Принцип единой информационной базы, предусматривающий накопление на машинных носителях информации, необходимой для решения одновременно многих задач управления.
Принцип комплексности задач, который заключается в учете всех информационных связей между отдельными задачами и комплексами задач, решаемыми в АСУ.
Принцип однократного ввода информации – необходимо, чтобы вся информация, необходимая для работы АСУ, вводилась в ЭВМ один раз, а все последующие преобразования осуществлялись на основе информации, уже имеющейся в памяти системы. Между вводом информации в ЭВМ и ее выводом для дальнейшей работы не должно быть промежуточных этапов ввода-вывода.
Принцип совмещения подготовки документов – документы первичного учета вырабатываются с использованием ЭВМ. Это способствует повышению оперативности учета, сокращению затрат ручного труда и уменьшению возможных ошибок субъективного характера при подготовке информации.
Суть принципа новых задач состоит в том, чтобы не просто перекладывать на ЭВМ традиционно сложившиеся на предприятии методы и приемы управления, а перестраивать их в соответствии с теми новыми огромными возможностями, которые обеспечивают ЭВМ и формальные экономико-математические методы и модели. Реализация таких ранее не решавшихся задач или не использовавшихся методов решения традиционных задач должна обеспечить оптимальное функционирование и развитие предприятия.
Поэтому внедрение АСУ не следует рассматривать как законченную работу по автоматизации управления. Система должна обладать свойствами адаптивности, т.е. способностью приспосабливаться к изменению внешних условий и соответственно к решению новых задач. Без этого функционирование АСУ не может быть максимально эффективным.
Принцип комплексного, или системного, подхода при разработке АСУП состоит в том, что следует решать вопросы не только технического, но и экономического, организационного характеров и другие.
При разработке видов обеспечения АСУ следует учитывать также их взаимосвязь и направленность на достижение конечной цели разрабатываемой системы, а также способность практической реализации на единых технических средствах.
Принцип первого руководителя состоит в том, что разработка и внедрение АСУП должны вестись при непосредственном участии и под руководством первого руководителя предприятия, внедряющего АСУП. Отечественная и зарубежная практика показывают, что всякая попытка передоверить создание АСУП второстепенным лицам приводит к тому, что система ориентируется на решение рутинных задач и не дает желаемого эффекта. В рамках реализации данного принципа должно быть организовано эффективное взаимодействие между разработчиками АСУП и сотрудниками предприятия, внедряющего эту систему.
Принцип непрерывного развития системы заключается в том, что по мере развития АСУП непрерывно расширяется круг решаемых задач, причем новые задачи не заменяют уже внедренные.
Принцип автоматизации документооборота и единой информационной базы означает, что следует автоматизировать не только процессы обработки данных, но и оформление выходных документов, и сбор исходных данных. При этом необходимо стремиться к однократному вводу данных в систему и многократному их использованию.
Принцип модульности и типизации сводится к выделению максимально независимых частей системы (или модулей) и максимальному их использованию в различных подсистемах.
Принцип согласованности пропускных способностей отдельных частей системы устанавливает, что требуется примерное равенство пропускных способностей последовательных звеньев АСУП, что обеспечивает их равномерное использование и максимальную производительность системы в целом.
Информация и данные.
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.
Наряду с информацией употребляется понятие данные. Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. Если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности в чем-либо, эти данные превращаются в информацию. Поэтому информацией являются используемые данные.
Одной из важнейших разновидностей информации является технико-экономическая информация. Ее отличительная черта – связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Технико-экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг.
Технико-экономическая информация – совокупность сведений, отражающих технико-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.
При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель (получатель). Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника информации к ее потребителю, называются информационными коммуникациями.
Для потребителя информации очень важной характеристикой является ее адекватность. Адекватность информации – это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.От степени адекватности информации зависит правильность принятия решений человеком.
Классификация информации.
Имеется пять основных классификационных признаков информации:
1) Место возникновения.
Входная информация – это информация, поступающая в организацию или ее подразделения.
Выходная информация – это информация, поступающая из организации (подразделения) в другую организацию (подразделение).
Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация – за пределами объекта.
2) Стабильность.
Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности организации. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству.
Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация.
3) Стадия обработки.
Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.
Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.
Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
4) Способ отображения.
Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе. Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.
5) Функция управления.
Плановая информация – это информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности организации. Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Учетная информация – это информация, которая характеризует деятельность организации за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности предприятия, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. Оперативная (текущая) информация – это информация, использующаяся в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени.
Методы классификации.
Классификация – это система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.
Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Применительно к информации существуют информационные объекты.
Свойства информационного объекта определяются реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными либо признаками.
Реквизит – логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п.
В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы.
Классификатор – систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок. В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы.
Разработаны три метода классификации объектов: иерархический, фасетный, дескрипторный.
Иерархический метод классификации устанавливает между классификационными группировками иерархические отношения подчинения, с последовательной детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и т.д.
Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.
Достоинства:
-простота построения;
-использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры.
Недостатки:
-жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, т.к. приходится перераспределять все классификационные группировки;
-невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.
Метод фасетной классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet — рамка). Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение. Схема построения фасетной системы классификации представляется в виде таблицы. Названия столбцов соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам). В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета. Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов.
Схема построения фасетной системы классификации в виде таблицы:
| фасеты | ||||||||
| значения фасетов | Ф1 | Ф2 | Ф3 | … | Фi | … | Фn | |
| … | ||||||||
| k |
Достоинства:
-возможность создания большой емкости классификации, т.е. использование большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок;
-возможность простой модификации всей структуры существующих группировок.
Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, т.к. необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.
Суть дескрипторного метода классификации:
-отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов, среди которых могут находиться синонимы;
-выбранные ключевые слова нормализуются, т.е. из совокупности синонимов выбираются наиболее употребимые;
-создается словарь дескрипторов, т.е. словарь отобранных слов и словосочетаний.
Системы кодирования.
Система кодирования – это совокупность правил кодового обозначения объектов. Применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.
Код – это условное обозначение объекта или явления в виде знака или системы знаков, построенная по определенным правилам.
Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов.
Код характеризуется:
-длиной – число позиций в коде;
-структурой – порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.
Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется кодированием.
Основные причины кодирования технико-экономической информации:
1.Обеспечение однозначной идентификации объекта.
2.Сокращение объемов работ при решении задач.
Основные требования к кодам:
-min значности и простота построения;
-наличие резерва;
-коды должны разрабатываться на длительный период времени;
-коды каждой отдельного объекта должны иметь одинаковую значность;
-коды должны по возможности дублировать уже сложившиеся обозначения;
-коды должны учитывать специфику программных и технических средств;
-коды должны быть помехозащищены.
В системе кодирования используются 2 группы методов:
- в классификационной системе кодирования необходима предварительная классификация объектов на основе иерархической или фасетной системы;
- регистрационная система кодирования предварительной классификации объектов не требует.
Система кодирования
Классификационная Регистрационная
Последовательная Параллельная 1.Порядковая Серийно- -порядковая
(для иерархической (для фасетной 2.Серийная
классификации) классификации) 3.Десятичная
4.Шахматная (матричная)
5.Повторения
Последовательное кодирование: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем 2-го, 3-го и т.д.
Параллельное кодирование используется для фасетной системы классификации. Все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значения каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода.
1.Порядковая система кодирования предполагает кодирование позиций числами натурального ряда в порядке возрастания без пропусков.
Достоинства: малозначность и простота построения.
Недостатки:
-невозможность добавления новых объектов с новыми признаками без нарушения принятой системы классификации;
-трудности при подведении итогов, приходится запоминать с какого номера начинается и каким заканчивается каждая группа позиций;
-при кодировании не учитывается количество признаков.
2.Серийная система является продолжением порядковой системы. На каждую группу объетов, объединенных одним общим признаком, выделяется серия порядковых номеров с учетом резерва. Размер серии произвольный.
Достоинства: наличие резерва, простота построения.
Недостатки: не всегда можно правильно определить размер серии, трудности при расшифровке, т.к. приходится запоминать с какого номера начинается и каким заканчивается каждая серия.
3.Десятичная система – наиболее широко применяется в практике обработки информации. Здесь для каждого кодируемого признака выделяется один или несколько десятичных разрядов.
Структура кода: Х Х Х
группа порядок
следования
в группе
Достоинства: возможность кодирования многопризначных объектов; автоматическое формирование резервов; простота расшифровки.
Недостатки: не всегда обоснованные резервы; многозначность кода.
4.Шахматная (матричная) система. Она не является самостоятельной системой, а представляет форму изображения серийного или десятичного кода для двупризначных объектов.
5.Система повторения (коды повторения). Эта система предполагает использование уже сложившихся цифровых обозначений: номера месяцев, разряды работ и рабочих, номера счетов в бухгалтерском учете и др.
