Контроль за исполнением документов, решений и заданий является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.
Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;
- контроль за сроками исполнения документов.
Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, организации, структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.
Контроль за сроками исполнения документов -это важнейшая функция службы ДОУ, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Задачами контроля исполнения являются:
- постановка документа на контроль;
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;
- снятие их с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
- информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Содержание контроля исполнения:
- занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;
- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
- фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
- информирование руководства о результатах контроля;
- снятие документов с контроля по указанию руководителя;
- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Централизация или децентрализация ведения контрольных операций зависит от размера учреждения, организации или предприятия, организации службы ДОУ, объема документооборота.
Контроль осуществляют.
- руководители;
- заместители руководителя;
- специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
- работники службы делопроизводства;
- секретари-референты.
В достаточно крупных учреждениях и организациях контроль за исполнением документов осуществляют специальные структурные подразделения или группы, которые входят в состав службы документационного обеспечения (инспекции по контролю, бюро контроля, группы контроля и т. п.), или специально назначенные для этого сотрудники службы (например, инспектор по контролю). Кроме того, контроль должен вестись в структурных подразделениях секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство.
В небольших организациях, фирмах ведение контроля за исполнением документов входит в обязанности секретариата или секретаря руководителя.
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления на контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т. е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа. Поручения, содержащиеся в документах или устных распоряжениях руководителя, могут быть сложными, включающими в себя разные задания с разными сроками их выполнения. В этом случае контроль ведется отдельно за каждым заданием или пунктом.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Сроки исполнения некоторых категорий документов установлены законодательными и нормативными актами, например сроки исполнения обращений граждан, сроки рассмотрения и исполнения ряда документов органами управления в негосударственных коммерческих организациях и т. д.
Типовые сроки имеет ряд документов, перечень которых приведен в приложении к Государственной системе документационного обеспечения управления. В их число входят письма предприятий и организаций, акты приемки, телеграммы и др.
Документы, поступающие от вышестоящих органов власти и управления, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
В организациях составляются перечни документов с типовыми сроками исполнения, которые являются приложением к инструкции по делопроизводству. Если перечень составляется как самостоятельный документ, он должен быть подписан руководителем службы ДОУ (или должностным лицом, выполняющим его обязанности) и утвержден руководителем предприятия, организации.
Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте документа (например, приказа) или в резолюции руководителя. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если конкретная управленческая ситуация этого требует. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.
Изменение сроков исполнения проводится:
- типовых - введением нового нормативного акта;
- индивидуальных - руководителем, поставившим документ на контроль.
Если документ имеет длительный срок исполнения, контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в контрольной форме.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- поступивших от других организаций - с момента поступления,
- отправленных (исходящих) и внутренних - с даты их подписания или утверждения.
Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.
Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Деятельность по контролю за исполнением документов должна быть организована таким образом, чтобы руководители, специалисты и работники службы ДОУ могли в любой момент времени получить необходимую, полную и достоверную информацию о ходе решения вопросов и исполнения документов в учреждении или на предприятии.
Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
- журналы регистрации;
- персональный компьютер;
- органайзер (планировщик).
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет специальной графы о контроле и сроках исполнения, то эти данные указывают в графе "Примечание". Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций.
Процесс контроля за сроками исполнения документов подразделяется на текущий, предупредительный и итоговый контроль.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день, а также документы, срок исполнения которых истекает через два-три дня. Обязательно проверяется ход их исполнения, выясняется, не срывается ли выполнение задания. Таким образом, текущий или предупредительный контроль - это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов.
На этом этапе инспектор по контролю составляет сводку предупредительного контроля и напоминает исполнителям о приближении или окончании срока исполнения документов.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться, корректироваться. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан известить об этом службу ДОУ, которая вносит изменения в регистрационно-контрольную карточку.
Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Не допускается исправление срока задним числом.
Служба ДОУ имеет право самостоятельно снимать с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками может снять только то должностное лицо, которое поставило их на контроль и определило сроки исполнения.
В процессе исполнения документ может передаваться в другие структурные подразделения. Кроме того, часто возникает необходимость дополнительного сбора информации по решаемым вопросам. Все перемещения документа, даты его передачи должны фиксироваться в регистрационной карточке, в графе "Ход исполнения". В карточке отражаются и результаты контроля за сроками исполнения промежуточных этапов сложного задания, если оно требует длительного срока окончательного выполнения.
Исходящие документы также часто требуют внимания со стороны контрольной службы. Это может быть документация инструктивного и распорядительного характера, направленная в адрес подведомственных организаций, запросы в вышестоящие органы или предложения, запросы, просьбы, направленные организациям-партнерам.
Итоговый контроль - это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Аналитическая работа проводится службой ДОУ периодически: раз в неделю, месяц, квартал.
Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризует работу отдельных работников, структурных подразделений и организации в целом.
Информация о результатах анализа исполнения документации должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля и сроки исполнения документов. Важным фактором улучшения деятельности работников организации является гласное обсуждение причин невыполнения заданий и исполнения документов в установленные сроки. Оно помогает установить дополнительные факторы, влияющие на повышение уровня исполнительской дисциплины.
Результаты итогового контроля находят отражение в сводках состояния исполнения документов. Они позволяют в обобщенной форме представить данные об исполнении контролируемых документов за определенный период времени.
Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в т.ч. по документам, исполненным с превышением срока или срок исполнения которых был продлен, позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины. Для этого их сопоставляют с количеством документов, поставленных на контроль. Кроме того, данные, включенные в сводку, могут использоваться для выявления и анализа причин задержки в исполнении документов.
Контроль за сроками исполнения документов не только позволяет повысить уровень исполнительской дисциплины в организации, но и является условием более быстрого и эффективного решения управленческих и производственных задач.
Начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации документов.
Если документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
На верхнем поле документов, исполнение которых контролируется, проставляется отметка о контроле, например буква "К". Такая же отметка проставляется на регистрационной форме (на карточке или в журнале).
Из экземпляров регистрационных карточек, предназначенных для целей контроля, формируются контрольные картотеки. Наиболее удобными являются сроковые картотеки. Ручные картотеки представляют собой ящик с 33 отделениями: 31 отделение соответствует числам месяца. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения документов.
В дополнительное 32-е отделение ставят карточки на документы, срок исполнения которых переходит на следующий месяц. В конце текущего месяца их также расставляют по отделениям, соответствующим числам месяца. Перед первым отделением помещают карточки на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце. Это могут быть просроченные документы или документы с продленным сроком исполнения.
В 33-е отделение ставятся карточки на документы, исполнение которых запланировано на длительный срок.
