Тема 6
Контроль матеріальних запасів
Перевірка стану внутрішнього контролю за збереженням та використанням матеріальних запасів
Необхідно зауважити, що у ході контрольного процесу матеріальних запасів використовують як документальні, так і фактичні методи контролю: нормативно-правова перевірка, формальна, логічна й арифметична перевірка документів, зустрічна перевірка, співставлення даних документів, суцільна та вибіркова інвентаризація, обстеження, контрольні заміри, лабораторні аналізи тощо.
Основні напрями та послідовність контролю:
1) Проведення інвентаризації матеріальних запасів (повної або суцільної, вибіркової, контрольної). Організація і техніка проведення інвентаризації та порядок документального оформлення її результатів встановлені Інструкцію по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків від 11.08.1994 № 69. Під час проведення перевірки стану внутрішнього контролю за збереженням та використанням матеріальних запасів перевагу віддають повній інвентаризації матеріальних цінностей, яка може бути проведена раптово на усіх складах та коморах або почергово. Вибіркова інвентаризація є ефективною лише тоді, коли на ревізованому підприємстві нещодавно (не більше трьох місяців назад) було здійснено повну інвентаризацію матеріальних запасів.
2) Обстеження складських приміщень. Здійснюються одночасно з інвентаризацією матеріальних запасів з метою встановлення дотримання умов їх зберігання (стану охорони складських приміщень та протипожежної безпеки, дотримання санітарних норм, температурних режимів, порядку складування матеріальних цінностей, забезпеченості складів справними ваговимірювальними приладами і технікою). Порядок зберігання матеріальних цінностей перевіряється у розрізі матеріально-відповідальних осіб (далі – МВО).
3) Перевірка добору кадрів на посади МВО та закріплення матеріальної відповідальності за ними. У ході такої перевірки доцільно перевірити особові справи МВО на предмет того, чи мають вони спеціальну підготовку, чи не мають правових обмежень на обіймання таких посад, чи своєчасно укладено з ними угоди про повну матеріальну відповідальність. У бухгалтерії встановлюють наявність актів приймання-передавання матеріальних цінностей при зміні МВО.
Порівнявши дані Головної книги та оборотних відомостей про залишки матеріальних цінностей у розрізі МВО й проаналізувавши дані про фактично відпрацьований ними час в особових рахунках розрахунків з оплати праці, можна виявити «фіктивні» МВО (фактично звільнені з роботи, які не передали матеріальних цінностей, або особи, що перебувають у декретних відпустках, довгострокових відпустках по догляду за дітьми до трьох років чи на тривалому лікарняному).
4) Перевірка організації пропускної системи на підприємстві. проводиться на предмет встановлення дієвості пропускної системи контролю при ввезенні-вивезенні матеріальних цінностей з підприємства. Для цього здійснюються:
- дослідження даних книги реєстрації перепусток, журналу затримань, актів перевірки органів правопорядку, наказів про вжиті заходи з ліквідації порушень;
- раптова вибіркова перевірка вантажів, що вивозяться на підставі пропусків (доцільно перевіряти відвантаження місцевим покупцям);
- перевірка результатів контролю з боку адміністрації підприємства щодо вивезення вантажів.
5) перевірка дотримання правил приймання-відпуску матеріальних запасів та ведення складського обліку здійснюється у такій послідовності:
- дослідження системи контролю якості матеріальних цінностей, що надходять від постачальників, правильності їх приймання за кількісними та якісними показниками;
- перевірка результатів лабораторних аналізів якості матеріальних цінностей, обґрунтування претензій до постачальників неякісної сировини, матеріальних цінностей;
- контроль відображення в обліку приймання і відпуску матеріальних запасів у декількох одиницях виміру (вага і місткість, кількість штук і площа тощо);
- перевірка стану та результатів контролю, що здійснювався з боку відділів постачання, збуту, бухгалтерії та цехів;
- логічна і арифметична перевірка карток сортового обліку;
- раптова перевірка первинних документів на робочому столі завідувача складом;
- співставлення залишків у сальдовій книзі із залишками в оборотних відомостях у бухгалтерії.
Результати перевірки стану внутрішнього контролю за збереженням та використанням матеріальних запасів дозволяють визначити об’єкти повної інвентаризації, де найбільш вірогідні нестачі, крадіжки, факти безгосподарного витрачання матеріальних цінностей: окремі склади, конкретні МВО, види запасів.
