Практическая деятельность показала, что во многих сферах деятельности наиболее удобной формой представления оперативной информации является табличная форма.
В интегрированном пакете MS Office для ускорения подготовки табличных документов, обеспечения эффективной безошибочной обработки табличных данных используются многообразные средства и приемы:
· приемы для ускорения ввода данных и расчетных формул,
· приемы безошибочного ввода данных,
· инструменты контроля правильности вычислений,
· средства работы с большими таблицами,
· средства защиты ячеек, содержащих формулы, для предотвращения их изменения и устранения ошибок в будущем и др.
Рассмотрим некоторые из них:
1. ввод данных и расчетных формул. Ввод данных, формирование формул являются наиболее узким местом при работе с табличным процессором. Для уменьшения ошибок при вводе в Excel пользователь имеет возможность использовать следующие приемы и механизмы:
· автозаполнение ячеек данными, минимизирующее ручной ввод;
· копирование форматов, значений, формул с помощью механизма специальной вставки,
· автосуммирование,
· установка для выделенного диапазона ячеек формата данных;
2. проверка некорректных данных. Для перемещения по всем ячейкам таблицы с некорректными данными в Excel предусмотрена команда проверки ошибок, которая позволяет:
· получить справку по ошибке (если она есть),
· просмотреть этапы вычислений,
· исправить ошибку,
· задать типы проверяемых ошибок;
3. отображение связей между ячейками и формулами. Ячейки электронной таблицы делятся на две категории:
· влияющие - ячейки, на которые ссылается формула[7] из другой ячейки. Данные в них вводятся извне (например, с клавиатуры);
· зависимые - ячейки, содержащие формулу, ссылающуюся на другие (влияющие) ячейки.
Цепочка зависимостей может быть сколь угодно длинной (многоуровневой): одна ячейка зависит от другой, которая зависит от третьей и т.д. Влияющая ячейка может влиять на множество зависимых ячеек.
При вводе данных во влияющую ячейку вычисления по формуле в зависимой ячейке выполняется автоматически.
Для контроля правильности вычислений в Excel предусмотрен механизм отображения связей между формулами и ячейками, который позволяет наглядно увидеть схему вычислений:
· трассировка влияющих ячеек (трассировка зависимостей);
· трассировка формул, ссылающихся на зависимые ячейки.
Схему вычислений определяет вся совокупность формул на рабочем листе. Основными элементами схемы являются стрелки слежения, показывающие связь между активной ячейкой и связанными с ней ячейками. Синие стрелки слежения показывают на ячейку, значение которой используется другой ячейкой, а красные - на ячейки со значениями ошибок или вызывающие ошибки;
4. средства поиска, выявления причины возникновения и исправления ошибок в формулах. В Microsoft Excel имеется несколько различных средств для поиска и исправления ошибок в формулах:
· средство отображения сообщения об ошибке в случае, если формула содержит ошибку, не позволяющую выполнить вычисления или отобразить результат. Каждый вид ошибки вызывается разными причинами, и разрешаются такие ошибки различными способами (таблица 1),
Таблица 1 - Виды ошибок при вычислении формул
| Сообщение в ячейке | Вид ошибки |
| # # # # # | недостаточная ширина столбца |
| дата и время являются отрицательными числами | |
| #ЗНАЧ | использование недопустимого типа аргумента или операнда |
| #ДЕЛ/0 | деление на ноль |
| #ИМЯ? | Excel не может распознать в формуле имя |
| #Н/Д | значение недоступно функции или формуле |
| #ССЫЛКА | неверная ссылка на ячейку |
| #ЧИСЛО! | неправильные числовые значения в формуле или функции |
| #ПУСТО! | задано пересечение двух областей, не имеющих общих ячеек |
· средство наблюдения за формулой и результатом ячейки - обеспечивает просмотр ячеек и формул в окне контрольного значения, в котором одной ячейке может соответствовать только одна строка записи;
· средство проверки формулы на наличие ошибок. В Microsoft Excel для проверки правильности формул используются определенные правила, которые не гарантируют отсутствие ошибок на листе, но помогают избежать общих ошибок в формулах. Эти правила можно независимо включать и отключать. Ошибки можно просматривать двумя способами: по очереди или немедленно по ходу работы на листе;
· средство пошагового вычисления сложных формул, позволяющее просматривать значения различных частей сложной формулы, вычисляемые в порядке действий, указанных в ней;
5. средства работы с большими таблицами, размер которых больше размера экрана - предоставляют следующие возможности:
· уменьшение масштаба представления окна,
· выполнение прокрутки окна с фиксацией строк и столбцов. Использование механизма фиксации определенных строк (например, шапки таблицы) или столбцов (в левой части таблицы) удобно при просмотре при помощи линеек прокрутки больших таблиц,
· деление окна. Механизм разбиения окна таблицы используют для реализации возможности одновременного просмотра различных фрагментов одной и той же таблицы и прокручивания их независимо друг от друга;
6. средства защиты ячеек от недозволенного изменения их содержимого. Применяется для блокирования ячеек с формулами. По умолчанию все ячейки листа Excel блокируются для защиты, в дальнейшем их можно разблокировать. Когда формула защищена, ее нельзя изменить, не сняв защиту. Защита ячеек, содержащих формулы, предотвращает их изменение и помогает избежать ошибок в будущем. Поэтому при работе с табличными данными в Excel целесообразно защищать все ячейки с расчетными формулами и оставлять доступными для пользователей только те, в которые необходимо вносить оперативные данные, обрабатываемые с помощью этих формул.
