Організація документування та обліку операцій з дебіторською заборгованістю

У процесі здійснення господарської діяльності бюджетні установи вступають у фінансово-майнові відносини, в результаті яких утворюється дебіторська заборгованість — сума боргів, що належать підприємству чи організації, від юридичних або фізичних осіб. До основних категорій дебіторів відносяться: покупці; підзвітні особи; особи, що відшкодовують збитки, завдані установі; постачальники в порядку авансових платежів. Відповідно до означених напрямів обліку виокремлюють напрями організації обліку розрахунків з різними дебіторами.

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

− визначення штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;

− встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу підприємства;

− організація розрахунку підзвітної суми;

− визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.

Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають:

− керівник підприємства та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня);

− головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності вищим органам тощо);

− провідні спеціалісти за профілем (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажування за кордоном);

− заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно-матеріальних цінностей в установу).

Визначення ліміту підзвітних сум до отримання в розрізі структурних підрозділів передбачає вивчення потреб в останніх з урахуванням запланованих заходів щодо кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі суми за відрядженнями, кількість відряджень та осіб, обсяг необоротних матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб.

Механізм видачі грошей під звіт та звітування за результатом їх витрачання регулюється в цілому Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Відповідно до нього видача готівки із каси установи під звіт здійснюється за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отриманими нею підзвітними сумами. Видача підзвітних сум проводиться касиром на основі виписаного бухгалтерією видаткового ордера, який, в свою чергу, складається на підставі наказів про відрядження чи розпоряджень за результатами проведених видатків по звітним коштам. Відповідна особа подає до бухгалтерії авансовий звіт за витраченими сумами з доданням оригіналів усіх виправдовувальних документів (рахунків, проїзних квитків, квитанцій, посвідчення про відрядження тощо). Звіт подається разом із невикористаним залишком готівки у такі терміни: упродовж трьох днів після повернення з відрядження; упродовж наступного робочого дня після отримання готівкових коштів під звіт на господарські потреби.

За отриманими авансовими звітами та виправдовувальними документами бухгалтер після перевірки достовірності останніх та доцільності видатків здійснює розрахунок суми до відшкодування, яка заноситься в авансовий звіт. Авансовий звіт візується керівником, після чого здійснюється кінцевий розрахунок з підзвітною особою. Нагадаємо, що відповідно до ст. 127 Кодексу законів про працю в разі несвоєчасного повернення грошового авансу підзвітною особою керівник підприємства має право не пізніше одного місяця з дня закінчення терміну, встановленого для повернення сум невитрачених авансів, видати наказ (розпорядження) про утримання означеної суми із зарплати працівника за умов прийняття аргументації підстав та розміру утримань останнім.

Організація обліку розрахунків з працівниками з приводу відшкодування завданих ними збитків підприємству включає визначення механізму відшкодування збитків та технології облікового процесу. Механізм відшкодування збитків підприємству, завданих винною особою, визначається Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 «Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», Законом України від 6.06.95 № 217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» та Наказом Міністра фінансів України; Головного Управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90 «Про затвердження Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу».

Організація облікового процесу за вказаним напрямом передбачає:

− організацію облікових номенклатур, до яких входять такі операції: віднесення суми збитків на винних осіб, погашення заборгованості винними особами, перерахування відповідної частки відшкодованих збитків до бюджету;

− організацію вибору носіїв облікової інформації, яка регулюється вищевказаними нормативними документами щодо обліку касових операцій та операцій на рахунках в уповноважених установах банків;

− організацію руху носіїв облікової інформації.

Організація обліку розрахунків з покупцями, а також постачальниками шляхом авансових виплат передбачає таке: вибір форми розрахунків, оптимальної для даного підприємства; досягнення домовленості про терміни виплат з урахуванням мінімізації проміжку часу між моментом списання грошових коштів з рахунків підприємства та отримання товарно-матеріальних цінностей чи передачею підприємством товарно-матеріальних цінностей, та отриманням за них грошових коштів; організацію адресної картотеки постачальників для забезпечення проведення взаємозвірок; організацію технології облікового процесу за традиційними напрямками.

 

Питання для самоконтролю:

1. Які нормативні документи регламентую облік грошових коштів?

2. Які завдання організації обліку грошових коштів?

3. Як розраховується та документально оформлюється ліміт готівки у касі підприємства?

4. Охарактеризувати документообіг з обліку грошових коштів у касі.

5. Охарактеризувати документообіг з обліку грошових коштів на рахунках у банках.

6. Як організується облік розрахунків з дебіторами?

7. Як організується облік розрахунків з підзвітними особами?

 

 

Тема 8