Организация документооборота

 

Порядок документирования хозяйственных операций, движение и сроки пере­дачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются гра­фиком документооборота.

Документооборот – опись документов и регламентация процесса их: - создания, - движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов, - утверждения, - принятия к учету, - обработки, - передачи их в архив.

Т.е. документооборот – это движение документа от момента его составления до сдачи в архив.

Документооборот состоит из следующих потоков:

- поступающих (входящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура поставщика материалов, а также письма, запросы, справки от контрагентов;

- отправляемых (исходящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура продавца, передаваемые покупателю продукции, а также письма, справки передаваемые контрагентам;

- внутренних документов, например, приходный ордер, расходный кассовый ордер, а также документы, которые обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.

Основные этапы документооборота:

- составление и оформление документов;

- движение документов по рабочим местам;

- поступление документов в бухгалтерию;

- обработка документов в бухгалтерии;

- передача документов в архив.

Разрабатывается график документооборота, который утверждается руководитель организации и способствует усилению контрольной функции бух­галтерского учета. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке, обработке и хранению документов. Указывается, по каким инстанциям, и в какой последовательности проходит документ.

График документооборота

а) обеспечивает контроль за оформлением документа;

б) устанавливает ответственность исполнителей за своевременное правильное создание документа, его исполнение и передачу в архив;

в) обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не пред­ставляется возможным – непосредственно по окончании операции. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверж­дает список лиц, имеющих право подписывать первичные документы.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно прове­ряют. Только после бухгалтерской проверки документы могут слу­жить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные до­кументы возвращают для исправления.

Каждый документ должен быть проверен:

Ø с формальной сторо­ны – проверяется соблюдение формы, нали­чие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи рас­порядителей и исполнителей;

Ø по существу – выяснение необхо­димости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормати­вам и т. п.;

Ø арифметически – заключается в выявлении правильности вычислений и итоговых подсчетов в документах.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка докумен­тации, которая заключается в:

Ø группировке состоит в подборе и объединении первичных документов в од­нородные по содержанию;

Ø таксировке документов – это проставление в них наряду с ко­личественными показателями операции ее денежного выражения (оценка операции);

Ø контировке – составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса ин­формации из документа на счета бухгалтерского учета.

Бухгалтерская обработка завершается составлением сводных до­кументов на основании сгруппированных первичных документов.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, не­обходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и системати­зируется в учетных регистрах, а затем переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность под­лежат обязательному хранению в течение пяти лет. Исключение:

годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные запи­ски к ним, главные книги организации	в течение десяти лет
ли­цевые счета рабочих и служащих	не менее 75 лет с мо­мента закрытия этих счетов

* в случае прекращения деятельности организации, документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы и лицевые счета подлежат сдаче в государственные архивы.

 

Ответственность за обеспе­чение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.

Первичные документы до передачи их в архив организации должны хранить­ся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

В настоящее время все большее распространение получает электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет создавать электронные документы.