63. — письмо-поздравление (congratulation letter);
64.— письмо-жалоба (letter of complaint).
Письма, касающиеся отдельных аспектов деловых отношений между партнерами, можно разделить по следующим категориям:
— запрос (enquiry);
— предложение (offer);
— заказ (order);
— письма относительно согласования и выполнения условий контракта (цены, условия и сроки поставки, условия платежа, гарантии качества товара, условия страхования, условия транспортировки, урегулирование претензий и решение споров в арбитраже (letters concerning preparation and fulfilment of the contract, i.e. prices, terms of delivery and delivery dates, terms of payment, quality of the goods, insurance of the goods, transportation, claims and arbitration).
3) В заключительном абзаце автор письма подводит итог сказанному, выражает свои намерения по поводу предмета переписки или говорит о том, каких действий он ждет от адресата письма. В этом абзаце могут быть использованы следующие выражения:
We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies...
We hope to establish fruitful business relations with your company...
We hope that you will act as requested...
We look forward to hearing from you soon...
Your prompt (early) reply would be appreciated...
С интересом ожидаем развития торговли с Вами к взаимной выгоде обеих сторон...
Надеемся установить с Вашей фирмой полезные деловые отношения...
Надеемся, что Вы поступите, как мы Вас просим...
С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем...
Мы будем благодарны за Ваш скорый ответ...
We shall (would) be grateful to you...
We shall (would) appreciate it if you (could)...
65. Мы будем Вам благодарны...
66. Мы будем Вам признательны...
Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Задание. Из предлагаемых вступительных и заключительных абзацев подберите пары, соответствующие каждому из писем (1—4).
We are looking forward to hearing from you soon.
We acknowledge with thanks receipt of your letter of September 23.
We are interested in the automobiles manufactured by your company and advertised in the latest issue of The Driver.
We have taken steps to ensure that this will not occur again.
Further to our telephone conversation yesterday, I am writing to confirm our order for 10 printer machines Epson LX-100.
I am writing to inform you about some alterations in the arrangements for your visit to our company.
Thank you for your help.
Could you please confirm if these arrangements are acceptable. I am looking forward to seeing you at the headquarters of G.R.F.
Письмо 1
Dear Ms Drake
I am afraid I will not be able to meet you myself at the airport due to urgent talks with our suppliers. So I am sending my personal assistant, William Reck. He will meet you and take you to your hotel. Owing to the unforeseen meeting with the suppliers our meeting at the headquarters of G.R.F. is postponed for two hours. The rest of your itinerary remains without any changes.
Yours sincerely
Раздел 1. Структура и стиль оформления делового письма
Письмо 2
Dear Sir,
We very much regret that through a typing error the flight number was indicated in the confirmation of the reservation as AF-333 instead of AF- 334. We thank you for pointing out this mistake to us.
Yours faithfully,
Письмо 3
Dear Sir
Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged if we could have them by return.
Yours faithfully
Письмо 4
Dear Mr Duck
We agree to the prices and terms of payment stated in you price list. I would be grateful if you could deliver them within 20 days.
Yours truly
Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Подпись
Собственноручная подпись автора ставится под заключительной формулой вежливости, двумя строками ниже. Под ней печатается имя автора письма и его должность. Расположение заключительной формулы вежливости и подписи соответствует выбранному стилю оформления — блочному или полувтянутому.
Пример 1 (блочный стиль)
Yours sincerely (подпись)
М. Green, HR Officer
Пример 2 (полувтянутый стиль)
Yours faithfully, (подпись) L. Mitch,
Acting General Manager
Иногда в деловых письмах после подписи автор добавляет какую-либо информацию. В этом случае она вводится аббревиатурой «P.S.» (Postscript — после подписи).Однако следует иметь в виду, что такие добавления в официальном деловом письме нежелательны, поскольку могут быть поняты получателем как небрежность, забывчивость отправителя. Такое дополнение допустимо в личных деловых письмах, написанных в более неформальном стиле.
Приложения
Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то на них делается ссылка в конце письма. Слово Enclosure (или сокращенно Enc./Encl.) печатается в левом нижнем углу страницы под подписью автора письма. Например:
Enc.: Invoice — 3 copies
Insurance Policy — 6 pages
Если копии письма, кроме основного адресата, направляются в другие организации, то на это делается ссылка ниже строки «Приложения». Например:
fa з д е л 1. Структура и стиль оформления делового письма
Copy: Russian Trade Delegation in Sweden or
c.c.: Best Travellers Ltd, Marketing Department
Сокращение 'c.c.' используется вместо 'carbon copy', хотя в оследнее время практически все копии документов отсылаются виде ксерокопий.
Оформление конверта
При оформлении конверта, как и при составлении письма, екомендуется следовать некоторым правилам, что обеспечит,екорую и надежную доставку вашей корреспонденции.
68. В левом верхнем углу печатается адрес отправителя. Последовательность расположения информации об отправителе совпадает с расположением его внутреннего адреса. Например:
Huston Hightech Inc. 59, Green Ave. Chicago, Illinois 46318 USA
Иногда обратный адрес в английских и американских дело- Ых письмах пишется на обратной стороне конверта.
68.В правом верхнем углу помещается марка или штамп, заменяющий марку.
Под маркой или штампом в правом верхнем углу часто указывается порядок отправки, доставки и особенности содержания вложенной корреспонденции. Для этого используются следующие выражения:
Ur Mail/AIR MAIL
"xpress/EXPRESS Express Delivery/EXPRESS DELIVERY Urgent/URGENT Registered/REGISTERED
Post Restant/POST RESTANT
To Be Called For/TO BE CALLED FOR
If Not Delivered Please Return/ IF NOT DELIVERED PLEASE RETURN
АВИА
Срочная доставка Заказное
До востребования
Просьба вернуть письмо в случае невозможности доставки
Private/PRIVATE Personal/PERSONAL
Confidential/CONFIDENTIAL
Strictly Confidential/ STRICTLY CONFIDENTIAL
Private and Confidential/
Личное
Конфиденциально Строго конфиденциально
Личное и конфиденци-
Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ <
PRIVATE AND CONFIDENTIAL альное
3) Адрес получателя письма располагается в центре конверта с двумя интервалами между строками. Составные части адреса аналогичны составным частям его внутреннего адреса. Другими словами, в зависимости от того, на чье имя направлено письмо, на первой строке будет располагаться или название компании, или фамилия адресата, или должность адресата. Если указаны и фамилия и должность, то на первой строке будет указана фамилия, а на второй — должность. На следующей строке указываются номер/наименова- ние дома и улицы. Строкой ниже — название города и полное или сокращенное название графства (штата/провинции). Последней строкой указывается название страны. Почтовый индекс может быть указан после названия графства (штата/ провинции) или после названия страны. Например:
Вариант 1
Mr D. Stingstill
Chief Accountant
Overseas Developement Company
Abercrombie House Eaglesham Road
Glasgow G57 8 EA
Great Britain
Вариант 2
Appointment Officer Overseas Developement Company Abercrombie House Eaglesham Road Glasgow G57 8 EA GB
