Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
1. Данные об отправителе часто называемые «шапкой» письма: имя отправителя (в личном деловом письме) или название фирмы, почтовый адрес, номера телефона/телефонов, факса, телекса, адрес электронной почты в Интернете).
2. Дата письма.
3. Внутренний адрес (название и почтовый адрес получателя письма).
4. Вступительное обращение.
5. Заголовок письма.
6. Текст письма.
7. Заключительная формула вежливости.
8. Подпись составителя письма.
Сравните стиль оформления приведенных ниже писем.
Письмо 1
Corona Ltd Calle Lavalle 340, Madrid, Spain tel. 695403; fax 6954589
United Processing Machines Ltd, 20 May, 1999
181 South Road,
Dublin,
Ireland
Dear Sirs,
Subject: processing machines
We are interested in the processing machines manufactured by your company and advertised in the latest issue of "Consumer".
Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged if we could have them by return. We are looking forward to hearing from you soon.
Yours faithfully, A. Ramos, Marketing Manager
Раздел 1. Структура и стиль оформления делового письма
Письмо 2
UNITED PROCESSING MACHINES LTD 181 South Road, Dublin, Ireland tel. 1234567; 8945432
Mr A. Ramos, Marketing Manager 27 May 1999
Corona Ltd Calle Lavalle 340 Madrid Spain
Dear Mr A. Ramos
Subject: processing machines
Thank you for your letter of 20 May 1999.
I have pleasure in sending you our latest catalogue and a price list for the whole range of processing machines manufactured by our company.
I look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely
Ken Lane, Marketing Manager
Enc.: catalogue
Письмо 1 оформлено в традиционном «полувтянутом» стиле (semi-indented style). Это значит, что каждый абзац письма начинается с красной строки, т.е. с отступом от левого поля на пять знаков. Кроме того, для этого стиля характерно употребление закрытого типа пунктуации, т.е. использование запятой в следующих случаях:
9. в написании даты (перед годом);
10. в написании внутреннего адреса (в конце каждой строки);
11. после вступительного обращения;
12. в заключительной формуле вежливости.
Часть 1. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Этот стиль чаще используется в сугубо официальных письмах, написанных по важным или торжественным поводам. В повседневной деловой переписке чаще используется блочный стиль (block style).
В письме 2 использован блочный стиль — стиль современной деловой переписки, самый распространенный в наши дни. В отличие от традиционного полувтянутого стиля, каждая строка начинается от левого поля без отступов, а между абзацами используется двойной межстрочный интервал. Еще одно отличие блочного стиля от полувтянутого — открытый тип пунктуации. Это значит, что запятая не ставится при написании даты, внутреннего адреса, вступительного обращения и заключительной формулы вежливости. Однако в блочном стиле запятая иногда используется во вступительном обращении и в заключительной формуле вежливости.
Соблюдение следующих правил поможет вам правильно оформить письмо в блочном стиле и расположить его составные части на странице.
Данные об отправителе
Если для делового письма используется бланк компании, отпечатанный типографским способом, то данные о компании-отправителе уже указаны в нем. Если же у компании нет такого бланка, то название и все необходимые сведения о ней (адрес, телефон, факс, адрес в Интернете) располагаются по центру вверху страницы. Тип шрифта можно выбрать по своему усмотрению.
В личном деловом письме данные отправителя располагаются в правом верхнем углу.
Дата письма
Дата располагается в верхнем правом углу на уровне первой строки внутреннего адреса. Лучше писать название месяца слова ми, а не цифрами, поскольку порядок цифровых обозначений чисел и названий месяцев в Великобритании и в США не со впадает. Например: 12.02.99 в Великобритании прочитают как 12 февраля 1999 года, а в США — 2 декабря 1999 года. Допускаются следующие сокращения в названиях месяцев:
Jan вместо January
Feb вместо February
Mar вместо March
Раздел 1. Структура и стиль оформления делового письма
| Apr | вместо | April |
| Jun | вместо | June |
| Aug | вместо | August |
| Sept | вместо | September |
| Oct | вместо | October |
| Nov | вместо | November |
| Dec | вместо | December |
Не сокращаются только названия May и July — эти месяцы всегда пишутся полностью.
Иногда используются буквенные сокращения порядковых числительных при написании чисел месяца.
Например:
1st March, 1999 или 1st Маг, 1999;
7th February, 1995 или 7th Feb, 1995.
Для американских деловых писем характерно следующее написание дат:
15.дата располагается в левом верхнем углу страницы над внутренним адресом;
16. на строке сначала пишется название месяца, а затем число и год, которые разделяются запятой.
Например:
Dec 14, 2000 или December 14, 2000.
Внутренний адрес
Внутренний адрес или адрес компании-адресата располагается в левом углу непосредственно от края левого поля. В зависимости от того, кому непосредственно вы адресуете письмо, первая строка внутреннего адреса будет содержать разную информацию:
а) название компании, если вы адресуете письмо непосредственно компании:
Black & Co. Ltd 33 Highroad London N 6 England
Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
б) можно указать должность секретаря, если вы не знаете, кто непосредственно занимается в компании интересующим вас вопросом. В этом случае письмо попадет в секретариат компании и затем будет передано по назначению:
The Secretary
Black and Co. Inc
1356 Sweet Ave.
New-York N.Y.
USA
в) письмо может быть направлено определенному должностному лицу:
The Manager
Black & White Co.
12 High Street
Detroit Michigan 43217
USA
Если при этом вы знаете его фамилию, то лучше указать фамилию и должность. Эти данные располагают на одной строке.
Например:
Mr J. Rocks, Manager.
Непосредственно почтовый адрес компании располагается в определенном порядке: первая строка — номер дома, название улицы; вторая строка — название города и его почтовый индекс (в США еще и название штата); следующая строка — название страны (полное или аббревиатура).
Если вы хотите, чтобы ваше письмо было передано определенному сотруднику компании, то его можно направить на адрес компании, а строкой ниже внутреннего адреса указать «Вниманию г-на...» — Attention (of); Attn (of):
Huston Hightech Inc.
59, Green Ave.
Chicago, Illinois
USA
Attention of Mr Read
Еще один вариант написания внутреннего адреса используется в случае, если вы хотите направить письмо человеку, адрес которого вам неизвестен, но известно, что он сотрудничает с
