Приемы проводятся с различными целями, но чаще всего с целью углубления и расширения контактов и получения нужной информации.
В протокольной практике сложились четкие правила приема делегаций и отдельных официальных лиц1. О приезде делегации всегда имеется предварительная договоренность, заранее определяются ее численность и состав. Затем принимающая сторона разрабатывает программу пребывания делегации.
Для разработки программы нужно знать, когда приезжает делегация, на какой срок, сколько человек будет в ее составе, какие имеются пожелания у делегации и рекомендации у руководства принимающей стороны, как приняли ранее нашу делегацию в стране, откуда ожидается приезд, планируется ли подписание соглашения, каковы общие политические отношения со страной делегации, за чей счет осуществляется ее приезд.
В программу входятследующие основные пункты: приезд и отъезд(порядок встречи и проводов), проведение деловых переговоров, завтрак или обед, посещение театра, визиты, ознакомительные поездки на предприятия, поездка по стране (если имеется просьба со стороны гостей и есть необходимость дать время на обдумывание сделанных в ходе переговоров предложений), подписание документов, вручение подарков.
Проект программы заранее передается фирме для согласования с главой и членами делегации. После этого производится окончательная редакция и составляется смета расходов.
Если члены делегации являются гостями страны пребывания, то им оказывается максимум внимания. В этом случае страна пребывания обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, размещение в гостинице, питание, предоставление автотранспорта, переводчиков и т. п. Короче говоря, обеспечивается все, что связано с пребыванием делегации в стране (и, естественно, все расходы несет принимающая сторона).
Если же делегация едет за свой счет, то принимающая сторона несет расходы, связанные только с выполнением протокольной части программы пребывания. Все остальное (питание, размещение в гостинице, транспорт и т. д.) обеспечивает направляющая сторона. Конечно, часто приходится оказывать иностранцам определенное содействие и в этом деле. Осуществление программы пребывания делегации ¾ дело трудное и хлопотное.
В подготовку любого приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашенных лиц, рассылка приглашений (заблаговременно), составление плана рассадки за столом, составление меню, сервировка столови обслуживание гостей, подготовка тостов или речей (на приемах с рассадкой), составление порядка проведения приема. Рассмотрим некоторые из этих мероприятий более подробно.