- Рабочий стол ПК управляющего содержит 16 папок с конкретными вложениями:
Ø Акции – папка содержит три подпапки
ü Акции/разнарядки – подпапка содержит информацию по акциям и разнарядкам. Ведется, накопительно в течение месяца.
ü Мониторинг – подпапка содержит бланки для мониторинга.
ü Уценка – подпапка содержит запросы на уценку. Информация сохраняется накопительно в течение 1 месяца.
Ø Персонал - папка содержит вложения в виде стандартных бланков:
ü направление на работу
ü направление на увольнение
ü направление на перевод
ü заявление на отпуск
ü обходной лист
ü коды увольнения
ü акт нарушения
ü акт задержания
ü журнал учета сотрудников с указанием паспортных данных, контактных телефонов, включая родственников), адресом фактического проживания.
ü санитарная ведомость. Ведется администрацией магазина с целью контроля сроков планового осмотра персонала.
ü журнал учета рабочего времени (образец).
Ø Планограммы – папка содержит вложения в виде подпапок с названием групп товаров. Планограмма сохраняется в папку с соответствующим наименованием группы товара. В папке хранится только актуальные планограммы (планограмма от предыдущей даты удаляется). Группы товаров:
ü бакалея/б\п
ü вино/элитка
ü водка/пиво
ü вода/лимонад/соки
ü газеты/носки/бытовая
ü гастроном молочный/торты
ü гастроном мясной
ü детское питание
ü кетчупы/соусы/майонез
ü кондитерка
ü корма для животных
ü кофе/чай
ü кура/мясо/гриль
ü макароны/растительное масло
ü мороженное/заморозка
ü хлеб/выпечка
ü овощи/фрукты
ü орехи/сухофрукты/ чипсы/снэки
ü прикассовая зона
ü рыба/пресервы/салаты/соленья
ü специи/яйцо.
Ø Информация -папка содержит подпапки, в которых хранится информация по информационным доскам в электронном виде. Отдельным вложением в папке хранится схема расположения оборудования в магазине (ТЗ + подсобные помещения).
ü Информационная доска потребителя
ü Информационная доска в кабинете управляющего
ü Информационная доска в кабинете персонала
ü Схема размещения оборудования в магазине
Ø Собственное производство (пекарня/салаты) -папка содержит отдельные вложения:
ü Бланки
ü Графики выпуска
ü Заборные листы
ü Инструкции
Ø Мясо - папка содержит отдельные вложения:
ü Чек лист УМ
ü Бланки проводок
ü Пересчеты
Ø Отчеты. Папка содержит три подпапки и одно вложение:
ü В соответствующей подпапке, по датам, сохраняются отчеты, которые магазин делает в течение рабочих дней, согласно шахматки.
ü Промежуточные пересчеты отделов (кроме собственного производства и мяса).
ü ТБД – отчет по товарам без движения.
ü Нули матриц
ü Аналитика продаж (шаблон для РД) + Динамика по собственному производству.
Ø Фотоотчеты. Папка содержит вложения в виде подпапок. Информация в подпапках хранится строго по датам в течение 1 месяца.
ü Клининг
ü Промо-места
ü Ценники конкурентов
ü Фасад магазина
ü Собственное производство
ü Мясо
ü Фрукты/Овощи
ü Промо-стеллажи, реклама.
Ø Овощи. Содержит по датам сохраненные фото для претензий.
Ø Распоряжения – папка содержит все актуальные распоряжения, которые размещены в соответствующих подпапках:
ü Персонал
ü Клининг
ü Закупки (работа с товар после акций)
ü Маркетинг
ü СПП
ü КРО
ü Операционный
ü Прочее (план на квартал, штатное расписание, табель, норматив потерь, правила приема овощей и т.д.).
Ø Товаровед – папка содержит все необходимые бланки и инструкции для работы товароведа отдельными вложениями
Ø ЗУМ -папка содержит все необходимые бланки и инструкции
ü касса в Excel (наличный расчет)
ü касса в Excel (безналичный расчет)
ü Акт инвентаризации ДС
ü Акт возврата ДС покупателем
ü Форма заявления на возврат
Ø ОИТ – папка содержит все установочные программы и используется сотрудником отдела.
Ø Инструкции -папка содержит книгу стандартов и актуальные инструкции, отдельными вложениями.
Ø Плановые целевые показатели – папка содержит отдельные вложения: план на квартал, штатное расписание на квартал, норматив потерь на квартал.
Ø Табель – папка содержит табель и инструкцию по работе с табелем, в виде отдельных вложений и три подпапки. Информация хранимая в подпапках накапливается по датам и хранится в течение 1 месяца.
ü Служебные записки – в подпапке хранятся все служебные записки по работе персонала. Информация накапливается по датам в течение 1 месяца.
ü Больничный – в подпапке хранятся фотографии б\л сотрудников магазина
ü Акты – в подпапке хранятся фото-актов, составленных с соблюдением установленных форм.
9.5. Журналы и папки:
- Документация оформляется на бумажных носителях в виде журналов, либо хранится в отдельных папках согласно классификации.
Журналы:
Ø Журнал учета рабочего времени (заполняется ежедневно 2 раза в день, лично каждым сотрудником). Ответственный за исполнение ЗУМ.
Ø Журнал внешних проверок магазина
Ø Журнал РД. Заполняется Региональным директором, региональным менеджером СПП, технологом собственного производства, технологом ОКК при посещении магазина
Ø Журналы по технике безопасности
Ø Журнал учета оборудования
Ø Журнал коррекции и аннуляции. Заполняется ежедневно.
Ø Журнал сверки чека с покупательской корзиной
Ø Журнал приемки мясного сырья
Ø Журнал ГНЗ (руки сотрудников не должны иметь открытых ран и гнойничковых образований)
Ø Журнал кассира – операциониста
Ø Журнал учета поставок и закрытия смены товароведа.
Ø Журнал принятых и выданных ДС кассиру
Ø Журнал движения ДС главной кассы
Ø Журнал выплат
Ø Журнал проведенных операций по безналичному расчету.
Папки:
Ø Папка контроля акционных предложений
Ø Папка листов переработок мясного отдела
Ø Основные средства
ü папка приходных накладных по основным средствам
ü папка расходных накладных по основным средствам
ü папка накладных от сторонних поставщиков
ü папка с накладными расходных материалов (1 на месяц) – 1 раз в месяц передаем в бухгалтерию.
Ø Кассовая дисциплина
ü отчет кассира (одна папка на неделю)
ü вкладные листы (одна папка на месяц)
ü возвраты покупателям (одна папка на 2 недели)
ü папка с актами по результатам проверки сотрудником СПП.
Ø Накладные
ü папка с приходными накладными (1 на день) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию
ü папка с приходными накладными мясо/кура (1 на неделю) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию
ü папка с приходными накладными овощи/фрукты (1 на неделю) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию
ü папка с возвратными накладными (1папка на неделю) – 1 раз в неделю передаем в бухгалтерию
Ø Сопроводительная и разрешительная документация
ü Папка с лицензиями
ü Индивидуальная папка для каждого поставщика алкогольной продукции
ü Папка с бонусными накладными – 1 на инвентаризационный период
ü Папка с актами списаний (по группам товаров) – 1 на инвентаризационный период
ü Папка качественных удостоверений
ü Папка ветеринарных свидетельств.
