Організація надходження, зберігання та вибуття запасів

Наявність, рух за надходженням і вибуттям, за місцями зберігання запасів характеризує їх первинний облік.

Законодавчо та нормативними документами вже визначені основні характеристики номенклатури матеріальних запасів: їхні назва, тип, сорт, розмір, одиниці виміру та багато інших. Разом з тим велика кількість номенклатур потребує особливого визначення, яке характеризувало б особливості об’єктів обліку.

Для визначення номенклатури потрібно скласти таблицю за формою (табл. 7.2). Номенклатура має бути пов’язана з назвою, рухом матеріальних запасів, напрямами використання, джерелами надходження тощо.

Таблиця 7.2

Облікові номенклатури з обліку виробничих запасів

Під час розроблення облікових номенклатур первинного обліку потрібно укрупнювати одиниці вимірювання там, де це можливо. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи.

Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової інформації. Для забезпечення первинного обліку запасів передбачено такі документи (табл. 7.3).

Таблиця 7.3

Первинні документи з обліку запасів

Організація носіїв первинного облікузапасів починається з відбору з альбому форм, рекомендованих Комітетом статистики України. Якщо окремі форми не повністю відповідають вимогам роботи підприємства, їх дороблюють і затверджують в індивідуальному порядку. У тому разі, коли за характером діяльності підприємство не має стандартних форм в альбомах, такі носії розробляються індивідуально. Розроблення їх здійснюється складанням проекту та його затвердженням в установленому порядку.

Відібрані та розроблені форми формуються в альбоми.

Організація руху носіїв первинного обліку на першому етапі облікового процесу здійснюється способом складання оперограми на кожний первинний документ з моменту запису першої операції до передачі документа на обробку в поточному обліку. В оперограмі визначаються відповідні роботи, виконавці, термін та інші характеристики.

Для організації обліку запасів за місцями зберігання доцільно скласти схему складського господарства, в якій визначити:

— характер складського господарства, наприклад склад технічний, склад основних матеріалів, склад відходів, склад тари та тарних матеріалів;

— основні матеріальні запаси, які будуть зберігатися на складі;

— інші характерні ознаки складу.

Складський облік – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Організується він за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідністю складський облік організують за партіями надходження матеріалів, кожній з яких присвоюють номенклатурний номер, що дублюється у первинних документах.

Основними питаннями організації обліку запасів на складах є:

вибір облікових регістрів кількісного обліку матеріалів на складах;

затвердження на посаду працівника, який здійснюватиме кількісний облік матеріалів (матеріально-відповідальних осіб, спеціальних розрахункових робітників);

забезпечення складів зразками підписів осіб, які мають право дозволити видачу матеріалів, а також представників цехів, які мають право отримувати ТМЦ;

забезпечити склади журналами контрольних записів про стан складського обліку, обліковими кодами, номенклатурою-цінником на матеріали, необхідними бланками документів та регістрів;

встановити графік передачі первинних документів у бухгалтерію.