Приймання товару за кількістю здійснюється відповідно до Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за кількістю, затвердженої постановою Державного арбітражного суду при Раді Міністрів СРСР від 15 липня 1965 р. № П-6, зі змінами та доповненнями. Ця інструкція чинна донині. її положення є обов'язковими, якщо в угодах, що укладаються, не передбачено інших умов.
Нестача з вини постачальника відображається на рахунку 374 "Розрахунки за претензіями". Тут відображаються розрахунки за претензіями до постачальників за виявленою невідповідністю цін і тарифів, передбачених угодами; за виявленою невідповідністю якості технічним умовам, передбаченим угодою; за нестачею товарно-матеріальних цінностей, а також за пред'явленими постачальникам та визнаними штрафами, пенею, неустойками.
У разі виявлення у пункті прибуття ТМЦ невідповідності кількості прийнятих товарів кількості, зазначеній у транспортних документах, складається акт. На підставі акта покупець може у встановлені строки пред'явити продавцеві претензію, а якщо є можливість покласти відповідальність на перевізника, то претензія пред'являється йому. Покупець сплачує фактично отримані товари, а на суму нестачі понад норми природних втрат виставляється претензія.
У разі виявлення невідповідності ТМЦ за якісними характеристиками покупець повинен скласти акт, який також буде підставою для пред'явлення претензії постачальнику. До участі у прийманні товару за кількістю та якістю і складанні актів експертизи, на підставі яких покупець може пред'явити претензії постачальнику або перевізнику, можуть залучатися представники постачальника, експерти Торгово-промислової палати або її регіональних відділень, компетентні представники незацікавлених організацій.
Суми нестачі ТМЦ понад норми природних втрат за кількістю і невідповідність за якістю відображається за дебетом рахунка 374 "Розрахунки за претензіями" і за кредитом рахунка 631 "Розрахунки з постачальниками та підрядчиками".
Приклад 1
Підприємство отримало товарно-матеріальні цінності, які були доставлені власним вантажним автомобілем. Оплату було здійснено
Облік зобов'язань за розрахунками з постачальниками
через кілька днів. Вартість товарно-матеріальних цінностей становить 15 000 грн, ПДВ — 3000 грн. Під час приймання товарно-матеріальних цінностей було виявлена нестачу з вини постачальника на суму 800 грн, ПДВ — 160 грн. Через деякий час постачальник задовольнив претензії, і ТМЦ надійшли на склад покупця.
Ці операції на рахунках бухгалтерського обліку відображаються проводками, показаними в табл. 2.1.5.
Таблиця 2.1.5. Відображення нестачі з вини постачальника
| № | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | Податковий облік | ||
| Д-т | К-т | Доходи | Витрати | |||
| Оприбутковано товарно-матеріальні цінності (без ПДВ), отримані від постачальника | 14 200 | — | 14 200 | |||
| Відображено податковий кредит із ПДВ | 2 840 | — | — | |||
| Встановлено нестачу з вини постачальника і виставлено претензію (з ПДВ) | — | — | ||||
| Надійшли товарно-матеріальні цінності згідно з виставленою претензією | — | |||||
| Відображено податковий кредит з ПДВ за сумою претензії | — | — | ||||
| Перераховано кошти постачальнику | 18 000 | — | — |
Приклад 2
Підприємство зробило попередню оплату за ТМЦ. Через кілька днів воно отримало ТМЦ, які були доставлені власним вантажним автомобілем на підприємство. Вартість товарно-матеріальних цінностей становить 15 000 грн, ПДВ — 3000 грн. Під час приймання ТМЦ було виявлено нестачу з вини постачальника на суму 800 грн, ПДВ — 160 грн. Постачальник задовольнив претензію перерахуванням назад грошових коштів у сумі 960 грн.
Ці операції на рахунках бухгалтерського обліку відображаються проводками, наведеними в табл. 2.1.6.
Розділ 1
Таблиця 2.1.6. Відображення нестачі з вини постачальника, який задовольнив претензію
| з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | Податковий облік | ||
| Д-т | К-т | Доходи | Витрати | |||
| Перераховано кошти в оплату товарно-матеріальних цінностей | 18 000 | — | 15 000 | |||
| Відображено податковий кредит із ПДВ | 3 000 | — | — | |||
| Оприбутковано товарно-матеріальні цінності (без ПДВ), отримані від постачальника | 14 200 | — | — | |||
| Закриття рахунка 644 на суму ПДВ | 2 840 | — | — | |||
| Встановлено нестачу з вини постачальника і виставлено претензію (з ПДВ) | — | — | ||||
| Постачальник задовольнив претензію шляхом перерахування коштів (з ПДВ) | — | -800 | ||||
| Сума податкового кредиту з ПДВ (методом сторно) | -160 | — | — | |||
| Зарахування заборгованостей | 18 000 | — | — |
Приклад З
Підприємство здійснило попередню оплату за товарно-матеріальні цінності. Через кілька днів воно отримало товарно-матеріальні цінності, які були доставлені власним вантажним автомобілем на підприємство. Вартість ТМЦ становить 15 000 грн, ПДВ — 3000 грн. Під час приймання ТМЦ було виявлено нестачу з вини постачальника на суму 800 грн, ПДВ — 160 грн. Однак претензію постачальник не задовольнив, оскільки арбітражний суд відхилив позов.
Ці операції на рахунках бухгалтерського обліку відображаються проводками, показаними в табл. 2.1.7.
Облік зобов'язань за розрахунками з постачальниками
Таблиця 2.1.7. Відображення нестачі з вини постачальника, який не задовольнив претензію
| № | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн | Податковий облік | ||
| Д-т | К-т | Доходи | Витрати | |||
| Перераховано кошти в оплату товарно-матеріальних цінностей | 18 000 | — | 15 000 | |||
| Відображено податковий кредит із ПДВ | 3 000 | — | — | |||
| Оприбутковано товарно-матеріальні цінності (без ПДВ), отримані від постачальника | 14 200 | — | ------- | |||
| Закриття рахунка 644 на суму ПДВ | 2 840 | — | — | |||
| Встановлено нестачу з вини постачальника і виставлено претензію (з ПДВ) | — | ------- | ||||
| Відображено суму відхиленої претензії (за рішенням господарського суду) | — | -800 | ||||
| Сума податкового кредиту з ПДВ (методом сторно) | -160 | — | — | |||
| Зарахування заборгованостей | 18 000 | — | — |
