Приказы, интсрукции, регламенты.

Интернет-сайт - электронный адрес сайта______________________, создан с целью

_______________________________________

НЕТТО-HELP - электронный адрес сайта______________________, создан с целью

_______________________________________

Единый CALL- ЦЕНТР - телефон ____________________________, создан с целью

_______________________________________

Инструкции - документы, предписывающие определенный порядок действий на постоянной основе или же при возникновении определенных обстоятельств. Имеют силу до тех пор, пока не будут отменены или изменены.

Приказы - Официальное распоряжение органа власти (руководителя учреждения), обращенное обычно к подчиненным и требующее выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-нибудь порядок, положение.

Распоряжения – в российском государственном и административном праве - акт управления, изданный в пределах компетенции должностного лица.

Запросы – письменное обращение, которое содержит вопрос и, как правило, технологию подачи ответа на заданный вопрос. Всегда ограничен по времени предоставления ответа. Может выполняться на постоянной основе.

Регламенты - совокупность правил, определяющих порядок деятельности, учреждения или организации.

 

8.2. Электронная почта.

В магазинах сети установлена электронная почта ______________

· На рабочем столе компьютера, необходимо найти значок почты.

· Если на рабочем столе нет значка почты, осуществляем поиск, через «пуск».

· При входе в почтовое приложение, программа затребует пароль.

 

 

· Пароль присваивается сотрудниками IT – отдела, для каждого магазина.

При необходимости пароль можно поменять самостоятельно. Программа сама рекомендует это сделать по истечению 1 месяца.

· Рабочая область почтового приложения содержит в себе следующие закладки:

Ø Пользователь

Ø Адресная книга «Нордик-Нева»

Ø Локальный компьютер

Ø Закладки «Локальный компьютер»

Ø Справка

Ø Архив

Ø Поставщики.

· Для входа в почту используем закладку пользователя.

 

· Панель инструментов содержит в себе следующие закладки:

Ø Новая записка – написать письмо

Ø Ответ – ответить на входящее письмо

Ø Ответить всем – используется в тех случаях, когда входящее письмо было отправлено не только Вам, но другим пользователям.

Ø Переслать – входящие письма.

Ø Удалить – не нужные письма.

Ø К исполнению – установить приоритет письма (важно, срочно и.т.д.)

Ø Папка – возможность хранить письма и доставать письма из папок.

Ø Копировать

Ø Разговор – возможность использовать экспресс сообщения (данная функция работает не у всех).

Ø Сервис – управление архивацией + дополнительные возможности, например ответные письма в случае Вашего отсутствия на рабочем месте.

Ø Показать не прочтенные – произойдет фильтрация по непрочтенным письмам.

 

· Создать подпись:

Ø Сервис – Параметры

Ø Выбрать закладку «Подпись»

Ø Написать текст в начале письма и текст в конце письма

Ø Поставить галочку «Автоматически добавить подпись в исходящие почтовые сообщения»

 

 

Ø Если у почтового ящика несколько пользователей, необходимо создать подпись для каждого пользователя.

· Создать новое письмо:

Ø Новая записка

Ø Пишем текст или вставить вложение.

Ø Вставить вложение, воспользуйтесь значком вложить

в верхней панели инструментов.

Ø При нажатии данного значка откроется окно «Создание вложений»

«Папка» - указать, где ищем документ, выбираем из списка.

 

Ø Если Вы нашли нужный документ, необходимо встать на документ и нажать кнопку «enter». Файл будет добавлен в письмо.

Ø Если есть необходимость прикрепить сразу несколько файлов, в этом случае необходимо во время выбора воспользоваться кнопкой «Ctrl».

Выделяем нужный файл, затем нажимаем кнопку «Ctrl» и выделяем все оставшиеся файлы.

 

 

Ø Если информация, которую необходимо отправить большая, например фотографии, рекомендуется сначала провести архивацию.

Ø Выделить документы для отправки, нажать правую кнопку мыши выбрать «WinRaR»

 

Ø Можно воспользоваться «Добавить в архив», в этом случае, все выделенные файлы заархивированы в той папке, где хранились документы.

Ø Можно добавить в архив и отправить по e-mail, в этом случае файлы будут заархивированы и добавлены в новое письмо.

· Необходимо заполнить поле «Кому»

Ø При нажатии закладки «кому», откроется адресная книга «Нордик – Нева»

 

Ø Из предложенного списка необходимо выбрать одного или несколько адресатов.

 

 

· Если почта отправляется поставщикам, необходимо из адресной книги выбрать «поставщики»

 

 

 

· После того, как все адресаты будут добавлены необходимо, нажать кнопку «ОК».

 

· Обязательно заполнить тему письма.

Ø Тема должна кратко отражать суть письма, например:

Ø Табель Нетто № 0 05.05.2014

Служебная записка об удержании ДС за форму

и.т.д.

 

Ø Отправить.

Ø Если письмо не готово к отправке, его можно сохранить, как черновик.

Для этого необходимо воспользоваться закладкой «Сохранить как черновик».

 

· Левая часть рабочей области содержит папки:

Ø Входящие – содержит все входящие письма

Ø Черновики – письма сохраненные, как шаблон или как не готовые к отправке.

Ø Отправленные – содержит все отправленные письма.

Ø К исполнению – содержит письма, запланированные к отправке.

Ø Нежелательная почта – содержит письма, которые вы относите к нежелательной почте.

Ø Корзина – все письма помеченные на удаление.

Ø Папки – можно создавать новые папки и хранить там, письма – наиболее востребованные.

Ø Для того чтобы добавить новую папку, необходимо нажать правую кнопку мыши, выбрать – создать. Дать название новой папке.

Ø Сервис – содержит архивные письма (входящие и отправленные), правила, бланки.

В архиве хранятся все письма за предыдущий период. Поиск таких писем можно осуществлять по дате, по теме, по размеру, от кого.