Комунікативний процес. Типи комунікацій. Комунікативні зв`язки в організаціях. Комунікації між рівнями організації (вертикальна структура). Комунікації керівник – підлеглий. Комунікації між різними підрозділами (горизонтальна структура). Неформальні комунікації. Електронні засоби комунікацій. Комунікаційні бар`єри
Кожна людина щодня користується комунікаціями, але лише деякі це роблять досить узгоджено. Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Майже все, що роблять керівники, аби полегшити досягнення цілей організації, потребує ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, то вони не зможуть і працювати разом, формулювати цілі й досягати їх.
Однак комунікації — це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків. Кожен з цих кроків потрібен для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожен крок — це пункт, у якому, якщо ми не будемо думати, що робимо, — зміст може бути втрачено. Мета кожного керівника — зробити процес комунікації якнайбільш ефективнішим і не втратити при цьому змісту.
Згідно з дослідами, проведеними в 1975 році, керівники від 50 до 90% усього часу витрачають на комунікації. На перший погляд це здається неймовірним, але якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі у відносинах між особами, інформаційному обміні й процесах прийняття рішень, а також у плануванні, організації, мотивації й контролі, усе стає зрозумілим. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, комунікації є процесом, що зв`язує.
Хоча загальноприйнятим є те, що комунікації мають велике значення для успіху організацій, опитування показали, що 73% американських, 63% англійських і 85% японських керівників вважають, що комунікації є головною перепоною на шляху досягнення ефективності їхніми організаціями. Згідно ще одного опитування близько 250 тис. працівників 2000 найрізноманітніших компаній, обмін інформацією для них є однією з найскладніших проблем у організаціях.
Ці опитування доводять, що неефективні комунікації — одна з основних сфер виникнення проблем. Глибоко усвідомлюючи комунікації на рівні особи й організації, керівники повинні вчитися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати, таким чином, більш ефективними менеджерами. Керівники, що ефективно працюють, — це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони являють суть комунікаційного процесу, мають добре вміння усного й писемного спілкування й розуміють, як середа впливає на обмін інформацією.
При обговоренні обміну інформації всередині організації зазвичай думають про людей, що говорять у процесі особистого спілкування чи в групах на зборах, розмовляють по телефону чи читають і складають записки, листи й звіти. Хоча ці випадки складають основну частину комунікацій в організації, комунікації являють собою більш розгалужений і складний процес.
Комунікативний процес
Комунікативний процес — це обмін інформацією між двома чи більше людьми.
Основна мета комунікативного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності її передачі. Тому попередньо треба мати уявлення про стадії процесу комунікації.
Комунікації — це процес передавання інформації від однієї особи до іншої. Ефективні комунікації — це такий процес передавання повідомлення, коли отримане повідомлення якомога близьке за значенням до первинного.
Ключовими складовими ефективних комунікацій є дані — це неопрацьовані цифри й факти, які відображають окремий аспект дійсності; а також інформація — це дані, представлені у вигляді або формі, які мають сенсові навантаження. Інформація є цінною, якщо вона достовірна, своєчасна, повна й доречна.
Комунікативний процес розпочинається, коли одна особа (відправник) хоче передати факт, ідею, думку чи іншу інформацію комусь іншому (одержувачу). Ця інформація має значення для відправника незалежно від того, чи вона проста й конкретна, чи складна й абстрактна. Наступна дія — це кодування інформації у формі, що відповідає ситуації. Кодування може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів, або навіть художнього вираження й фізичних дій.
Після того, як повідомлення закодоване, його передають відповідними засобами зв`язку (каналами). Звичайні засоби зв`язку в організаціях — це наради, електронна пошта, записки, листи, звіти та телефонні розмови. Далі відбувається декодування у форму, яка має значення для одержувача. Значення інформації може бути різним, і в багатьох випадках воно є підставою для відповіді; і тоді утворюється цикл, оскільки нове повідомлення в такій самій послідовності передається початковому відправникові.
- Таким чином, у процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи.
- Відправник — особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію й передає її.
- Повідомлення — власне інформація, що закодована за допомогою символів.
- Канал — засіб передачі інформації.
- Одержувач — особа чи особи, яким адресована інформація і які інтерпретують її.
Крім того, комунікації можуть бути перервані перешкодою — шумом або розмовою людей поблизу. Перешкодами також є загублений на пошті лист, пошкодження телефонної лінії, невірна адреса електронної пошти тощо.
Типи комунікацій
Сьогодні поширені такі типи комунікацій у організаціях: міжособові комунікації; комунікації в системах зв`язку та командах; комунікації в організаціях та електронні засоби комунікацій.
Окрім того, комунікації можуть бути усними та письмовими.
Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов тощо, за яких розмовну мову використовують для передавання змісту. Перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотній зв`язок і взаємний обмін.
Недоліком усних комунікацій є те, що вони можуть бути недостовірними (неправильно вибрані слова для вираження змісту; якісь перешкоди, що переривають процес; слухач забуває частину або все повідомлення; не вистачає часу на виважені відповіді тощо).
Письмові комунікації — це звіти, записки, листи, записи тощо. Недоліком цих комунікацій є те що вони затримують зворотній зв`язок та взаємообмін, крім того вони складніші за усні й потребують більше часу. Переваги письмових комунікацій полягають у достовірності. Зазвичай їх використовують, коли одній чи обом сторонам потрібні письмові записи про те, що відбувалося.
Вибираючи засіб комунікації, менеджери повинні зважати на всі аспекти.
