Деловые переговоры предназначены для обсуждения и решения проблем, возникающих в ходе сотрудничества.
О дне и часе переговоров договариваются заранее. Получив согласие, следует прибыть в назначенное время, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающему Вас лицу, что может повлиять на ход переговоров. В случае непредвиденной и незначительной по времени задержки следует принести свои извинения.
Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет хозяин дома. Он может посадить главного гостя по правую руку от себя или напротив себя.
Инициатива ведения беседы всегда принадлежит главе принимающей стороны. Он же следит за тем, чтобы в разговоре не возникало длинных пауз, иначе наступившее молчание гостями может быть воспринято как намек на окончание визита.
Инициатива окончания любой беседы всегда остается за гостем.
По возвращении с переговоров не следует забывать коротко поблагодарить принимавшую сторону за гостеприимство, даже в том случае, если переговоры были не совсем плодотворными.
Подготовка к переговорам и их проведение обычно делятся на три этапа.
На первом этапе следует собрать всю необходимую информацию, разобраться в стоящих перед участниками переговоров проблемах, определить пути достижения договоренности. Составить перечень своих и чужих интересов, изложив их на бумаге в том виде, как вы их себе представляете. Расположить их в строго определенном по степени важности порядке.
На втором этапе следует обдумать различные варианты ведения переговоров и выбрать наиболее приемлемый. Если Вы тщательно не продумаете, что будете делать в случае провала переговоров, то Вас ждет двойное поражение.
На третьем этапе необходимо выявить различия в подходах к обсуждаемым проблемам и заблаговременной подготовкой альтернативных предложений.
Любые переговоры должны быть ограничены по времени.
Переговоры не всегда проводятся в служебных помещениях.
При подготовке переговоров важнейшее значение имеет правильный выбор языка общения. Если языковая среда различна, то, как правило, переговоры ведутся на языке принимающей стороны с участием переводчика, хорошо владеющего необходимой терминологией.
Принимающий должен представить своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров не очень хорошо знают друг друга или встречаются впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками.
Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к двери.
Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки.
Уважайте мнение своего собеседника. Старайтесь не перебивать его. Это особенно важно при разговоре на иностранном языке. Поэтому говорящий должен оценивать свои слова с позиции слушателей, одновременно отмечая, какую реакцию они вызывают.
Никогда не следует делать замечания собеседнику и тем более поучать его.
Воздерживайтесь от пустых обещаний и заверений.
В деловых переговорах не следует пользоваться обращением на "ты", хотя считается хорошим тоном употреблять личные имена ("мой друг Гельмут").
Во время беседы не надо ничего перебирать руками, барабанить пальцами, постукивать рукой или ногой, играть мимикой или другим способом проявлять свои эмоции.
Любые переговоры, даже если они не оправдали Ваших надежд, следует заканчивать в доброжелательном тоне. В деловых отношениях никогда не следует "сжигать мосты" за собой: деловые проблемы могут потребовать новых контактов с теми же людьми.
Желательно со всеми, с кем Вы общаетесь, поддерживать нормальные отношения и хотя бы раз в год обмениваться поздравительными открытками.
Если по плану переговоров предусмотрено угощение в служебном помещении, оно, за исключением чая или кофе, должно быть подготовлено заранее и находиться в комнате переговоров на отдельном столике под салфеткой.
Иногда на переговоры отводится несколько дней. В этом случае практикуется проведение приемов как с одной, так и с другой стороны. Прием проводится для дружеского общения участников переговоров в неформальной обстановке. Здесь можно решить ряд вопросов, но не следует прием превращать в продолжение переговоров. Переговоры считаются успешными, если обе стороны высоко оценивают их результаты.
Для достижения максимального положительного результата при проведении деловых переговоров целесообразно использовать следующие принципы:
Соблюдайте срок договоренности с точностью до минуты и тщательно готовьтесь к началу переговоров.
Установите хорошие отношениям; сотрудниками вашего партнера по переговорам, начиная от швейцара и кончая секретаршей шефа.
Попытайтесь предотвратить возникновение факторов, мешающих ходу беседы. Не позволяйте партнеру довести вас до раздраженного состояния или сбить с толку.
Побуждайте его больше высказываться. Внимательно и сосредоточенно слушайте его. Поощряйте каждого участника переговоров, который хочет высказать свое мнение. Не перебивайте говорящего. На вопросы партнера давайте прямые деловые ответы.
Не просто говорите, но и подкрепляйтесказанное записями или схемами,
подключайте визуальные средства.
Следите за тем, чтобы во время переговоров у вас были в распоряжении все необходимые документы и материалы, чтобы все они были в полном порядке и находились под рукой.
Применяйте те специальные термины, которыми пользуется ваш партнер.
Ведите переговоры настойчиво и энергично.. Будьте корректны.
Излагая какую-либо информацию, делайте паузы, чтобы дать возможность вашим словам воздействовать на собеседника.
Договоритесь об окончательных результатах и сразу же зафиксируйте их в письменном виде.
В ходе переговоров не полагайтесь на свою память, делайте записи.
Затруднительные вопросы обсуждайте в конце, когда по всем другим вопросам уже достигнуто согласие и уже никто из участников переговоров не заинтересован в их неудачном исходе.
