Основною метою перевірки є встановлення своєчасності і повноти оприбуткування матеріальних цінностей, що надійшли на склад та обґрунтування і правильності списання у видаток витрачених (відпущених) матеріальних цінностей й відповідності записів на рахунках бухгалтерського обліку.
Джерелами інформації при здійсненні контролю є:
1) первинні документи: договори постачання, специфікації, прибуткові й видаткові накладні, вимоги, лімітно-забірні карти, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, акти приймання матеріалів, квитанції і т. п., звіти матеріально-відповідальних осіб, реєстри прибуткових документів;
2) облікові реєстри: книга реєстрації довіреностей, журнал реєстрації вантажів, картки складського обліку, оборотні відомості по аналітичних рахунках у розрізі матеріально-відповідальних осіб та відповідних синтетичних рахунків, Журнали 3, 5 (5А), і Відомість 5.1 аналітичного обліку запасів, Головна книга з рахунків 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 23 «Виробництво», 25 «Напівфабрикати»;
3) звітність підприємства у складі балансу, звіту про фінансові результати та приміток до річної фінансової звітності.
У цілому послідовність документальної перевірки операцій із запасами можна подати схематично (рис. 6.1).
Основні напрями і послідовність контролю надходження матеріальних запасів.
1) Загальна оцінка джерел надходження матеріальних запасів та рівня забезпечення ними виробничих й інших потреб підприємства, яка тісно пов’язана з перевіркою стану оперативного обліку і контролю за укладенням і виконанням угод постачальниками матеріальних ресурсів. Одночасно перевіряють факти пред’явлення і непред’явлення претензій, відмови у задоволенні позовів та сплати штрафів за порушення укладених договорів.
Рис. 6.1. Послідовність документальної перевірки операцій із запасами
2) Вибіркова перевірка відповідності даних первинних документів на оприбуткування записам в облікових регістрах (Журнали 3, 5 (5А), картки складського обліку, машинограми та відомості обліку матеріальних ресурсів). Але суцільним способом перевіряються усі рекламаційні акти при оприбуткуванні матеріальних цінностей і нестачі та втрати під час транспортування.
3) Оцінка порядку складання кореспонденції рахунків. Здійснюється методом зіставлення даних первинних документів на оприбуткування матеріальних запасів зі звітами завідувачів складів. Одночасно перевіряють додані первинні документи на предмет правильності таксування і підрахунків у них (логічна і арифметична перевірка).
4) Перевірка повноти оприбуткування матеріальних запасів шляхом зіставлення кількості і сортності матеріальних цінностей за документами постачальників та даними прибуткових ордерів.
5) Суцільна перевірка матеріалів у дорозі, підтвердження реальності й обґрунтованості відповідної заборгованості постачальникам за даними розрахункових документів. Необхідно встановити також їх рух за даними статті «Матеріальні цінності в дорозі» журналу 5 (5 А) на кінець кожного місяця.
6) Контроль виконання заготівель через підзвітних осіб за готівку шляхом порівняння даних накладних (у т. ч. податкових) з даними квитанцій до прибуткового касового ордеру або чеків тих підприємств, у яких вона здійснювалась. Перевірку повноти надходження матеріалів на склад можна виконати порівнянням даних журналу обліку виданих доручень та товарно-транспортних накладних і карток складського обліку.
7) Перевірка відповідності підсумків записів за дебетом субрахунків до рахунків 20, 22, 25 за місяць у Відомості 5.1 даним у Журналах 3, 5 (5А) чи машинограмах.
8) Перевірка узгодженості записів синтетичного та аналітичного обліку по матеріально-відповідальних особах.
Якщо у контролера виникли сумніви щодо окремих транспортних накладних чи інших документів з оприбуткування, він може зробити їх порівняння з даними банківських виписок або, навіть, здійснити зустрічну перевірку з постачальником.
Важливою процедурою у ході контролю повноти оприбуткування матеріальних цінностей є вивчення правильності визначення їх первісної вартості згідно з П(С)БО 9 «Запаси» та П(С)БО 16 «Витрати», а також порядку здійснення переоцінки матеріальних запасів. Особливу увагу, при цьому, слід приділити достовірності обліку і розподілу транспортно-заготівельних витрат підприємства, що впливають на визначення первісної вартості придбаних матеріальних цінностей.
Основні порушення, якіє типовими під час проведення контролю надходження матеріальних запасів:
а) завищення в актах розмірів нестач і втрат від псування матеріальних цінностей з метою розкрадання;
б) запущеність аналітичного обліку матеріальних запасів;
в) приховування нестач, втрат, невідфактурованих поставок матеріальних запасів через матеріали в дорозі, на відповідальному зберіганні тощо;
г) несвоєчасність оприбуткування матеріальних запасів;
д) завищення договірних цін на матеріальні запаси;
е) необґрунтованість включення сум транспортно-заготівельних витрат до собівартості окремих видів запасів;
є) порушення обліку витрат на придбання матеріальних запасів з метою оподаткування.
Основні напрями і послідовність контролю операцій з витрачання матеріальних запасів.
Контроль витрачання матеріальних запасів доцільно здійснювати за МВО у розрізі джерел вибуття (в основне, допоміжне, підсобне виробництво, на збут, адміністративні потреби, реалізація юридичним та фізичним особам, відпуск у рахунок виплати заробітної плати працівникам, безоплатна передача окремим організаціям чи фізичним особам, передавання до статутного капіталу іншого підприємства).
Перевіряють законність і обґрунтованість відпуску матеріалів, правильність визначення їх кількості та якості, повноти і своєчасності оформлення первинної документації та факти надходження матеріалів за призначенням. При цьому перевірку відпуску матеріалів у виробничі підрозділи поєднують з контролем їх використання у виробництві.
1. Перевірка відповідності даних складського обліку даним синтетичного обліку за рахунком 20 «Виробничі запаси» (за кожним субрахунком) шляхом зіставлення загального підсумку залишків сальдової відомості на кінець місяця із залишками у відомості обліку матеріальних цінностей за кожним складом. Також звіряють загальні обороти вибуття матеріалів за місяць за всіма складами і залишки матеріалів на кінець місяця, показані у відомостях, із кредитовими оборотами і залишками на рахунку 20 «Виробничі запаси» в Головній книзі.
2. Перевірка операцій з відпуску матеріальних запасів у виробництво передбачає:
а) встановлення обґрунтованості норм витрат сировини (групових, індивідуальних) і лімітів їх відпуску на виробництво;
б) формальну і логічну перевірку документації (насамперед, щодо відповідності норм у документах на списання нормативним даним та відповідності кількості та якості фактично списаної сировини встановленим нормам). Для перевірки використовують накопичувальні відомості щодо витрачання матеріалів зі складів, що виписуються на підставі видаткових ордерів, лімітні (лімітно-забірні) картки, акти-вимоги тощо.
Ефективним прийомом встановлення фактів завищення норм витрат є аналіз даних про витрати за кілька звітних періодів.
Якщо у виробництво списано сировини більше, ніж передбачено нормами, то необхідно встановити причини, отримати пояснення від технологів, керівника цеху;
в) фактичну перевірку, якою бажано підтвердити результати документального контролю: експертна оцінка сировини; контрольний запуск сировини у виробництво чи контрольний розкрій матеріалів (за участі спеціалістів, експертів); вибіркові інвентаризації залишків виробничих запасів у цехах, що дають можливість встановити наявні надлишки запасів у цехових складах або незавершеному виробництві.
3. Перевірка операцій з витрачання виробничих запасів на інші цілі, зокрема: на потреби збуту, управління підприємством; реалізація матеріалів іншим підприємствам, працівникам підприємства; безоплатне передавання іншим особам тощо.
Перевіряють повноту і достовірність первинних документів (накладних, видаткових ордерів, перепустки на вивіз цінностей, наказів, розпоряджень адміністрації, договорів дарування, довіреностей покупців, податкових накладних) і встановлюють, чи правильно застосовані продажні ціни і визначено ПДВ та результати таких операцій, чи відповідним чином відображені вони в обліку. Зосереджують увагу на фактах отриманих збитків від реалізації матеріальних запасів на сторону.
Доцільно здійснити контрольні перевірки вантажів, що вивозяться, і співставити їх із супроводжувальними документами. Така процедура дозволяє встановити факти реалізації якісних матеріальних цінностей під виглядом відходів, лому.
4. Дослідження операцій зі списання матеріальних цінностей у таких випадках:
а) списання у зв’язку з невідповідністю критерію активу;
б) списання через втрати від стихійного лиха;
в) списання нестач у межах норм і понад норми природного убутку.
Застосовуються методи нормативно-правової перевірки. Перевіряють правильність документального оформлення таких операцій, їх обґрунтованість та відповідність складених кореспонденцій рахунків. Встановлюють, чи не завищено вартість витрат підприємства, бо це впливає на його оподатковуваний прибуток, чи правильно визначено величину нестач, що відноситься за рахунок винних.
Розмір збитку, який підлягає відшкодуванню винними матеріально-відповідальними особами, визначається згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей від 22.01.1996 № 116 (рис. 6.2).
При виявленні нестач та втрат в результаті зловживань, відповідні матеріали у 5-тиденний термін треба передати в правоохоронним органам і подати громадський позов. При відшкодуванні збитків винними особами сума, яка перевищує балансову вартість матеріальних цінностей, підлягає відрахуванню у бюджет.
5. Контроль правильності оцінки запасів при їх списанні згідно з методами, передбаченими П(С)БО 9 «Запаси» і визначеними в обліковій політиці підприємства.
Рис. 6.2. Визначення розміру збитків при виявленні фактів нестачі матеріальних цінностей
6. Перевірка правильності відображення операцій вибуття матеріальних запасів в обліку і звітності здійснюється на предмет встановлення:
- правомірності записів і кореспонденцій бухгалтерських рахунків у Журналах 3, 5 (5А), або машинограмах по рахунках 23, 24, 91-94, 99, 374;
- правильності відображення класифікації запасів в обліку;
- проведення переоцінки запасів у відповідності до вимог законодавства.
Основні типові порушення: списання виробничих запасів на витрати виробництва при нестачах, псуванні і втратах від безгосподарності, фактично використаних на капітальний ремонт чи капітальне будівництво, невиробниче споживання; заниження розміру відшкодування збитків винними особами при встановленні нестач, псування, розкрадання матеріальних цінностей; перевитрати сировини у результаті порушення технології виробництва; повторний відпуск матеріалів на одні й ті ж потреби; заниження бази оподатковуваного прибутку підприємства через завищення вартості витрат підприємства від стихійного лиха, при списанні природного убутку матеріальних цінностей; відсутність технічно обґрунтованих норм витрат матеріалів, особливо для виконання підсобних і ремонтних робіт; реалізація якісних матеріальних цінностей під виглядом відходів; відсутність первинних документів чи їх фальсифікація; необґрунтовані записи і виправлення.
