Глава 2. Документ и его функции

ПРОИСХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА.

РАСШИРЕНИЕ ПОНЯТИЯ "ДОКУМЕНТ"

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е.

общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов,

мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой,

осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по

мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории

человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не

только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако

простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же

человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её

произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых

порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период

роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые

опытные члены общества18.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с

применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась

сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым

образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы,

которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый

древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов

персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: "Если

вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в

норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на

скифскую землю".

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы

использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что

будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических

знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное "узелковое

письмо": у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода

"письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение

"завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве

условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых,

финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как

их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных

насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить

крепко-накрепко19.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы,

курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни,

знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соликак

знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у

военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной

технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить

информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью

последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась

документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль

свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа

первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum"

произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство",

"доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин

"информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде

всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное

свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ"

выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение

длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной

практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются

новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об

изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах.

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо

правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в

знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая

бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа -

исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы

"Словаря современногорусского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили

"исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-

либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.20".

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия

"информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим

свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в.

с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное

изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к

дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот

период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и

"информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие,

наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании

понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия

"документ". Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в

течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию

"информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут,

присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта

концепция информации получила название атрибутивной21. Другие полагают, что

информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с

функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в

неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики,

считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых

системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому

обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия

информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено

четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

1. "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";

2. Информация - это"содержание сообщений", а также "само сообщение,

данные";

3. "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя,

энергия и информация)";

4. "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события22".

Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна

без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического

прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая

подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную

(научную, деловую, корпоративную) и личную23. Именно социальная информация

связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев

необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных

актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации,

информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о

лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их

представления".

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее

существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный

носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные

отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования

понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной

составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его

функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как

"материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под

это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет

материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В

документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая

семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым

способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной

системе24". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее

включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и

т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении

понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в

юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ

фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых

отношений25. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство

фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы

рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители

ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все

категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее

точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу

непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и

продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса

выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные

Государственные стандарты на термины и определения.