Документы, содержащие ценную информацию, входят в состав информационных ресурсов организации, которые могут быть:
- открытыми (доступными для работы персонала без специального разрешения);
- ограниченными для доступа к ним персонала (отнесенными к одному из видов тайны – государственной или негосударственной).
В соответствии с Законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 10) документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Соответственно на документах, содержащих такую информацию, будут проставлены грифы, определяющие степень ограничения доступа к информации. Порядок проставления и снятия грифов, а также порядок работы с этими документами исполнителей и технология выполнения делопроизводственных операций с такими документами работниками служб ДОУ или специальных подразделений оговорены в соответствующих нормативно-правовых актах.
Государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Установлено три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну:
- «Особой важности»,
- «Совершенно секретно»,
- «Секретно».
Использование данных грифов для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не разрешается, а собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. Организацией работы, в том числе и выполнением делопроизводственных операций, с документами, имеющими грифы секретности, занимаются специализированные подразделения учреждений, организаций, предприятий (например, режимно-секретное подразделение).
Грифы ограничения доступа к документу обычно проставляются на верхнем поле документа в правом верхнем углу. В состав грифа ограничения доступа обычно входят:
- указание вида ограничения, которое приводится без кавычек, например: Для служебного пользования;
- номер экземпляра данного документа, например: Экз. № 3.
Грифы ограничения доступа можно дополнять и другими данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к той или иной степени ограничения доступа.
Работа с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне, регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:
- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 - 1 «О государственной тайне»;
- «Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1997 г. № 870;
- «Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне», утвержденным Указом Президента России от 30 ноября 1995 г. № 1203 (в ред. Указа от 24 января 1998 г. № 61).
Конфиденциальная информация - это документированная информация, доступ к которой также ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. На документах, содержащих такую информацию, могут быть проставлены следующие грифы ограничения доступа:
- «Для служебного пользования» (иногда в сокращенном виде - «ДСП»),
- «Конфиденциально» (или с подразделением на несколько уровней - «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Конфиденциально - особый контроль»),
- «Коммерческая тайна» и др.
Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу с документами, имеющими грифы ограничения доступа к ним, являются:
- «Перечень сведений конфиденциального характера», утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188;
- Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.
Указанное Положение определяет общий порядок работы с документами как на бумажных носителях, так и на других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), если на этих документах проставлен гриф «Для служебного пользования». Положением должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти, а также подведомственные им предприятия, учреждения и организации.
Служебная информация ограниченного распространения - это несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью и которая без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению. В Положении приведен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения. Это:
- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренных в установленном порядке;
- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Руководитель организации определяет категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространений, порядок ее передачи другим органам и организациям, а также порядок снятия грифа.
Гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Такие документы печатаются централизованно. На обороте последнего листа документа оператор должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Черновики и варианты, а также отпечатанные и подписанные документы передаются работнику или в службу ДОУ для учета и регистрации. Как правило, именно служба ДОУ ведет делопроизводство по документам с данным грифом, хотя осуществляется это отдельно от несекретной документации.
При регистрации таких документов используются принятые в организации учетные формы, в которых также отмечается факт уничтожения черновиков и вариантов. В состав регистрационного номера добавляется пометка «ДСП». При работе с данными документами установлены следующие требования:
- документы передаются работникам подразделений под расписку в учетных формах, а передача документа от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя;
- документы пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- документы размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя, учет размноженных документов проводится поэкземплярно;
- исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел для несекретного делопроизводства, но на таких делах проставляется пометка «ДСП»;
- документы и дела хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);
- документы и дела уничтожаются в установленном порядке по акту о выделении документов и дел, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, с обязательной отметкой также и в учетных формах.
Кроме того, не реже одного раза в год комиссии, назначаемые приказом руководителя, проводят проверку наличия документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования», по результатам работы которой составляется акт. Если обнаружится утрата либо разглашение информации, то об этом ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченные документы составляется акт, на основании которого делаются отметки в учетных формах. В учетных формах также делаются отметки и в случае снятия грифа, о чем должны быть проинформированы и адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий или работник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
На основании указанных выше нормативных актов организации разрабатывают инструкции по ведению делопроизводства по документам, содержащим информацию ограниченного распространения, в которых детализируются типовые приемы работы.
Работа с документами, имеющими другие грифы ограничения доступа, например, «Коммерческая тайна», регламентируется действующим законодательством:
- ст. 139 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которой информация составляет коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности третьим лицам; к ней нет доступа на законном основании; обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности;
- Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Указанным Законом (ст. 2) определены основные понятия, используемые в нем — «коммерческая тайна», «информация, составляющая коммерческую тайну», «режим коммерческой тайны», «обладатель информации, составляющий коммерческую тайну» и др. Законом также предусмотрен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (ст. 5). В частности, не может быть установлен режим коммерческой тайны в отношении сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица; о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, о наличии свободных рабочих мест и др.
Закон уделяет много внимания мерам охраны, которые необходимо принимать в целях сохранения коммерческой тайны. С этой целью в закон введено понятие «режим коммерческой тайны», под которым подразумеваются правовые, организационные, технические и иные, применяемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности. Предусмотренный ст. 10 Закона порядок охраны конфиденциальности информации указывает на необходимость осуществления следующих мер:
- определения перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
- учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина и его место жительства).
Только при условии осуществления перечисленных выше мер конфиденциальная информация является коммерческой тайной и права ее обладателя по ее использованию защищаются в соответствии с законодательством. При наличии конфиденциальной информации и соответственно документов, имеющих гриф «Коммерческая тайна», необходимо издать нормативный документ (положение или инструкцию), где бы был подробно освещен порядок работы в данной организации.
Однако типового положения (или типовой инструкции) о порядке обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию, отнесенную к коммерческой к тайне, пока не разработано. Организации различных форм собственности, учитывая опыт работы с документами, на которых проставлены другие грифы ограничения доступа, разрабатывают конкретные инструкции о порядке обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна».
Документы, содержащие сведения, которые составляют не государственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т.д.) или содержат персональные данные, именуются конфиденциальными.
Термин «конфиденциальность» является синонимом термина «секретность» и используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.
Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц в соответствии с законом.
Под конфиденциальным документом понимается оформленный носитель информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
К конфиденциальным документам относятся следующие:
- в государственных организациях — документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
- в коммерческих и негосударственных организациях — документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне, тайне организации, тайне мастерства и технологий;
- независимо от принадлежности организации — документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т.д.
Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала организации. Период конфиденциальности документов определяют перечни конфиденциальных сведений организации, составленные исходя из специфики деятельности и утвержденные руководителем организации.
Литература
Основная учебная литература
1. Басаков М.И.Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. — Изд. 4-е, испр. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.
2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.Ф. Делопроизводство: Учебник / Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
3. Раздорожный А.Л. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2007.
4. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. сред. проф. образования - М.: Издательский центр «Академия», 2005.
Дополнительная учебная литература
1. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие. – Ростов н/Д: Феникс, 2006.
2. Ватолина М.В. Организация работы с документами: Учебник. – Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2004.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудрявцева.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.
4. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2006.
5. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления: учебный курс. – М.: «Ось-89», 2006.
