Рабочий стол ПК Управляющего магазином.

• Рабочий стол ПК управляющего содержит 16 папок с конкретными вложениями:

Ø Акции – папка содержит три подпапки

ü Акции/разнарядки – подпапка содержит информацию по акциям и разнарядкам. Ведется, накопительно в течение месяца.

ü Мониторинг – подпапка содержит бланки для мониторинга.

ü Уценка – подпапка содержит запросы на уценку. Информация сохраняется накопительно в течение 1 месяца.

Ø Персонал - папка содержит вложения в виде стандартных бланков:

ü направление на работу

ü направление на увольнение

ü направление на перевод

ü заявление на отпуск

ü обходной лист

ü коды увольнения

ü акт нарушения

ü акт задержания

ü журнал учета сотрудников с указанием паспортных данных, контактных телефонов, включая родственников), адресом фактического проживания.

ü санитарная ведомость. Ведется администрацией магазина с целью контроля сроков планового осмотра персонала.

ü журнал учета рабочего времени (образец).

Ø Планограммы – папка содержит вложения в виде подпапок с названием групп товаров. Планограмма сохраняется в папку с соответствующим наименованием группы товара. В папке хранится только актуальные планограммы (планограмма от предыдущей даты удаляется). Группы товаров:

ü бакалея/б\п

ü вино/элитка

ü водка/пиво

ü вода/лимонад/соки

ü газеты/носки/бытовая

ü гастроном молочный/торты

ü гастроном мясной

ü детское питание

ü кетчупы/соусы/майонез

ü кондитерка

ü корма для животных

ü кофе/чай

ü кура/мясо/гриль

ü макароны/растительное масло

ü мороженное/заморозка

ü хлеб/выпечка

ü овощи/фрукты

ü орехи/сухофрукты/ чипсы/снэки

ü прикассовая зона

ü рыба/пресервы/салаты/соленья

ü специи/яйцо.

Ø Информация -папка содержит подпапки, в которых хранится информация по информационным доскам в электронном виде. Отдельным вложением в папке хранится схема расположения оборудования в магазине (ТЗ + подсобные помещения).

ü Информационная доска потребителя

ü Информационная доска в кабинете управляющего

ü Информационная доска в кабинете персонала

ü Схема размещения оборудования в магазине

Ø Собственное производство (пекарня/салаты) -папка содержит отдельные вложения:

ü Бланки

ü Графики выпуска

ü Заборные листы

ü Инструкции

Ø Мясо - папка содержит отдельные вложения:

ü Чек лист УМ

ü Бланки проводок

ü Пересчеты

Ø Отчеты. Папка содержит три подпапки и одно вложение:

ü В соответствующей подпапке, по датам, сохраняются отчеты, которые магазин делает в течение рабочих дней, согласно шахматки.

ü Промежуточные пересчеты отделов (кроме собственного производства и мяса).

ü ТБД – отчет по товарам без движения.

ü Нули матриц

ü Аналитика продаж (шаблон для РД) + Динамика по собственному производству.

Ø Фотоотчеты. Папка содержит вложения в виде подпапок. Информация в подпапках хранится строго по датам в течение 1 месяца.

ü Клининг

ü Промо-места

ü Ценники конкурентов

ü Фасад магазина

ü Собственное производство

ü Мясо

ü Фрукты/Овощи

ü Промо-стеллажи, реклама.

Ø Овощи. Содержит по датам сохраненные фото для претензий.

Ø Распоряжения – папка содержит все актуальные распоряжения, которые размещены в соответствующих подпапках:

ü Персонал

ü Клининг

ü Закупки (работа с товар после акций)

ü Маркетинг

ü СПП

ü КРО

ü Операционный

ü Прочее (план на квартал, штатное расписание, табель, норматив потерь, правила приема овощей и т.д.).

Ø Товаровед – папка содержит все необходимые бланки и инструкции для работы товароведа отдельными вложениями

Ø ЗУМ -папка содержит все необходимые бланки и инструкции

ü касса в Excel (наличный расчет)

ü касса в Excel (безналичный расчет)

ü Акт инвентаризации ДС

ü Акт возврата ДС покупателем

ü Форма заявления на возврат

Ø ОИТ – папка содержит все установочные программы и используется сотрудником отдела.

Ø Инструкции -папка содержит книгу стандартов и актуальные инструкции, отдельными вложениями.

Ø Плановые целевые показатели – папка содержит отдельные вложения: план на квартал, штатное расписание на квартал, норматив потерь на квартал.

Ø Табель – папка содержит табель и инструкцию по работе с табелем, в виде отдельных вложений и три подпапки. Информация хранимая в подпапках накапливается по датам и хранится в течение 1 месяца.

ü Служебные записки – в подпапке хранятся все служебные записки по работе персонала. Информация накапливается по датам в течение 1 месяца.

ü Больничный – в подпапке хранятся фотографии б\л сотрудников магазина

ü Акты – в подпапке хранятся фото-актов, составленных с соблюдением установленных форм.

9.5. Журналы и папки:

• Документация оформляется на бумажных носителях в виде журналов, либо хранится в отдельных папках согласно классификации.

Журналы:

Ø Журнал учета рабочего времени (заполняется ежедневно 2 раза в день, лично каждым сотрудником). Ответственный за исполнение ЗУМ.

Ø Журнал внешних проверок магазина

Ø Журнал РД. Заполняется Региональным директором, региональным менеджером СПП, технологом собственного производства, технологом ОКК при посещении магазина

Ø Журналы по технике безопасности

Ø Журнал учета оборудования

Ø Журнал коррекции и аннуляции. Заполняется ежедневно.

Ø Журнал сверки чека с покупательской корзиной

Ø Журнал приемки мясного сырья

Ø Журнал ГНЗ (руки сотрудников не должны иметь открытых ран и гнойничковых образований)

Ø Журнал кассира – операциониста

Ø Журнал учета поставок и закрытия смены товароведа.

Ø Журнал принятых и выданных ДС кассиру

Ø Журнал движения ДС главной кассы

Ø Журнал выплат

Ø Журнал проведенных операций по безналичному расчету.

Папки:

Ø Папка контроля акционных предложений

Ø Папка листов переработок мясного отдела

Ø Основные средства

ü папка приходных накладных по основным средствам

ü папка расходных накладных по основным средствам

ü папка накладных от сторонних поставщиков

ü папка с накладными расходных материалов (1 на месяц) – 1 раз в месяц передаем в бухгалтерию.

Ø Кассовая дисциплина

ü отчет кассира (одна папка на неделю)

ü вкладные листы (одна папка на месяц)

ü возвраты покупателям (одна папка на 2 недели)

ü папка с актами по результатам проверки сотрудником СПП.

Ø Накладные

ü папка с приходными накладными (1 на день) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию

ü папка с приходными накладными мясо/кура (1 на неделю) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию

ü папка с приходными накладными овощи/фрукты (1 на неделю) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию

ü папка с возвратными накладными (1папка на неделю) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию

Ø Сопроводительная и разрешительная документация

ü Папка с лицензиями

ü Индивидуальная папка для каждого поставщика алкогольной продукции

ü Папка с бонусными накладными – 1 на инвентаризационный период

ü Папка с актами списаний (по группам товаров) – 1 на инвентаризационный период

ü Папка качественных удостоверений

ü Папка ветеринарных свидетельств.