Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
- Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения.
Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.
В Основных положениях ЕГСД впервые были закреплены общие принципы организации документооборота:
- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
В ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета.
Реализация этих правил в конкретных учреждениях возможна при разработке инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения видов документов, наиболее важных для деятельности организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции или в виде приказа руководителя. Четкая регламентация движения документов на любых носителях должна учитывать целесообразность всех перемещений и обусловленность операций по обработке документов в конкретной организации.
Основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную организацию документооборота в учреждении.
В настоящее время при решении вопросов оптимизации документооборота важно учитывать:
- происходящие изменения в организационной структуре управления;
- возможные сочетания традиционной и автоматизированной технологий обработки документной информации;
- обеспечение организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;
- развитие системы документационного обеспечения управления и доработки ее отдельных функций с учетом появляющихся новых программно-технических возможностей.
Как основное звено любой системы делопроизводства документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров, требующих изучения. Анализ документооборота позволяет, в частности, регламентировать создание и прохождение документов, определять возможности сокращения количества управленческих документов. Кроме того, результаты анализа могут использоваться для оптимизации процедур работы, обоснования использования электронных технологий обмена конкретными видами информации, решения иных вопросов, исходя из информационных потребностей как руководителей, так и специалистов организации или предприятия.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, изучая качественные и количественные характеристики его параметров.
К качественным характеристикам относятся:
1) характеристики документооборота в зависимости от используемой системы документационного обеспечения управления (классификация носителей информации и способов передачи документов):
- автоматизированной,
- традиционной;
- смешанной;
3) направленность движения документов и их периодичность, разделение документооборота на документопотоки и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки;
Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
А) По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные - организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы. Восходящие потоки - это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
Б) По отношению к управленческой системе выделяют:
- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
- внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.
3) характеристики документооборота как организованного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т. д.
Маршрут движения является одной из основных характеристик документооборота. Он включает все инстанции движения документа от его получения организацией или создания черновика до подшивки в дело.
Для того чтобы выполнить главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, - необходимо соблюдать ряд требований, в числе которых:
- нахождение кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения тех инстанций прохождения и технологических операций по обработке документов, которые не обусловлены деловой необходимостью, в т. ч. дублирующих и повторных операций;
- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;
- исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.).
Соблюдение этих правил позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства, что влияет на улучшение документационного обеспечения аппарата управления в целом.
Для получения полной и объективной картины состояния документооборота в организации помимо сведений о структуре документной информации и направленности ее движения необходимо иметь количественные характеристики документооборота.
К количественным характеристикам специалисты относят:
1. объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Подсчет объема документооборота ведется на основе данных учета документов при их первоначальной обработке и отправке (в экспедиции или канцелярии), а также по регистрационным формам в службе документационного обеспечения управления и в структурных подразделениях. Достаточно объективные данные могут быть получены при соблюдении основного правила определения объема документооборота - однократности учета каждого документа.
Объем документооборота выражается дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Период, за который подсчитывается документооборот (месяц, квартал, год), устанавливает служба ДОУ организации. По результатам подсчета составляются сводки данных об объеме документооборота, которые позволяют проводить анализ его состояния, тенденции изменений.
2. удельный вес групп документов в общем документопотоке,
3. плотность документопотока, т. е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.
4. время полного цикла движения документов в организации;
5. время прохождения документов на каких-то определенных участках пути, стадиях управленческого процесса;
6. скорость движения отдельных документов и т. п.
Данные учета документооборота могут быть использованы:
- для расчета численности службы ДОУ;
-определения эффективности использования имеющихся средств механизации и автоматизации документационных процессов и их необходимого количества.
Регулярный (например, ежегодный) подсчет объема документооборота позволяет проводить сравнительный анализ роста или уменьшения количества документов в организации за определенные периоды времени, выявлять причины происходящих изменений и определять эффективные способы упорядочения работы с документацией.
В целом сведения об объеме документооборота помогают установить количество необходимой и достаточной информации для функционирования аппарата управления и степень загруженности организации, структурных подразделений и должностных лиц.
