Нормативна база організації обліку основних засобів:
- Державний класифікатор основних фондів ДК 013-97 (наказ Держкомстату України від 22.01.1996 № 116;
- Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну України від 27.04.2000 №92;
- Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 14 «Оренда», затверджене наказом Мінфіну України від 28.07.2000 №181;
- Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 29.12.1995 №352;
- Методичні рекомендації із бухгалтерського обліку основних засобів, затверджені наказом Мінфіну України від 30.09.2003 №561.
Господарські операції з будівництва, виготовлення, придбання, введення в експлуатацію, підтримання в робочому стані, поліпшення і вибуття основних засобів оформлюються підприємствами первинними документами, які розкривають інформацію про:
назву первинного документу, яка характеризує оформлену господарську операцію;
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст, кількісні та вартісні показники обсягу господарської операції;
назву об’єкта основних засобів, його інвентарний номер, дату початку і місце експлуатації, термін корисного використання;
технічну характеристику (площа, обсяг, місткість, потужність тощо) та вартість об’єкта основних засобів, його переоцінку, ремонт, поліпшення та амортизацію;
посади осіб, які здійснювали господарську операцію та оформлення первинних документів з їх підписами;
перелік технічної документації, що передається (приймається) разом з об’єктом основних засобів, вид і кількість дорогоцінних металів, що містяться в об’єкті основних засобів;
походження коштів (власні, цільові), використаних для придбання, будівництва і поліпшення основних засобів, та про безоплатно одержані основні засоби;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції.
Типовими формами первинної документації, якими оформлюють операції з обліку основних засобів, є такі уніфіковані форми документів (табл. 6.1).
Таблиця 6.1
Форми первинних документів з обліку основних засобів
| Код документа (форма) | Назва документа | Коротка характеристика |
| ОЗ-1 | Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів | Складають на кожний об’єкт окремо або на групу однотипних об’єктів, що мають однакову вартість і їх прийняла на відповідальне зберігання одна й та ж особа |
| ОЗ-2 | Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів | Складають при прийманні завершених робіт після добудови, реконструкції або модернізації об’єктів. Зазначають первісну вартість та технічну характеристику об’єкта |
| ОЗ-3 | Акт на списання основних засобів | Складають при вибутті основних засобів (крім автотранспортних) при повному або частковому їх списанні. Перший примірник передають до бухгалтерії, де на його підставі роблять запис до інвентарного списку основних засобів |
| ОЗ-4 | Акт на списання автотранспортних засобів | Складають при оформленні списання автомобіля вантажного чи легкового, причепа або напівпричепа при їх ліквідації |
| ОЗ-5 | Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини | Складають при встановленні, запуску і демонтажу будівельної машини, що взята напрокат. Підписують представник організації, яка надає послуги з прокату, та механік будівельної дільниці |
| ОЗ-6 | Інвентарна картка обліку основних засобів | Здійснюють записи на підставі актів приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів, актів на списання основних засобів, актів приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів й інших документів. Може бути заведена на кожний об’єкт окремо або на групу однотипних об’єктів основних засобів, що надійшли в експлуатацію одного і того ж місяця і є однаковими за вартістю, призначенням та іншими характеристиками. Заповнюють в одному примірникові та зберігають у поточному архіві бухгалтерії. |
| ОЗ-7 | Опис інвентарних карток з обліку основних засобів | Використовують для реєстрації інвентарних карток. Заповнюють в одному примірникові та зберігають у бухгалтерії. |
| ОЗ-8 | Картка обліку руху основних засобів | Використовують для обліку руху основних засобів за групами. Заповнюють в одному примірникові та зберігають у бухгалтерії. |
| ОЗ-9 | Інвентарний список основних засобів | Використовують для аналітичного обліку за місцем перебування, експлуатації основних засобів. Усі записи в інвентарних списках мають відповідати записам у відповідних інвентарних картках обліку основних засобів |
| ОЗ-14 | Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств) | Використовують для нарахування зносу основних засобів |
| ОЗ-15 | Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій) | Використовують для нарахування зносу основних засобів |
| ОЗ-16 | Розрахунок амортизації основних засобів автотранспорту | Використовують для нарахування зносу автотранспортних засобів |
Із первинних документів формується вхідна інформація під час автоматизованого розв’язання задач з обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.
Ефективного результату можна досягти з використанням інформаційних систем і комп’ютерних технологій обліку.
Задачі можна розв’язувати по-різному:
із застосуванням електронних таблиць;
із застосуванням власних програмних продуктів, розроблених силами підприємства;
із застосуванням універсального програмного забезпечення, запропонованого фірмами-розробниками для проведення розрахунків із планування, обліку, контролю та аналізу.
Так, для виконання облікових робіт широкого використання набули такі програмні комплекси, як «1С: Підприємство», «Парус», «БЕСТ», «Галактика» тощо. Крім того, користувач може скористатися окремими їх модулями, які, наприклад, забезпечують облік основних засобів, складський облік, торгівлю, заробітну плату тощо.
На етапі поточного обліку операції з необоротними активами підприємства відображають в облікових регістрах синтетичного й аналітичного обліку (табл. 6.2).
Таблиця 6.2
Відображення операцій з необоротними активами в облікових регістрах та фінансовій звітності
| Групи необоротних активів | Облікові регістри | Номер рядка в Балансі (ф. № 1) | Номер рядка в Примітках до фінансової звітності (ф. № 5) |
| Основні засоби | журнал 4 | 100–180 | |
| Інші необоротні матеріальні активи | 190–260 | ||
| Нематеріальні активи | журнал 4 відомість 4.3 | 010–080 | |
| Знос необоротних активів | журнал 4 | 1002, 1012 | 010–260 |
| Інвестиційна нерухомість | журнал 4 | ||
| Довгострокові біологічні активи | журнал 3 | 1410–1430 | |
| Довгострокові фінансові інвестиції | журнал 4 відомість 4.2 | 1030, 1035 | 350–420 |
| Капітальні інвестиції | журнал 4 відомість 4.1 | 280–340 | |
| Довгострокова дебіторська заборгованість | журнал 3 відомість 3.2 | 940–950 | |
| Відстрочені податкові активи | журнал 3 | ||
| Інші необоротні активи | журнал 4 |
