Глава 1. Документоведение как научная

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ...................................................................................................................................3

Глава 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА....................................4

1.1. ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ КУРСА........................................................................................4

1.2. СТАНОВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ.........................................6

1.3. МЕСТО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ В СИСТЕМЕ НАУК...............................................9

1.4. ИСТОЧНИКИ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИИ..................................................................12

Глава 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ................................................................................14

2.1. ПРОИСХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА...........................................................................14

2.2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ СТАНДАРТЕ..............17

2.3. СОЦИАЛЬНАЯ СУЩНОСТЬ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА.....................................19

Глава 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА И КОММУНИКАТИВНЫЕ

ВОЗМОЖНОСТИ ДОКУМЕНТА.............................................................................................23

3.1. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЁ СВОЙСТВА..............................23

3.2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ УРОВНИ ДОКУМЕНТА......................................................25

3.3. ПРОБЛЕМЫ ПОИСКА И ТРАНСЛЯЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ

ИНФОРМАЦИИ.....................................................................................................................27

3.4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ БАРЬЕРЫ................................................................................28

Глава 4. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ......................................................................31

4.1. ПОНЯТИЯ "ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ" И "СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ"

..................................................................................................................................................31

4.2. ТЕКСТОВОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ.......................................................................31

4.3. СТЕНОГРАФИЯ..............................................................................................................33

4.4. ТЕХНИЧЕСКОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ.................................................................34

4.5. ФОТОДОКУМЕНТИРОВАНИЕ....................................................................................37

4.6. КИНОДОКУМЕНТИРОВАНИЕ. ВИДЕОЗАПИСЬ.....................................................39

4.7. ФОНО(АУДИО)ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, ЕГО ОСОБЕННОСТИ И ОБЛАСТИ

ПРИМЕНЕНИЯ......................................................................................................................41

4.8. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННО-

ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ........................................................................................42

Глава 5. СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ.....................................................................44

5.1. РУЧНЫЕ ПИШУЩИЕ СРЕДСТВА..............................................................................44

5.2. МЕХАНИЧЕСКИЕ И ЭЛЕКТРОМЕХАНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ......................................................................................................45

5.3. АВТОМАТИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ......................................................................................................................47

5.4. ОСНОВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ......................................................................................................................49

Глава 6. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ..51

6.1. ДРЕВНЕЙШИЕ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ПИСЬМА..........................................................51

6.2. ИЗОБРЕТЕНИЕ БУМАГИ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ЕЁ ПРОИЗВОДСТВА....52

6.3. КЛАССИФИКАЦИЯ СОВРЕМЕННЫХ НОСИТЕЛЕЙ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ

ИНФОРМАЦИИ. ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА........................................................................53

6.3.1. БУМАЖНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ.......................................................53

6.3.5. ОПТИЧЕСКИЕ (ЛАЗЕРНЫЕ) ДИСКИ. ПЕРСПЕКТИВНЫЕ ВИДЫ

НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ........................................................................................56

6.4. ВЛИЯНИЕ ТИПА НОСИТЕЛЯ ИНФОРМАЦИИ НА ДОЛГОВЕЧНОСТЬ И

СТОИМОСТЬ ДОКУМЕНТА................................................................................................58

Глава 7. ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТОВ. ВАРИАНТЫ И КОПИИ ДОКУМЕНТОВ..............61

7.1. ДОКУМЕНТООБРАЗУЮЩИЕ ПРИЗНАКИ. ЮРИДИЧЕСКАЯСИЛА

ДОКУМЕНТА........................................................................................................................61

7.2. ЧЕРНОВИКИ, ПОДЛИННИКИ, ОРИГИНАЛЫ..........................................................62

7.3. ФАЛЬСИФИЦИРОВАНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СПОСОБЫ ПОДДЕЛКИ

ДОКУМЕНТОВ......................................................................................................................63

7.4. КОПИИ, ИХ ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ И ВИДЫ...............................................65

ВВЕДЕНИЕ

Последняя треть 20-го столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к

постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса

работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом

производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала

важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение.

Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические

и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали

предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство.

В наступившем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того,

насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении.

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни.

Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это

влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь

профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек

должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем

большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в

разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных

процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной

культуры человека.

Особенно велика роль информации в процессе управления - на всех его уровнях и во всех

сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Собственно, без

информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют

значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому

организация эффективной работы с документами, совершенствованиевсех

информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на

уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим

направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной

работы с документированной информацией требуется значительное число

профессионально подготовленных специалистов. Совершенно не случайно к 2000 году

более чем в 30 вузах Российской Федерации развернулась подготовка кадров высшей

квалификации - документоведов.

В государственном образовательном стандарте высшего профессионального образования

Российской Федерации, утверждённом 14. 03. 2000 г. для специальности 350800

"Документоведение и документационное обеспечение управления", содержится несколько

десятков учебных дисциплин, которые необходимо изучить для получения квалификации

"документовед". К числу важнейших общепрофессиональных дисциплин относится

документоведение.

Основное содержание курса документоведения Госстандарт определяет следующим

образом:

"Документ, его функции и способы документирования; соотношение понятий информация

и документ; материальные носители информации; свойства и признаки документа:

оригинальность, подлинность, копийность; структура документа; формуляр документа,

его развитие, современные требования к формуляру управленческого документа;

лингвистические особенности документа; системы документации; унифицированные

системы документации; унифицированная система организационно-распорядительной

документации (УСОРД) и другие системы; требования к составлению и оформлению

основных видов управленческих документов; совершенствование документационных

процессов; научно-историческая и практическая ценность документа; простые и сложные

комплексы документов".

Изучение перечисленных проблем требует соответствующего учебно-методического

обеспечения. Однако в настоящее время отсутствуют учебники, которые бы в полной мере

отвечали требованиям образовательного стандарта по документоведению. Учебные

пособия, изданные в 1970-е - 1980-е годы, во многом устарели и вдобавок стали

библиографической редкостью. Появившиеся в последнее время многочисленные пособия

и справочники посвящены главным образом вопросам организации и технологии

документационного обеспечения управления (т.е. делопроизводству) и лишь в малой

степени затрагивают теоретические проблемы работы с документами.

Предлагаемое учебное пособие подготовлено в соответствии с государственным

образовательным стандартом Российской Федерации, а также действующими

законодательными и нормативными актами в сфере работы с документированной

информацией. В нём нашли отражение новейшие научные достижения в области

документоведения и ряда смежных научных дисциплин. Кроме того, были использованы

некоторые материалы из учебных пособий, главным образом, преподавателей и

сотрудников Московского историко-архивного института и Государственной Академии

управления. Основные источники и литература приводятся в примечаниях к тексту и в

конце каждой темы. При подготовке пособия автор опирался также на собственный опыт

преподавания курса документоведения в Томском государственном университете и его

филиалах в гг. Кемерово, Прокопьевске и Междуреченске.

Глава 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ

ДИСЦИПЛИНА

ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ КУРСА

Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий

билет, зачётная книжка, проездной билет на автобус либо трамвай, кассовый чек при

покупке товара в магазине и т.п. Документы сопровождают человека с первого и до

последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы,

свидетельство о браке, пенсионное удостоверение и т.д.). Документ является одним из

важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого

общества.

В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огромное количество самых

разнообразных документов. Этот процесс можно сравнить с действующим вулканом, из

жерла которого непрерывным потоком вытекает лава, которая постепенно замедляет своё

движение, останавливается, а затем застывает. Так и документы. Вначале идёт

интенсивная, но внешне обычно малозаметная работа по их подготовке, составлению,

согласованию,удостоверению. Затем документы, обретя необходимую юридическую силу

или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где

могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов

людей. Это - оперативная среда существования документов.

Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы постепенно, хотя и крайне

неравномерно, начинают утрачивать оперативные качества и значимость, подобно

вулканической лаве "застывать", т.е. оседать в архивах и переходить таким образом в

ретроспективную среду, обретая преимущественно историческую ценность. В

англоязычной литературе приводятся, в частности, сведения о том, что наиболее

интенсивное использование документированной управленческой информации приходится

на первые шесть месяцев после её возникновения. Затем оперативная ценность

документов быстро убывает и уже через полтора года после их создания достигает

минимума. Полное же отключение документов от процесса управления продолжается ещё

примерно около четверти века1.

Продолжая сравнение с вулканом, извержение которого учёные стараются, помимо

прочего, ещё и прогнозировать, следует заметить, что документы также поддаются

определённому прогнозу и моделированию. Их можно проектировать, при необходимости

планировать количественный и качественный состав. Иначе говоря, у документов есть

ещё и перспективная среда.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и

хранение подчиняются определённым закономерностям и правилам. Первоначально это

понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании

обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приёмы обобщались,

анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами,

получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким

образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов,

связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась

научная дисциплина документоведение.

Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документоведения, состоящую

из двух частей: 1) теоретической и 2) прикладной. Обе эти части также непосредственно

взаимосвязаны. Круг проблем, которые изучаются документоведением, достаточно

широк, но главными из них являются:

закономерности образования документов;

способы их создания;

функции, свойства, структура документа;

принципы организации документооборота;

становление и развитие систем документации, а также комплексов документов;

пути совершенствования документационных процессов в обществе.

Объектом документоведения является вся совокупность документов в обществе, т.е. все

виды, жанры и формы документов, а также все системы и подсистемы документации.

Однако при этом основное внимание уделяется документам и системам документации,

связанным со сферой управления, с оперативной средой.

Фактически любая наука опирается на исторический метод познания. Документоведение в

этом отношении не является исключением. Более того, объект его исследования

обязательно подвергается анализу в исторической ретроспективе, в динамике,

позволяющей проследить этапы, закономерности, тенденции развития, взаимосвязи

документов во всём их многообразии. Таким образом, исторический аспект является

одним из важнейших в документоведения.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:

теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;

обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их

функционирования;

формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение

общества полноценной и оперативной документированной информацией;

развитие, совершенствование информационной культуры человека.

Свои задачи документоведение решает совместно с другими, преимущественно

прикладными, дисциплинами документоведческого цикла, для которых оно является

теоретической базой. К их числу относятся:

организация и технология документационного обеспечения управления

(делопроизводство), изучающая непосредственно организацию работы с документами:

приём, распределение, регистрацию, справочную работу, поиск необходимых

документов и т.д. (К сожалению, многие ставят знак равенства между

документоведением и делопроизводством, ошибочно смешивая эти две дисциплины);

документная лингвистика;

организация секретарского обслуживания и некоторые другие.