Входящий документопоток любой организации составляют:
- документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, головных компаний и др.). Они содержат директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности в учреждении. Основными видами документов данной группы являются законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации;
- документы подведомственных организаций, которые содержат сведения о выполнении распоряжений, запросы о методах и средствах выполнения заданий и отчетные данные об их деятельности. Этот поток состоит из таких документов, как отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки, письма, акты;
- документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения или направления необходимой информации. Основные виды документов данной группы - письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
- обращения граждан.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.
Операции по приему документов обычно проводят централизованно. В крупных учреждениях и организациях прием документов осуществляется службой ДОУ (экспедициями или специально выделенным сотрудником). В организациях и фирмах, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов проводятся секретарем.
Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Современные способы доставки документов разнообразны: по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или курьерскую доставку. Передача документов с помощью факсимильной связи или электронной почты значительно сокращает время поступления информации, упрощает ее обработку. Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.
Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.
Прежде всего проверяется правильность доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются под расписку с указанием даты и времени приема.
Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю. Если документы получены по факсу, проверяется общее количество страниц, его соответствие количеству страниц, указанному на документе. О каких-либо несоответствиях или плохом качестве переданного текста незамедлительно сообщается отправителю.
Все конверты документов, поступивших по почте, вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью "Лично": они должны без вскрытия передаваться непосредственно адресату. Однако, если количество таких документов достаточно большое, их, как правило, учитывают при первичной обработке. В этом случае дата и учетный номер проставляются на конвертах.
Конверты не уничтожаются в случае необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа, т. к. они, например, могут служить доказательством поступления просроченных документов. Во всех остальных случаях конверты уничтожают.
На поступивших документах проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. Отметка о поступлении позволяет учитывать поступившие в организацию документы. Документы, полученные по факсу, имеют дату получения. Однако на них также должна быть проставлена отметка о получении с очередными учетными номерами.
Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению и регистрации. Туда же поступают документы, адресованные на адрес организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные структурным подразделениям и не подлежащие регистрации, передаются по назначению.
В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. Выполнение этой операции облегчает классификатор структурных подразделений (вопросов деятельности) с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы, или приказ о распределении обязанностей между сотрудниками организации.
Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства.
Требования к этим сотрудникам - высокая квалификация, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников.
Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это - распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ или помощником руководителя направляются исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или в копиях.
После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными.
Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т. д.). На поступившем документе исполнителем делается отметка о произведенных действиях.
Например:
Проведены переговоры. 15.04.2005
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Секретариат или канцелярия проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом, на котором делается отметка.
Например:
Принято к сведению
или
Принято к руководству
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет.
Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.
