Понятие документа и документации. Значение и их роль в учете и контроле

 

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он осно­ван на сплошном документировании хозяйственных операций.

Документирование – совокупность процедур первичного отражения (регис­трации) хозяйственных фактов в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей (от лат. document — свидетельство).

Бухгалтерская документация – это результат процедур документирования, совокупность первичных и сводных документов.

Первичный документ – это письменное свидетель­ство о совершении определенного хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующего дальнейших пояснений и детализаций.

Каждый первичный документ отражает один совершенный факт хозяйственной деятельности.

Значения документа:

Юридическое – документ – это доказательство совершения хозяйственной операции. Документы используют в качестве доказательств при спорах данной организации с другими лицами.

Контрольное – документ – это источник данных для осуществления внутрихозяйственных операций. Большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего кон­троля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии, в проведении контроля со­хранности имущества экономических субъектов.

Организационно – управленческое – документ – это источник оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений.

Экономическое – данные документа используются для определения величины экономических и производственных показателей деятельности организации.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контро­ля. В связи с этим документы должны иметь реквизиты.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относят:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных выше, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные рек­визиты, к которым можно отнести: номер документа, адрес организации, осно­вание для совершения операции.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются руководителем экономического субъекта. Первичные документы могут быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разработаны Госкомстатом России и носят рекомендательный характер.

Первичный документ составляется на бумажном носителе, в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Ошибки в первичных документах (за исключением кас­совых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма, так чтобы можно было прочитать исправленное; надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления;

Пример. Если в учетном регистре неверно был сделана запись, скажем, вме­сто 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то запись должна принять вид:

100 руб. Исправленному верить

«....... 115 руб................» 12.04.2017 г. Иванченкова И. А.

Таким образом, исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

 

Классификация документов

 

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам.

1. Документы могут классифицироваться по назначению на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указа­ния, доверенности и т. п. Информация, содержащаяся в этих документах, не за­носится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

Оправдательные (исполнительные) документы составляют и подписывают лица, ответственные за совершенную операцию. На основании таких документов осуществляются записи на счетах бух­галтерского учета. Такие документы, например, для материально-ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценностей. Некоторые документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, требования, акты приемки и т. п.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправ­дания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это раз­личные расчеты, справки, которые играют вспомогательную роль и составля­ются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи, распределение прибыли предпри­ятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных рас­ходов и т.п.). Информация из таких документов заносится в учетные регистры.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных ви­дов документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгал­терского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

2. По содержанию хозяйственных операций

Материальные – отражают движение товарно-материальных операций, например, приходный ордер, требование-накладная.

Денежные – отражают операции с наличными и безналичными денежными средствами, например, ПКО, платежное поручение.

Расчетные – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам, например, товарная накладная, акт выполненных работ.

3. По степени обобщения учетной информации различают:

Первичные документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят: кассовые ордера, требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др.

Сводными называются документы, представляющие собой сводку (обобще­ние) однородных данных нескольких первичных документов. Например, отчет кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров).

4. По месту составления различают: внутренние, составляемые в организации (аван­совые отчеты, требования и др.), и внешние, поступающие от контрагентов (на­кладные и счета-фактуры, полученные и др.).

5. По охвату хозяйственных операций документы подразделяются на разовые, которые оформляются на одну или несколько операций и могут служить осно­ванием для бухгалтерской записи (требование на отпуск материалов со склада), и накопительные, которые оформляются постепенно, по мере совершения одно­родных операций (лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета рас­хода материалов). Учетные записи в накопительных документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокращает количество записей.

 

Один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам по классификации. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств), первичным, разовым и много­строчным документом.