Умови допуску до фактичної перевірки застережено в п. 81.1 ПК [1]. Відповідно до нього посадові особи органу державної податкової служби мають право приступити до проведення фактичної перевірки за наявності підстав, зазначених у ПК [1], та за умови пред'явлення направлення на проведення перевірки та копії наказу про її проведення. Такий наказ складається окремо на кожного суб'єкта господарювання із зазначенням посад і прізвищ посадових осіб, які проводитимуть перевірку (див. лист ДПАУ від 28.01.2011 р. № 2337/7/23 7017/125).
У направленні на перевірку, як і при проведенні планової та позапланової перевірок, обов'язково мають бути зазначені:
— дата видачі;
— найменування органу державної податкової служби;
— реквізити наказу про проведення фактичної перевірки;
— найменування та реквізити суб'єкта (об'єкта), перевірка якого проводиться (прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи-платника податку, який перевіряється);
— мета, вид (фактична), підстави щодо перевірки;
— дата початку та тривалість перевірки (звертаємо увагу-саме тривалість, а не дата початку й дата закінчення перевірки-оскільки перевірку може бути зупинено або продовжено);
— посада та прізвище посадової (службової) особи, яка проводитиме перевірку;
— підпис керівника органу державної податкової служби або його заступника, що скріплений печаткою органу державної податкової служби.
Певіряючі запропонують посадовим особам або особам, які здійснюють розрахункові операції, розписатися в направленні на перевірку із зазначенням свого прізвища, імені, по батькові, посади, дати та часу ознайомлення. У разі відмови платника податків і посадових (службових) осіб платника податків (його представників або осіб, що фактично здійснюють розрахункові операції) розписатися в направленні на перевірку посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби складається акт, який засвідчує факт відмови. У такому випадку акт про відмову від підпису у направленні на перевірку є підставою для початку проведення такої перевірки.
Слід зазначити, що в ПК [1] прямо не робиться застережень, що мають вчинити перевіряючі у разі відсутності на місці посадових осіб або (якщо предмет перевірки — дотримання законодавства про використання РРО) особи, яка фактично здійснює розрахункові операції. Проте необхідність проставляння підпису таких осіб у направленні на перевірку (інакше перевіряючі не можуть приступити до перевірки, оскільки вважатиметься, що вони не пред'явили направлення) означає, що перевірка за відсутності таких осіб розпочатися не може. Про перенесення термінів початку перевірки у ПК [1] нічого не сказано, як підстава продовження термінів перевірки така ситуація теж не підходить. Судячи з усього, на практиці або виписуватиметься нове направлення на перевірку на підставі нового наказу, або перевіряючі постараються максимально використати час, що залишився на перевірку.
Якщо підходити формально, то в п. 81.1 ПК [1] як підстави Для недопущення перевіряючих до перевірки прямо названо тільки непред'явлення платнику податків (його посадовим (службовим) особам або особам, які фактично здійснюють розрахункові операції) направлення на проведення перевірки або пред'явлення направлення, оформленого з порушенням вимог. Проте в цілому з його тексту випливає, що відсутність обставин, зазначених як підстава для перевірки, також може стати приводом для того, щоб перевіряючим було відмовлено в проведенні перевірки. У цьому випадку складається акт, що засвідчує факт відмови. Проте, як ми вже зазначили, формулювання п.п. 94.2.3 ПК [1] дає шанс довести, що на відміну від відмови від проведення доїльної перевірки відмова від фактичної перевірки не тягне за собою загрози накладення адміністративного арешту на актц8] платника податків. Більш того, за таке недопущення на посадових осіб навряд чи навіть адмінштраф накладуть. Річ у тім, що ч. 1 ст. 163 КпАП [27], яка передбачає відповідальність керівників та інших посадових осіб за невиконання законних вимог органів державної податкової служби, усе ще містить посилання на скасовані положення Закону № 509 [8]. Тому суди відмовляються застосовувати передбачений нею штраф до внесення відповідних змін до Кодексу про адміністративні правопорушенням які вже перебувають на розгляді парламенту.
Самі податківці визнають необхідність того, щоб перевіряючі розписалися в Журналі реєстрації перевірок, якщо суб'єкт господарювання веде такий Журнал. Відповідне роз'яснення міститься в Єдиній базі податкових знань із посиланням на п. 7 Указу №817 [20]. Із цього можна зробити також висновок, що відмова реєструватися в Журналі теж може бути підставою для недопущення до перевірки.
Фактична перевірка може проводитися не тільки в присутності посадових осіб суб'єкта господарювання, а й у присутності осіб, які здійснюють розрахункові операції. Якщо їх на місці немає, перевірка переноситься. Податкові органи визнають необхідність для перевіряючих розписатися в Журналі перевірок, якщо він ведеться суб'єктом господарювання.
