Выступая как система, процесс функционирования библиотеки включает следующие компоненты (элементы): внешнюю
среду, информационные потребности, процесс деятельности, результат деятельности, обратную связь. Любая библиотека не существует сама по себе, она — не автономная система, а составная часть, элемент системы более высокого уровня сложности —социально-экономической системы общества, производства, науки, культуры, образования, научно-технической информации. Эти внешние по отношению к библиотеке образования, с которыми библиотека связана сетью коммуникаций, составляют ее среду, выступающую в качестве основы и исходного пункта функционирования библиотеки. Внешняя среда, окружающие условия являются тем необходимым фоном, на котором и. при опосредованном участии которого развертывается функционирование библиотеки.
Внешняя среда оказывает постоянное воздействие на библиотеку, заставляя ее перестраиваться. Под этим воздействием в библиотеке происходят процессы, обеспечивающие выполнение ею своих функций, В свою очередь, библиотека через удовлетворение информационных потребностей и использование библиотечных ресурсов оказывает влияние на внешнюю среду, на район библиотечного обслуживания.
В качестве основных объектов внешней среды библиотеки выступают: потребители ее услуг и продукции; учреждения, предприятия и организации, обеспечивающие необходимые условия для деятельности библиотеки (управление, снабжение, финансирование, подготовка кадров и др.): учреждения и организации, участвующие вместе с библиотекой в общественном разделении труда (комплектование фондов, обработка изданий, создание библиографической и фактографической информации, совместное использование фондов и других массивов информации и т. п.); библиотечные и небиблиотечные учреждения, технологически непосредственно не связанные с библиотекой, но изменяющие свою социальную роль и (или) показатели и методы работы при изменении функций, методов работы и (или) показателей деятельности библиотеки (например, вследствие перераспределения задач в системе библиотек и органов информации, заимствования передового опыта работы других библиотек и т. п.). Нельзя обеспечить эффективное функционирование библиотеки, игнорируя другие библиотеки региона (идет ли речь о формировании фондов, организации справочного аппарата, обслуживания читателей и т. д.). В неменьшей степени это относится и к организации взаимосвязи библиотеки и органов научной информации.
Полностью обеспечить удовлетворение информационных
потребностей специалистов библиотеки могут только во взаимодействии с органами научно-технической информации.
Однако для этого нужно четкое размежевание функций и тесное сотрудничество. Эффективность функционирования библиотеки наиболее убедительно можно продемонстрировать, определив ее роль в той внешней среде, составной частью которой она является. Если библиотека не сумеет показать, как она содействует какому-то социальному процессу (научному, производственному, педагогическому, управленческому и т. д.), протекающему в районе ее деятельности, позиция библиотеки окажется неэффективной. Ценность библиотеки обусловливается тем воздействием, которое она оказывает на систему, частью которой является. В связи с этим очень важную роль играет обратная связь. Она может быть положительной и отрицательной. Обратная связь — основа саморегулирования, развития библиотеки, приспособления ее к меняющимся условиям функционирования. Наличие у библиотеки обратной связи говорит о ее динамичности, т. е. способности изменяться (адаптироваться) и развиваться. В настоящее время обратная связь от внешней среды к библиотеке крайне слаба, что вынуждает библиотеку опираться в своей работе лишь на количественные данные о ее посещаемости, читательском спросе и книговыдаче. Однако, если библиотека в условиях рыночной экономики хочет сохранить свой потенциал на нужном уровне, такие косвенные показатели оказываются недостаточными. Библиотека должна считать себя ответственной за распространение информации в обслуживаемом ею районе (учебном заведении, предприятии, районе, городе и т. д.), а не просто за выдачу книг, и, следовательно, должна вносить свой информационный вклад в осуществление общих целей, стоящих перед районом обслуживания. Из этого следует, что изучение среды, конкретной обстановки, в которой живут, работают, учатся читатели (настоящие и потенциальные), является обязательным условием, без которого немыслим процесс функционирования библиотеки.
