Приступаючи до контролю ревізор має враховувати, що у бухгалтерському обліку малоцінні засоби поділяють на дві групи: оборотні (рахунок 22 «Малоцінні швидкозношувані предмети») і необоротні (рахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»). Якщо строк корисної експлуатації МШП перевищує один рік, їх включають до складу необоротних активів і їх вартість амортизують. Отже, при здійсненні контролю операцій з МШП ревізор керується П(С)БО 9 «Запаси» і П(С)БО 7 «Основні засоби».
Джерела інформації для контролю: книги (картки) складського обліку (ф. М-12, М-17); матеріальні звіти структурних підрозділів підприємства з первинними документами на оприбуткування, списання, передачу МШП (відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв) (ф. МШ-1), картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. МШ-2), акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. МШ-4), особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (ф. МШ-6) тощо); дані Журналів № 3, 4, 5 або 5А (графа 5 розділу ІІІ), Головної книги, Балансу (ряд. 100) та Приміток до річної фінансової звітності (ряд. 880).
Перевірку операцій з МШП необхідно здійснювати щодо їх надходження, збереження і використання за окремими групами і видами, застосовуючи прийоми фактичного і документального контролю.
Послідовність і напрями контролю:
1. Вивчення організації обліку МШП у бухгалтерії, місцях їх зберігання чи використання. Особлива увага звертається на закріплення матеріальної відповідальності і дотримання умов зберігання цінностей, правильність документального оформлення операцій з МШП, організацію щоденного контролю та їх оперативного обліку.
2. Проведення інвентаризації МШП за місцями їх знаходження та МВО. У ході інвентаризації слід з'ясувати: чи закріплені МШП, що знаходяться на складі та в експлуатації, за МВО, чи здійснюється їх маркування до передачі в експлуатацію, чи кожному інвентарному об’єкту присвоєно відповідний номер, як організовано облік МШП у місцях експлуатації.
3. Перевірка операцій з оприбуткування МШП передбачає, перш за все, встановлення правильності їх віднесення до складу оборотних матеріальних запасів або необоротних матеріальних активів. Необхідно дослідити правильність документального оформлення цих операцій, дотримання правил їх оцінки і складання бухгалтерських кореспонденцій. Перевіряють своєчасність і повноту оприбуткування цих цінностей на склад, порівнюючи документи постачальника та прибуткові ордери або картки складського обліку.
4. Контроль забезпеченості виробничого процесу МШП. На підставі даних оборотних відомостей за рахунками 22, 112, карток чи книг оперативного обліку в місцях експлуатації аналізуються залишки та рух запасів за затвердженою номенклатурою на складі і в експлуатації станом на перше число кожного кварталу. Об’єктами контролю для визначення понаднормативних, завищених, залежаних запасів є: МШП, за якими немає руху понад 3-6 місяців, МШП, за якими прослідковується збільшення обсягів запасів на складі, та ті, за якими мають місце незначні обсяги видачі в експлуатацію, порівняно із запасами на складі. Наявність понаднормативних, залежаних, непридатних для використання МШП встановлюються при їх обстеженні та вибірковій інвентаризації. Доцільно з цього приводу отримати письмові пояснення МВО.
5. Перевірка операцій з видачі та списання спецодягу і спецвзуття, яка передбачає нормативну перевірку правомірності безкоштовного забезпечення ними працівників підприємства і дотримання нормативів їх видачі, а також правил та термінів їх експлуатації.
Вивчаючи ці операції, установлюють випадки передчасної заміни спецодягу і спецвзуття, неправомірної їх видачі окремим працівникам. Також визначають розмір зменшення витрат підприємства для оподаткування податком на прибуток унаслідок цих порушень.
6. Перевірка правильності нарахування зносу малоцінних необоротних матеріальних активів та включення його у відповідні витрати, насамперед щодо того питання, чи не було заміни одного методу нарахування зносу іншим по окремих підгрупах малоцінних активів. При перевірці обліку у цілях оподаткування податком на прибуток звертають увагу, чи не включено до складу витрат знос малоцінних необоротних предметів невиробничої сфери (абзац 6 п. 3 ст. 144 Податкового кодексу України).
7. Перевірка операцій вибуття (списання) МШП за актами на списання та оприбуткування матеріалів від ліквідації. Для списання МШП затверджується керівником підприємства відповідна комісія. Акти повинні бути складені за встановленою формою. Списання МШП в обліку має проводитися лише за наявності документів, які підтверджують здачу їх у брухт чи утилізацію. При передачі МШП іншим особам необхідно перевірити, чи нараховане податкове зобов’язання з ПДВ.
8. Контроль правильності відображення операцій з МШП в обліку шляхом логічної перевірки складених кореспонденцій рахунків на підставі змісту відображених господарських операцій в первинних документах. Встановлюється відповідність даних Головної книги за рахунками 22, 112 даним оборотних відомостей у розрізі класифікаційних груп і матеріально-відповідальних осіб та даним оперативного обліку, який вони ведуть.
Особлива увага приділяється також правильності оцінки вибуття МШП, розрахунку і відображенню податкового кредиту і податкового зобов’язання з ПДВ. Суцільним способом перевіряють обґрунтованість виправлень і коригувань в обліку.
Основні типові порушення: неправильне віднесення малоцінних предметів до складу оборотних або необоротних матеріальних активів; необґрунтованість норм видачі МШП; відсутність затвердженого переліку осіб, яким можна видавати МШП у експлуатацію; включення до складу витрат у цілях оподаткування податком на прибуток знос малоцінних необоротних предметів невиробничої сфери або витрат на спецодяг та спецвзуття, що не встановлені КМУ; списання МШП без наявності документів, які підтверджують здачу їх у брухт чи утилізацію тощо.
