Подготовка рабочих документов

Контрольные вопросники:

Перед проведением внутреннего аудита, группа аудиторов должна составить контрольные вопросники по форме (ПСК-3Ф3)

В вопросниках должна содержаться следующая информация:

Дата проведения аудита;

Фамилия аудитора;

Наименование подразделения, в котором проверяется деятельность;

Формулировка вопросов;

Пункт стандарта, на основании которого сформулирован вопрос;

Пустая графа для записей и комментариев аудитора и предварительной формулировки несоответствия (при необходимости)

Все вопросники с записями должны быть сохранены после аудита, в случае если несоответствия не были выявлены, вопросники будут доказательством, что аудит в данном подразделении проводился.

Необходимо распечатать и раздать бланки контрольных вопросников группе аудиторов перед началом аудита.

 

Протоколы несоответствия

При подготовке к аудиту необходимо подготовить бланки протоколов несоответствия по форме (ПСК-3Ф4), которые должны находиться у руководителя группы аудиторов (главного аудитора). Не рекомендуется оформлять протоколы во время проведения аудита.

Протоколы должны быть розданы аудиторам и заполнены ими после закрытого совещания аудиторов, после согласования со всей группой аудиторов и главным аудитором, когда точно подтвердится несоответствие.»

 

 

Проверка деятельности (аудит)

Опишите, как проводится внутренний аудит на Вашем предприятии, из каких этапов состоит проведение аудита.

Вводное совещание

Определите порядок организации и проведения вводного совещания: кем проводится, с какой целью, какие вопросы освещаются, какие записи ведутся по результатам вводного совещания.

Например:

«Перед проведением аудита следует провести вводное совещание, на котором руководство предприятия представит Руководителя группы (главного аудитора) и группу аудиторов персоналу компании.

Целью Вводного совещания является ознакомление персонала компании с назначением внутреннего аудита, планом аудита и областью аудита.

 

Вводное совещание ведет руководитель группы (главный аудитор).

 

В процессе совещания руководитель группы (главный аудитор) должен:

- подтвердить назначение аудита относительно предмета и целей, способа проведения аудита и способа предоставления результатов руководству компании. В этот момент необходимо определить, будут ли проводиться заключительные совещания ежедневно, на которых будут суммироваться результаты проверки текущего дня, или результаты будут оставлены для заключительного совещания после проведения проверки.

- сообщить о способах отчетности при аудите (протоколы о несоответствиях, официальный отчет и др.).

- уточнить условия работы аудиторов.

- напомнить участникам совещания о значимости аудиторских проверок для обеспечения качества выполняемой работы сотрудниками и качества выпускаемой продукции.

- убедиться в том, что к каждому аудитору прикреплен представитель проверяемого подразделения.

- ознакомить персонал с графиком и маршрутом проведения аудита.

- определить официальные взаимоотношения между группой аудиторов и сотрудниками проверяемых подразделений.

- предоставление группе аудиторов необходимых средств, транспорта и оборудования.

- обсудить детали заключительного совещания, на котором будут представлены результаты, определить его время и дату проведения заключительного совещания, длительность, присутствующих и т.д.

- предоставить участникам совещания возможность задавать вопросы и при необходимости внести коррективы в план аудита.

По итогам вводного совещания необходимо оформить протокол с указанием даты и присутствующих.»

Сбор информации (аудит)

Определите принципиальную схему, отражающую процесс от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита на Вашем предприятии. Определите основные методы работы аудиторов, рабочие записи, которые ведутся по ходу аудита. Определите порядок обмена информацией по ходу аудита.

Например:

«В процессе аудита информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию, имеющую отношение к взаимодействию между функциями, деятельностью и процессами, должна быть собрана на основе соответствующей выборки и проверена.

Только информация, поддающаяся проверке, может быть свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны протоколироваться.

Общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита.

 

 

Аудитор при проведении аудита должен проверить наличие документов системы качества, необходимых для функционирования подразделения или процесса. При этом необходимо проверить условия хранения документов, поддержание документов системы качества в рабочем состоянии.

Аудитору необходимо проверить соответствие документов системы качества:

- идентификацию документов,

- актуализацию документов, (сроки действия, действительность редакции)

- адекватность содержания документов требованиям стандарта ИСО 9001:2000,

- полноту изложения процедур,

- принадлежность документов системы качества.

 

При проверке выполнения требований документов системы качества и требований стандарта ИСО 9001:2000 аудитору необходимо проверить:

- наличие документации на местах и соответствие фактической деятельности проверяемого процесса требованиям, установленным в документах системы качества,

- записи, подтверждающие выполнение требований.

- Ознакомиться с состоянием регистрируемых данных, оборудования, средств измерения, рабочих мест.

- Проверить, как контролируется процесс, адекватность и точность измерения процессов;

- компетенцию, ответственность и полномочия работников;

- Проверить, как анализируются данные, касающиеся характеристик и тенденций процесса

- возможности улучшений процессов;

- деятельность по улучшению деятельности процессов (корректирующие меры и предупреждающие меры, включая рационализаторские предложения).

 

Аудитор при проведении аудита использует следующие методы работы:

- наблюдение (констатация факта, сделанная в ходе аудита и основанная на объективном доказательстве),

- опрос (получение информации от проверяемого об объекте аудита в виде ответов на вопросы),

- доказательство (неопровержимый довод или факт, подтверждающий истинность чего-либо),

- анализ (разбор, последовательное и детальное рассмотрение какого-либо вопроса),

- оценивание (определение степени соответствия проверяемого установленным требованиям).

 

В ходе беседы не следует применять терминологию, не­понятную собеседнику.

Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть слишком продолжительной.

Более подробные беседы целесообразно проводить в местах (кабинетах), где ничто не отвлекало бы внимания от предмета беседы.

Выявленные в ходе беседы несоответствия и замечания должны фиксироваться аудитором в контрольном вопроснике (ПСК-3Ф3) с непременной ссылкой на не соблюдаемый пункт (раздел) нормативного документа.

По завершении беседы аудитор должен подытожить полученную информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания в контрольном вопроснике.

Во время проведения аудита, аудитор часто открывает то, что требует дальнейшего исследования, это может привести к отступлению от начального плана действий и даже к направлению проверки в другие части организации, которые не были запланированы для проверки или должны проверяться в другой раз.

Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками и личными наблюдениями аудитора.

 

Обмен информацией во время аудита

В зависимости от области и сложности аудита при проведении аудита может возникнуть необходимость в официальном обмене информацией внутри группы аудиторов.

Группа по аудиту должна периодически встречаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, в случае необходимости, перераспределения обязанностей участников группы по аудиту.

В процессе аудита Руководитель группы (главный аудитор) должен периодически сообщать о ходе аудита и о любых проблемах Высшему руководству. Свидетельства, собранные во время аудита, которые несут информацию о приближающемся существенном риске (безопасность, экология, качество) должны быть незамедлительно представлены Высшему руководству. Все вопросы, выходящие за область аудита, должны быть отмечены и доложены руководителю группы по аудиту для дальнейшего возможного сообщения Высшему руководству.

В случае, когда свидетельство аудита указывает на невозможность выполнения аудита, руководитель группы по аудиту должен доложить Высшему руководству о причинах для того, чтобы определить необходимые действия. Такие действия могут включать переутверждение или изменение плана аудита, изменение целей или области аудита или же его прекращение.

Любые необходимые изменения области аудита, которые могут появляться во время проведения аудита, должны быть проанализированы и одобрены Высшим руководством.»

 

Собрание аудиторов

Установите порядок обобщения и анализа результатов внутреннего аудита. Определите, кем, в каком виде оформляются несоответствия по результатам аудита, укажите требования, предъявляемые к информации о несоответствиях.

Например:

«Команда аудиторов должна собраться для согласования между собой всех результатов по несоответствиям и оформить протокола несоответствий.

Как правило, в процессе аудита могут быть выявлены повторяющиеся несоответствия и в данном случае Руководитель группы (главный аудитор) может принять решение не «дробить» протокола несоответствий, а наоборот оформить один протокол на несколько несоответствий.

Главный аудитор должен раздать всем аудиторам бланки протоколов (ПСК-3Ф4) для заполнения

Информация о несоответствиях должна быть представлена в таком виде, чтобы было понятным не только для тех, кто присутствовал в ходе самой проверки, но и для тех, кто не был, но может быть подключен к проведению корректирующих мер. Информация о несоответствиях является средством общения, если проверяемый не понял, значит, аудитор не смог установить эффективного общения!

 

В связи с этим, важно зафиксировать следующие факты:

Что обнаружено

Где это обнаружено

В чем состоит несоответствие

Ссылка на пункт стандарта или другого документа, регламентирующего деятельность подразделения.

Кто присутствовал (проверяемый)

 

Информация о несоответствии должна быть ясной, сжатой и содержательной, чтобы обеспечить проверяемым лицам полное понимание проблемы для её устранения.

Такие несоответствия и замечания должны быть краткими, конкретными и ясными.

В информации о несоответствии не указываются имена, так как это может привести к ощущению вины без уточнения действительной (корневой) причины проблемы. Если нельзя избежать, лучше указать чью-то должность, чем имя.

Когда все результаты аудита правильно оформлены и согласованы с руководителями подразделений, то можно представлять их на Заключительном собрании.»

 

Заключительное совещание

Определите порядок организации и проведения заключительного совещания: кем проводится, с какой целью, какие вопросы освещаются, какие записи ведутся по результатам заключительного совещания.

Например:

«Руководитель группы (главный аудитор) должен провести заключительное совещание по итогам аудита. Поблагодарить сотрудников предприятия за сотрудничество, обеспечение условий работы и вежливое и профессиональное участие в процессе проведения аудита (даже если это не так!).

Также как и на вводном совещании следует представить членов группы аудиторов персоналу компании (при необходимости), а затем несколько минут посвятить объяснению цели этого совещания.

 

Рекомендуется повторить, в чем заключалась цель аудита, особенно если на заключительном совещании присутствуют члены руководства, которые отсутствовали на вводном совещании, а также об области распространения аудита.

После этого сообщаются обнаруженные несоответствия обычно каждым членом группы аудиторов в зависимости от проверяемой области.

В конце Руководитель группы (главный аудитор) должен сделать резюме и заключение.

Все Протоколы несоответствий должны быть подписаны, если это не сделано ранее, необходимо подписать их на совещании, причем предоставляется возможность задать дополнительные вопросы.

В зависимости от природы обнаруженных несоответствий может быть проведено обсуждение корректирующих мер, возможно, что на заключительном совещании могут быть утверждены хорошо продуманные и необходимые корректирующие меры.

Устанавливаются сроки проведения корректирующих и предупреждающих мер.

Оговаривается срок предоставления официального отчета об аудите руководителю предприятия Руководителем группы (главным аудитором).

 

Заключительное совещание должно сопровождаться протоколом.»

 

Завершение аудита