У самому загальному контексті до адміністрації звичайно відносять посадових осіб, керуючий персонал якої-небудь установи, підприємства. Це визначення суб'єкта управління (адміністрування) є найбільш широким, пов'язане з організаційною діяльністю адміністрації в сфері управління організаціями публічного і приватного права.
Таким чином, адміністрація (від лат. administratio – управління) стосовно до державного управління – сукупність державних органів, що здійснюють функцію управління; стосовно до управління іншими організаціями – сукупність посадових осіб і органів, що очолюють організацію.
Існують різні точки зору щодо співвідношення понять адміністрації і менеджменту підприємства. Ряд дослідників і практиків відносить до адміністрації керівників усіх рівнів, що перекликається зі складом менеджменту підприємства. Однак, слід погодитися з підходом, відповідно до якого існують розходження між складом адміністрації і менеджменту підприємства:
Ø в адміністрацію підприємства входять не всі керівники: ні офіційно, ні неформально до складу адміністрації не входить ряд лінійних і функціональних керівників середнього і практично всі керівники виробничих і управлінських підрозділів нижнього рівня;
Ø до складу адміністрації підприємства входять усі фахівці і виконавці, що забезпечують функціонування керівників верхнього рівня управління;
Ø керівники верхнього і частково середнього рівнів входять до складу як менеджменту, так і адміністрації підприємства.
Адміністрація підприємства – це вище керівництво, керівники підрозділів підприємства, їх заступники, що мають право приймати рішення:
1. До вищого керівництва відносяться перші керівники (директор, генеральний директор, начальник, керуючий та їх заступники, президент, віце-президент і т.д.).
2. Керівники підрозділів підприємства звичайно поділяються на керівників лінійних і функціональних підрозділів.
2.1. До лінійних керівників відносять керівників виробничих або операційних підрозділів. Крім того, у залежності від ролі, що виконується підрозділами в діяльності підприємства, їх керівники можуть розділятися на керівників основних і допоміжних виробничих або операційних підрозділів.
2.2. До функціональних керівників відносять керівників всіх інших підрозділів (служб), діяльність яких пов'язана з технічною підготовкою виробництва, комерційною роботою, плануванням, організацією праці і заробітної плати, фінансами, обліком і т.д.
Власник наймає адміністрацію для створення, а потім для управління належного йому підприємства.
Саме адміністрація, гіпотетично представлена як найбільш узагальнений суб'єкт управлінського процесу, виконує досить необхідну задачу - закладає основи організаційної діяльності в сфері управління (незалежно від того, яка формальна організація мається на увазі).
Адміністрація забезпечує підбір, оформлення й організацію діяльності працівників управлінських і виробничих підрозділів підприємства. У процесі функціонування підприємства адміністрація здійснює загальні, системозабезпечуючі виконавчі повноваження: формує підприємство, спрямовує і супроводжує його функціонування, контролює і представляє встановлену звітність, забезпечує, у разі потреби, реформування підприємства.
Деталізація й адаптація цілей підприємства стосовно до підрозділів, постановка і вирішення конкретних задач, як правило, делегуються адміністрацією нижчестоящим керівникам управлінських і виробничих підрозділів підприємства. Адміністрація не замінює діяльність конкретних виробничих і управлінських підрозділів підприємства, але, насамперед, забезпечує оперативний супровід цієї діяльності.
Адміністрація також покликана здійснювати офіційне представлення підприємства у зовнішньому середовищі, керувати його цілеспрямованим функціонуванням, забезпечувати взаємодію з підвідомчими йому організаціями.
Апарат управління підприємством (апарат підприємства) – сукупність функціональних підрозділів і (або) посадових осіб підприємства, що виконують штабну адміністративну функцію, необхідну для управління підприємством.
Адміністрування (від лат. Administro – керую, завідую) стосовно державного управління – діяльність держави з управління; стосовно управління іншими організаціями – використання в управлінні бюрократичних, адміністративних форм і методів.
Адміністрування можна визначити як комплекс необхідних будь-якому суб'єкту досить універсальних дій, способів впливу з формалізації, регламентації, розпорядництва, контролю і забезпечення виконання запланованого. Для цього необхідна організація документообігу і діловодства, а також інформаційне забезпечення процесів управління.
Адміністрування припускає наявність у підприємстві:
v систематизованого зведення положень, регламентів і правил (пакет документів, що розподіляють і регламентують права, обов'язки і відповідальність підрозділів і співробітників підприємства);
v основних підходів, принципів, порядків (пакет штатних процедур функціонування підрозділів і співробітників підприємства, що забезпечує досягнення поставлених цілей), якими постійно керується управлінський персонал підприємства у своїй практичній діяльності.
Важливим є те, що у всіх цих документах узагальнюється і закріплюється накопичений кращий досвід встановлення і досягнення цілей підприємства. Одним з визначальних обґрунтувань виділення і застосування адміністрування в якості інструменту забезпечення функціонування підприємства є необхідність забезпечення чіткого дотримання встановлених правил діючим механізмом контролю виконання і відповідальності.
Комплекс установчих документів і внутрішніх положень, затверджених структур і процедур, діючих регламентів і правил підприємства формує основи встановлення і досягнення його цілей. Стабільність його складу й адекватність змісту створює необхідні методичні умови для швидкої й ефективної адаптації кожного нового фахівця, у тому числі і менеджера. Разом з тим можливість модифікації адміністративного комплексу дозволяє врахувати особливості бізнесу, специфіку підприємства й індивідуальні якості менеджера. У реальних умовах у залежності від статуту, форми й інших визначальних факторів у підприємстві формується досить різноманітний склад і відповідний зміст адміністрування.
Конструкційно-інтеграційні прояви адміністрування в менеджменті, що найбільш часто зустрічаються, реалізуються у вигляді таких процедур, як:
1) регламентація системи і процесу цілеполягання, що забезпечує розробку, побудову і реалізацію дерева цілей підприємства;
2) розподіл функціонального виконання змісту професійних операцій і універсальних дій між працівниками і підрозділами підприємства;
3) організація побудови і реалізація процесу менеджменту шляхом послідовного об'єднання дій, операцій, стадій, етапів, фаз і циклів у процес;
4) вироблення, адаптація і застосування моделі організації функціональної взаємодії в ході розробки і здійснення впливу менеджера.
