERP и CRM;
- предоставление распределенного хранилища содержания, к которому можно обращаться в любое время, находясь в любой точке земного шара. Хранилище содержания является основой системы управления содержанием. Хранилище содержания – это безопасная среда хранения, которая обеспечивает организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.
К хранению содержания выдвигаются требования надежности, экономической эффективности и возможности расширения его объемов. Архитектура СЭД должна обеспечивать интеграцию с любой архивной системой и системой хранения данных. Работа хранилища основана на операционной системе и базе данных клиента, поэтому СЭД должна оперировать со всеми хранилищами данных, к которым есть у нее доступ, и поддерживать все современные СУБД корпоративного типа. Благодаря этому пользователи могут использовать преимущества всех инфраструктур хранения;
· управлять содержанием с момента его создания или получения на всем пути к конечному пункту назначения. Маршруты и пункты назначения могут быть различными, они зависят от задач, в числе которых публикация информации о продукции на web-сайте, предоставление субподрядчикам технических спецификаций, донесение до местных представителей сведений о новых инициативах по продажам или направление клиентам счетов. Путь содержания может завершаться его архивированием или уничтожением.
2. полный жизненный цикл содержания, состоящий из четырех основных этапов:
- создание и сбор,
- управление,
- распространение,
- архивирование.
В СЭД должны быть средства, необходимые на каждом из этих этапов:
· средства сбора из внутренних и внешних источников необходимого содержания и добавления его в корпоративное хранилище.,
· инструменты для коллективной работы и автоматизации деловых процессов.
Процессы создания содержания и управления не менее важны, чем процессы распространения. Способы распространения содержания могут быть двух типов:
- извлечение требуемого содержания по запросу внешней системы или пользователя через один из интерфейсов доступа к хранилищу содержания,
- публикация – извлечение системой на основании бизнес-правил организации требуемого содержания и публикация его на удаленные сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.д.
3. создание приложений для управления содержанием – система должна обладать средствами интеграции со многими популярными инструментами разработки содержания и управления всеми этапами его жизненного цикла, начиная с создания и распространения до архивирования и уничтожения в соответствии с регулирующими эти процессы нормами и корпоративной политикой.
Выводы по теме
Все этапы внедрения СЭД в организации можно разделить на четыре группы:
1. этапы подготовки процесса внедрения, которые включают анализ бизнес-процессов предприятия, состояния материальной базы и используемых информационных технологий, разработку информационно-функциональной модели предприятия, анализ и выбор конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД;
2. этапы создания пилотного проекта СЭД и плана его внедрения;
3. этапы непосредственного внедрения, включающие поставку, адаптацию и настройку СЭД, ее интеграцию с существующими системами, заполнение хранилища данных, тестирование системы, обучение персонала, разработку документации, опытную эксплуатацию и сдачу в промышленную эксплуатацию;
4. этап эксплуатации и сопровождения системы.
Самое важное требование к внедряемой в организации СЭД состоит в том, что эта система должна создавать условия для построения на предприятии EC EDM-системы, которой аналитики предрекают будущее. Фундаментом для построения систем управления корпоративным содержанием могут служить взаимосвязанные компоненты СЭД, обладающие такими функциональными возможностями как:
· всеобъемлющее управление содержанием,
· поддержка полного жизненного цикла содержания,
· создание приложений для управления содержанием
