Правила оформлення результатів перевірок установлено ст. 86 ПК[1], а також Порядком оформлення результатів документальних перевірок [28].
Перед початком проведення документальної перевірки діяльності платника податків за місцезнаходженням податкового органу посадова особа, відповідальна за проведення перевірки, зобов'язана прийняти надані платником податків оригінали документів, пов'язаних із здійсненням діяльності за період, що перевіряється. Зазначені документи приймаються за описом, складеним платником податків за власним бажанням.
Опис наданих для перевірки документів складається у двох примірниках особисто платником податків у присутності посадової особи, відповідальної за проведення перевірки. В описі в обов'язковому порядку зазначається кожний переданий документ із зазначенням його найменування, номера та дати видачі. У раз наявності значної кількості однотипних документів, наприклад накладних на придбання товару, в описі допускається запис із за значенням назви однотипних документів (накладна), їх кількості за який період діяльності вони надані та кількості аркушів.
У кінці опису платником податків повинно бути зазначено що для проведення перевірки документи надані в повному обсязі інші документи, пов'язані із здійсненням діяльності, відсутні.
Посадова особа, яка здійснює перевірку, ознайомившись із наданими для перевірки документами, перевіривши їх наявність за описом робить у ньому запис про прийняття для проведення документальної перевірки документів, пов'язаних із здійсненням діяльності, зазначає дату їх прийняття та ставить особистий підпис.
У разі відмови платника податків від особистого складання опису такий опис складається посадовою особою, відповідальною за проведення перевірки, у присутності платника податків. При цьому цей факт зазначається в акті перевірки. Один примірник опису додається до матеріалів перевірки, другий залишається у платника податків. Після закінчення перевірки посадова особа, відповідальна за проведення перевірки, повертає платнику податків документи за описом. Платник податків на першому примірнику опису, що додається до акта перевірки, вчиняє напис: «Документи після завершення проведення перевірки отримано в повному обсязі», зазначає дату їх отримання та ставить осо-бистий підпис.
Результати документальних перевірок оформлюються у формі акта або довідки. У разі встановлення під час перевірки порушень складається акт, а у разі відсутності порушень — довідка.
Акт — службовий документ, який підтверджує факт проведення документальної перевірки діяльності платника податків і є носієм доказової інформації про виявлені порушення вимог податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби.
Довідка — службовий документ, який підтверджує факт проведення документальної перевірки діяльності платника податків і є носієм доказової інформації про невстановлення фактів порушень вимог податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби, платниками податків.
Акт (довідка) документальної перевірки складається у двох примірниках та підписується посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби, які проводили перевірку а,також платником податків або його законними представниками. Акт документальної перевірки повинен містити систематизований виклад виявлених під час перевірки фактів порушень норм податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби. За результатами документальної перевірки в акті викладаються всі суттєві обставини діяльності платника податків, які мають відношення до фактів виявлених порушень податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби. Факти виявлених порушень податкового валютного та іншого законодавства контролюють за дотриманням якого покладено на органи ДПС викладаються в акті документальної перевірки чітко, об’єктивно та у повній мірі, з посиланнями на первинні або інші документи, які зафіксовані за обліком та підтверджують наявність зазначених фактів.
Акт (довідка) документальної перевірки повинен бути складений на паперовому носії державною мовою і мати наскрізну нумерацію сторінок. Титульний аркуш акта (довідки) документальної перевірки друкується на номерному бланку органу державної податкової служби для складання актів документальних перевірок. У разі необхідності використання у змісті акта (довідки) скорочених назв і загальноприйнятих абревіатур при першому вживанні відповідне словосполучення зазначається повністю з одночасною вказівкою в дужках його скороченої назви або абревіатури, які будуть використовуватися далі в тексті.
В акті (довідці) документальної перевірки, розрахунках та інших матеріалах не допускаються різного роду виправлення Цифрових показників, дат та інших даних.
Усі вартісні показники відображаються у національній валюті України, а показники, виражені в іноземній валюті, підлягають відображенню в акті (довідці) документальної перевірки з одночасною вказівкою їх еквівалента в національній валюті офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим атональним банком України на дату проведення операції, якщо інше не встановлено законом.
Інформація, що міститься в акті (довідці) документальної перевірки, не підлягає розголошенню посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби, а також передачі в інші органи, за винятком випадків, передбачених законом.
У разі відмови платника податків або його законних представників у допуску посадових (службових) осіб органу державної податкової служби до проведення перевірки або неможливості проведення перевірки чи від допуску до обстеження приміщень, територій (крім житла громадян),що використовуються для одержання доходів або пов'язані з утриманням об'єктів оподаткування складається відповідний акт, який засвідчує цей факт. Такий акт підписується не менш як трьома посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби.
Акт (довідка) документальної перевірки складається з трьох частин: вступної, описової та висновку. До акта (довідки) додаються інформативні додатки.
Вступна частина акта (довідки) документальної перевірки повинна містити такі дані:
1. Місце проживання платника податків.
2. Прізвище, ім'я, по батькові платника податків.
3. Підстави для проведення перевірки відповідно до IIК [1] та інших законодавчих актів.
4. Дату видачі та номер направлення на проведення документальної перевірки, найменування органу державної податкової служби, який його виписав. Дати та номери наказу керівника органу державної податкової служби на проведення перевірки, продовження або перенесення строків проведення перевірки (у разі наявності).
Якщо документальна перевірка у відповідних випадках здійснюється за постановою (ухвалою) суду про призначення перевірки або постановою органу дізнання, слідчого, прокурора, винесеною ними відповідно до закону у кримінальних справах, що перебувають у їх провадженні, зазначаються відповідні обов'язкові реквізити зазначених постанов (ухвал).
5. Посади, назву структурного підрозділу, найменування органу державної податкової служби, звання, прізвища, імена, по батькові посадових (службових) осіб, що проводили перевірку.
6. Вигляд перевірки (документальна планова або позапланова, виїзна або невиїзна перевірка).
7. Період, за який проводилася документальна перевірка діяльності платника податків.
8. Інформацію про надсилання (вручення) платнику податків повідомлення про проведення документальної перевірки, як таке передбачено законом.
Інформацію про наявність журналу реєстрації перевірок платника податків та вчинення в ньому запису про проведе перевірки
Описова частина акта (довідки) документальної перевірки „здається із загальних положень та результатів перевірки діяльності платника податків. Загальні положення акта (довідки) документальної планової перевірки (відповідні додатки до загальних положень) повинні містити такі дані:
1. Строк проведення документальної перевірки (дата початку та дата закінчення) із зазначенням строку продовження або перенесення строків проведення перевірки (у разі наявності).
2. Інформацію про платника податків (реєстраційний номер облікової картки платника податків або номер та серія паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті, місце проживання платника податків) або його законних представників, відповідальних за діяльність за період, що перевіряється, їх присутність при проведенні перевірки із зазначенням підстав здійснення такого представництва (довіреність, інші законні підстави).
3. Дані про реєстрацію (перереєстрацію) самозайнятих осіб (назва документа, найменування органу, дата і реєстраційний номер), дані про взяття на облік платника податків в органах державної податкової служби (найменування органу, дата взяття на облік та номер довідки), у разі якщо самозайнята особа зареєстрована платником податку на додану вартість (далі - ПДВ), зазначаються реєстраційні дані платника ПДВ (індивідуальний податковий номер, дата реєстрації платником ПДВ, номер та дата початку дії свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ).
4. Про те, чи є платник податків засновником (учасником), акціонером юридичних осіб.
5. Перелік об'єктів, де здійснюється діяльність, із зазначенням тих, які належать платнику податків на праві приватної власності, та орендованих, складських, а також інших приміщень, де знаходяться товарно-матеріальні цінності (готові вироби,напівфабрикати, сировина тощо).
6. Інформацію про види діяльності, які здійснював платник податків за період, що перевірявся, із зазначенням видів діяльності, що підлягають патентуванню та ліцензуванню (номер і дата патенту, ліцензії, найменування органу, що видав патент, ліцензію, строк (термін) дії патенту, ліцензії), а також здійснення яких передбачає наявність відповідного свідоцтва про реєстрацій чи іншого документа (дозволу, сертифіката тощо), що підтверджує право такого платника на провадження цієї діяльності.
7. Дані про наявність рахунків у банках та інших фінансових установах із зазначенням інформації щодо надання повідомлення про їх відкриття (закриття), про ліцензії Національного банку України, якщо їх отримання передбачено законом.
8. Інформацію про попередню документальну планову перевірку (документальну позапланову перевірку з усіх питань) із зазначенням найменування органу державної податкової служби, що проводив перевірку, дати та номера акта перевірки, періоду перевірки (установлені порушення та вжиті заходи щодо усунення виявлених недоліків).
9. Інформацію про документи, які використані при перевірці, згруповані за типами (вказати період охоплення їх перевіркою та метод — суцільний, вибірковий).
10. Перелік комп'ютерних автоматизованих інформаційних систем, інформація яких використана під час перевірки (за необхідності).
11. Інформацію про зустрічні звірки.
12. При проведенні документальних перевірок може проводитися аналіз діяльності платника податків.
13. Інформацію про наявність у платника податків засобів виробництва та транспортних засобів, які використовуються (знаходяться у платника податків з метою використання) у процесі здійснення діяльності, у тому числі орендованих, товарно-матеріальних цінностей, коштів на розрахункових рахунках (у разі наявності).
14. Інформацію про проведені обстеження приміщень, територій (крім житла громадян), що використовуються для отримання доходів чи пов'язані з утриманням об'єктів оподаткування, у тому числі зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки (у разі їх проведення).
15. Загальні положення описової частини акта (довідки) документальної позапланової перевірки повинні містити дані, передбачені цим підпунктом, залежно від питань, що підлягаю перевірці.
Результати документальної перевірки дотримання податкового законодавства групуються за окремими видами податків і зборів та у розрізі податкових періодів. У цій частині акта (довідки) перевірки відображаються задекларовані платником податків у податковій та іншій звітності показники, результати перевірки цих показників та робиться відповідний запис щодо встановлення або невстановлення порушень. При цьому до акта (довідки) перевірки додаються відповідні аналітичні таблиці. Крім того, наводяться дані про наявність та результати перевірки пільг, наданих відповідно до законів (код пільги, на яку суму і на який податок отримано пільги з розбивкою за роками в межах звітних періодів, що перевіряються).
У разі встановлення перевіркою порушень податкового за-конодавства за кожним відображеним в акті фактом порушення необхідно:
— чітко викласти зміст порушення з посиланням на конкретні пункти і статті законодавчих актів, що порушені платником податків, зазначити період (місяць, квартал, рік) діяльності платника податків та операцію, в результаті якої здійснено це порушення, при цьому додати до акта письмові пояснення платника податків або його законних представників щодо виявлених порушень;
— зазначити первинні документи, на підставі яких вчинено записи з обліку, та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, та докази, що підтверджують наявність факту порушення;
У разі відсутності первинних документів або ненадання їх чи інших документів, що підтверджують факт порушення, зазначити інші докази, що достовірно підтверджують наявність факту порушення;
У разі відмови платника податків або його законних представників надати копії документів посадовій (службовій) особі органу державної податкової служби така особа складає акт у довільній формі, що засвідчує факт відмови, із зазначенням прізвища,імені,по- батькові платника податків (його законного представника) та перелік документів, які йому запропоновано подати, факт про складання такого акта відображається в акті документальної перевірки;
у разі надання платником податків або його законними представниками посадовим (службовим) особам органу державної податкової служби письмових пояснень щодо встановлених порушень податкового законодавства та/або причин ненадання первинних та інших документів, що підтверджують встановлені порушення, або їх копій факти про надання таких пояснень необхідно відобразити в акті.
Виявлені факти однотипних порушень та порушень, які по-вторюються, групуються у відомості або таблиці, що додаються до акта. Зазначені відомості або таблиці повинні містити повний перелік однотипних порушень податкового законодавства із зазначенням звітного періоду, до якого вони відносяться (назву, дату і номер документа, відповідно до якого здійснено операцію, суть операції, а також посилання на нормативно-правові акти, їх пункти і статті, положення яких порушені). Зазначені додатки повинні бути підписані посадовою (службовою) особою органу державної податкової служби, а також платником податків або його законними представниками.
У випадках відсутності ведення обліку даний факт фіксується в описовій частині акта.
Результати документальної перевірки з питань дотримання вимог валютного законодавства, законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби, оформляються аналогічно оформленню результатів перевірки з питань дотримання вимог податкового законодавства. При цьому у разі встановлення порушення у сфері зовнішньоекономічної діяльності необхідне відобразити такі відомості: номер, дату зовнішньоекономічного договору (контракту) та його суму; у разі необхідності реєстрації договору (контракту) у центральному органі виконавчої влад з питань економічної політики: номер та дату його реєстрації, країну нерезидента, який є стороною зовнішньоекономічну договору (контракту), найменування фінансової установи нерезидента, через яку здійснюються розрахунки за договором (контрактом), найменування фінансової установи резидента через яку здійснюються розрахунки за договором (контрактом), номенклатуру товарів контракту згідно з кодами Української класифікації товарів зовнішньоекономічної діяльності, суму простроченої заборгованості, що виникла при виконанні контракту.
У висновку акта (довідки) документальної перевірки зазна-чаються:
1. Узагальнений опис виявлених перевіркою порушень податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби, з посиланням на підпункти, пункти, статті законодавчих актів або загальний висновок щодо відсутності таких порушень.
2. Виявлені порушення податкового та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби, відображаються в гривнях у розрізі податків та зборів з розбивкою за роками та податковими періодами у межах періоду, що перевіряється.
В акті не допускається визначення виду і розміру штрафних (фінансових) санкцій за встановлені порушення.
3. У разі отримання під час перевірки копій документів, які підтверджують факт виявленого порушення, про це робиться запис із відображенням підстав для отримання.
4. Кількість складених примірників акта (довідки) перевірки та відмітка про вручення одного примірника платнику податків або його законному представнику.
До інформативних додатків до акта (довідці) документальної перевірки належать, зокрема:
- відомості або таблиці, в яких згруповані факти однотипних порушень та порушень, що повторюються;
- розрахунки донарахованих (зменшених) сум податків та зборів, а також розрахунки зменшення від'ємного значення об’єкта оподаткування податком на доходи фізичних осіб, зменшення (збільшення) заявленої до відшкодування з бюджету суми ПДВ, зменшення відємного значенння у розрізі податкових періодів;
- пояснення,зауваження або заперечення платника податків або його законних представників щодо виявлених порушень або з інших питань, що виникли під час переврки;
— копії матеріалів (описи, відомості, протоколи тощо) про результати проведених обстежень;
— матеріали зустрічних звірок, реєстри, в яких зазначається] інформація про надіслані запити на їх проведення до інших opганів державної податкової служби та отримані відповіді;
— завірені в установленому законодавством порядку копії ї документів, що підтверджують наявність фактів порушень податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби, у випадку їх отримання;
— опис отриманих копій документів;
— дані про виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів) (експортних, імпортних, бартерних, з переробки давальницької сировини на території України та за її межами тощо);
— інші матеріали, що мають значення для прийняття податкового повідомлення-рішення за результатами перевірки та вжиття інших заходів.
Акт (довідка) документальної перевірки складається у двох примірниках, підписується посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби, які проводили перевірку, та реєструється в органі державної податкової служби протягом п'яти робочих днів з дня, що настає за днем закінчення установленого для проведення перевірки строку, з дотриманням вимог щодо реєстрації актів документальних перевірок. При цьому строк складення акта (довідки) не зараховується до строк проведення перевірки.
Акт (довідка) документальної перевірки після його (її) реєстрації вручається платнику податків або його законному ставникові (акт невиїзної документальної перевірки вручається особисто платнику податків або його законному представнику). У разі відмови платника податків або його законних представників від підписання акта (довідки) перевірки посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби складається відповідний акт, що засвідчує факт такої відмови. При цьому в акті відмови від підпису зазначається про ознайомлення (чи відмову від ознайомлення) платника податків або його законних представників із змістом акта (довідки) документальної перевірки, обов'язками, правами і відповідальністю платника податків. Один примірник акта (довідки) про результати документальної перевірки з відповідними додатками у день його підписання або відмови від підписання вручається або надсилається платнику податків або його законному представнику.
У разі відмови платника податків або його законних представників від отримання примірника акта (довідки) про результати документальної перевірки або неможливості його вручення та підписання у зв'язку з відсутністю платника податків або його законних представників за місцем проживання такий акт (довідка) надсилається платнику податків. У таких випадках органом державної податкової служби складається відповідний акт.
У разі незгоди платника податків або його законних представників з висновками перевірки чи фактами та даними, викладеними в акті (довідці) документальної перевірки, вони мають право подати свої заперечення протягом п'яти робочих днів з дня отримання акта (довідки), які у випадку їх подання є невід'ємною частиною (додатком) до акта (довідки) перевірки.
Такі заперечення розглядаються органом державної податкової служби протягом п'яти робочих днів, що настають за днем їх отримання (днем завершення перевірки, проведеної у зв'язку з необхідністю з'ясування обставин, що не були досліджені під час перевірки та зазначені у запереченнях), та платнику податків надсилається відповідь.
Платник податків (його уповноважена особа та/або законний представник) має право брати участь у розгляді заперечень, про що такий платник податків зазначає у запереченнях. У разі якщо платник податку виявив бажання взяти участь у розгляді його заперечень до акта (довідки) перевірки, орган державної податкової служби зобов'язаний повідомити такого платника податку про місце і час проведення такого розгляду. Таке повідомлення надсилається платнику податків не пізніше ніж за два робочі дні до дня їх розгляду.
Участь керівника відповідного органу державної податкової служби (або уповноваженого ним представника) у розгляді заперечень платника податків до акта перевірки є обов'язковою.
За результатами розгляду заперечень складається висновок довільної форми, у якому зазначаються наведені в акті (довідці) перевірки висновки, факти та дані, відносно яких надання заперечення платником податків, короткий зміст заперечень наводиться обґрунтування позиції органу державної податкової служби стосовно кожного питання, порушеного в запереченнях та підбивається підсумок щодо обґрунтованості заперечень.
Висновок підписується посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби, що проводили перевірку, безпосередніми керівниками, а також іншими посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби, які були залучені до розгляду заперечень, та затверджується керівником (заступником керівника) органу державної податкової служби, посадові (службові) особи якого проводили перевірку. Зазначений висновок є складовою частиною (додатком) матеріалів перевірки, залишається в органі державної податкової служби та враховується керівником (заступником керівника) органу державної податкової служби при їх розгляді і прийнятті податкового повідомлення-рішення.
За результатами розгляду керівником органу державної податкової служби (його заступником) акта перевірки, заперечень платника податків або його законних представників та інших матеріалів перевірки приймаються відповідні податкові повідомлення-рішення.
У разі якщо грошове зобов'язання розраховується органом державної податкової служби за результатами перевірки, призначеної відповідно до кримінально-процесуального закону або закону про оперативно-розшукову діяльність, податкове повідомлення-рішення за результатами такої перевірки не приймається до дня набрання законної сили відповідним рішенням суду. Матеріали перевірки разом з висновками органу державної податкової служби передаються правоохоронному органу, що призначив перевірку. Статус таких матеріалів перевіряється кримінально-процесуальним законом або законом про оперативно-розшукову діяльність.
Результати перевірок (крім камеральних) оформляються: у формі акта перевірки, якщо під час такої перевірки виявлено порушення законодавства; у формі довідки, якщо порушень не виявлено. Якщо перевірка проводилася податковим органом вищого рівня, то й акт (довідка) перевірки складається ним, а не органом, на обліку в якому перебуває платник податків.
