Система средств делового общения

Все средства общения делятся на две большие группы: вербальные (словесные) и невербальные. На первый взгляд может показаться, что невербальные средства не столь важны, как словесные. Но это далеко не так. А.Пиз в своей книге «Язык телодвижений» приводит данные, полученные А.Мейерабианом, согласно которым передача информации происходит за счёт вербальных средств (только слов) на 7 %, звуковых средств (включая тон голоса, интонации звука) - на 38 %, а за счёт невербальных средств - на 55 %.

Вербальное общение - речь - значение и смысл слов;

Невербальное общение:

Мимика;

Жестикуляция;

Визуальный контакт;

Проксемика;

Пара- и экстралингвистика;

Рассмотрим кратко основные невербальные средства общения.

Кинесические средства. Кинесические средства наиболее значимы. Это зрительно воспринимаемые движения другого человека, выполняющие выразительно-регулятивную функцию в общении. К кинесике относятся выразительные движения, проявляющиеся в мимике, позе, жесте, взгляде, походке.

Особая роль в передаче информации отводится мимике - движениям мышц лица, которую недаром называют зеркалом души. Исследования, к примеру.

Показали, что при неподвижном или невидимом лице лектора теряется до 10-15% информации. Основные характеристики мимики - её целостность и динамичность. Это означает, что в мимическом выражении шести основных эмоциональных состояний (гнева, радости, страха, страдания, удивления и презрения) все движения мышц лица скоординированы.

С мимикой очень тесно связаны взгляд, или визуальный контакт, составляющий исключительно важную часть общения. Общаясь, люди стремятся к обоюдности и испытывают дискомфорт, если она отсутствует.

Поза - это положение человеческого тела, типичное для данной культуры, элементарная единица пространственного поведения человека. Общее количество различных устойчивых положений, которые способны принять человеческое тело, около 1000. Из них в силу культурной традиции каждого народа некоторые позы запрещаются, а другие - закрепляются. Поза наглядно показывает, как данный человек воспринимает свой статус по отношению к статусу других присутствующих лиц. Лица с более высоким статусом принимают более непринуждённые позы, чем их подчинённые.

Так же легко, как и поза, может быть понято и значение жестов, тех разнообразных движений руками и головой, смысл которых понятен для общающихся сторон.

Конкретный смысл отдельных жестов различен в разных культурах. Однако во всех культурах есть сходные жесты, среди которых можно выделить:

) коммуникативные (жесты приветствия, прощания, привлечения внимания, запретов, удовлетворительные, отрицательные, вопросительные и т.д.);

) модальные, т.е. выражающие оценку и отношение (жесты одобрения, неудовлетворения, доверия и недоверия, растерянности и т.п.);

) описательные жесты, имеющие смысл только в контексте речевого высказывания.

И, наконец, походка человека, т.е. стиль передвижения, по которой довольно легко распознать его эмоциональное состояние. Так, в исследованиях психологов испытуемые с большой точностью узнавали по походке такие эмоции, как гнев, страдание, гордость, счастье. Причём оказалось, что самая тяжёлая походка при гневе, самая лёгкая - при радости, вялая, угнетённая походка - при страданиях, самая большая длина шага - при гордости.

Просодические и экстралингвистические средства. Просодические и экстралингвистические средства общения связаны с голосом, характеристики которого создают образ человека, способствуют распознанию его состояний, выявлению психической индивидуальности.

Просодика - это общее название таких ритмико-интонационных сторон речи, как высота, громкость голосового тона, тембр голоса, сила ударения.

Экстралингвистическая система - это включение в речь пауз, а также различного рода психофизических проявлений человека: плача, кашля, смеха, вдоха и т.д.

Такесические средства общения. К такесическим средствам общения относятся динамические прикосновения в форме рукопожатия, похлопывания, поцелуя. Доказано, что динамические прикосновения являются биологически необходимой формой стимуляции, а не просто сентиментальной подробностью человеческого общения. Использование человеком в общении динамических прикосновений определяется многими факторами. Среди них особую силу имеют статус партнёра, возраст, пол, степень их знакомства. Рукопожатия, например, делятся на три типа: доминирующие (рука сверху, ладонь развёрнута вниз), покорное (рука снизу, ладонь развёрнута вверх) и равноправное.

Такесические средства общения в большей мере, чем другие невербальные средства, выполняют в общении функции индикатора статусно-ролевых отношений, символа степени близости общающихся. Неадекватное использование личностью такесических средств может привести к конфликтам в общении.

Проксемические средства. Общение всегда пространственно организовано. Одним из первых пространственную структуру общения стал изучать американский антрополог Э.Холл, который ввёл сам термин «проксемика», буквальный перевод которого означает «близость». К проксемическим характеристикам относятся ориентация партнёров в момент общения и дистанция между ними. На проксемические характеристики общения прямое влияние оказывают культурные и национальные факторы.

Э.Холл описал нормы приближения человека к человеку - дистанции, характерные для североамериканской культуры. Эти нормы определены четырьмя расстояниями:

интимное расстояние (от 0 до 45 см) - общение самых близких людей; персональное (от 45 до 120 см) - общение со знакомыми людьми; социальное (от 120 до 400 см) - предпочтительно при общении чужими людьми и при официальном общении; публичное (от 400 до 750 см) - при выступлении перед различными аудиториями. Нарушение оптимальной дистанции общения воспринимается негативно.

Ориентация и угол общения - проксемические компоненты невербальной системы. Ориентация, выражаемая в повороте тела и носка ноги в направлении партнёра или в сторону от него, сигнализирует о направлении мыслей.

Вербальные средства общения образуют логико-смысловую линию, определяющую его содержание. Эту линию целесообразно назвать «словесным действием».

Ведущей стилистической чертой современного публичного общения является разговорность, т.е. простота и живость построения фразы, использование разговорной лексики и фразеологии.

Стилистическое своеобразие словесного действия проявляется в особенностях синтаксического строя, т.е. в построении фраз и словосочетаний. Но вместе с этим своеобразие разговорного стиля словесного действия создаётся рядом психотехнических приёмов:

а) воображаемой диалогизацией (синтаксический строй словесного действия имитирует воображаемую обстановку диалога);

б) вопросно-ответным ходом (субъект общения сам задаёт себе вопрос и сам на него даёт ответ);

в) риторическим вопросом (который, как известно, содержит утверждение или отрицание, возбуждает мысли, эмоции партнёров по общению);

г) эмоциональными восклицаниями (что позволяет усилить внимание к теме общения, стимулирует разговорность общения);

д) инверсией (т.е. преднамеренным нарушением порядка слов).

Качество и эффективность словесного действия, его коммуникативная действенность зависят от того, насколько субъект владеет психотехникой речи (именно психотехникой, а не техникой, как считают некоторые авторы).

Психотехника речи - это система индивидуально-психологического управления голосом, дикцией, интонацией, логикой в соответствии с социально- психологическими условиями общения.

Интонация и тональность воздействуют не только на сознание, но и на сферу чувств, придают эмоциональную окраску словам и фразам.

Темп словесного действия - это скорость его осуществления. быстрый темп затрудняет возможность сосредоточить внимание на логике и содержании словесного действия, медленный - утомляет. Наиболее оптимальный вариант темповой организации словесного действия - психологически целесообразное управление. Паузы, при их правильном использовании, позволяют лучше передать смысл слова, фразы, подчеркнуть или усилить наиболее важные места.

Дикция, т.е. ясное, чёткое произношение звуков, облегчает процесс проникновения в содержание словесного действия.

Оптико-кинетические средства организуют динамические психофизические действия.

Жест - это движение, передающее психическое состояние говорящего или думающего про себя человека.

Мимика - это динамическое выражение лица в конкретный момент общения.

Пантомимика - это динамическое состояние позы в конкретный момент общения.

деловой общение невербальный мимика

4.Индивидуальные различия личности.

Матрица темперамента. Известно, что динамические различия типов темперамента сопровождаются врожденными психологическими параллелями - свойствами характера.

1. Сангвиник - человек деятельный, общительный, полный надежд, обладает юмором, неустойчивыми интересами, не всегда сдерживает обещания, легко и с удовольствием вступает в контакты с незнакомыми, является хорошим собеседником, обычно добр, готов прийти на помощь.

2. Меланхолик - тревожен, насторожен, недоверчив, с ранимой душой, замкнут, не склонен давать обещания и проявлять доброту.

3. Холерик - отличается вспыльчивостью, горяч, несдержан, склонен совершать необдуманные поступки, жаждет перемен, общителен, но не всегда и всем приятен своими привычками спорить, искать истину.

4. Флегматик - любит бездеятельность, постоянен в своих привязанностях, не склонен к переменам, тяжел на подъем.

5.Анализ стиля управления.

Стиль управления - это «устойчивая совокупность конкретных принципов, методов, приемов и норм работы руководителя, характеризующая его подход к управлению коллективом и линию его поведения в возникающих при этом ситуациях».[1] Выявление закономерности между производительностью труда и использованием различных методов и стилей управления дали толчок глубокому исследованию всей системы управления, а также месту в ней руководителей различных рангов и используемых ими стилей управления. В современной науке признаны многие теории, определяющие стиль руководства. Знакомство с ними способно обогатить знания и повысить профессионализм руководителя, лидера, одной из ключевых фигур, способной продуктивно решать проблемы предприятия, управлять развитием организации.

Авторитарный стиль характеризуется централизацией полномочий в руках руководителя и навязыванием подчинённым мнения руководителя при принятии решений. Руководитель единолично принимает решения, жестко определяет деятельность подчиненных, сковывая их инициативу. Дела в группе он планирует заранее. Подчиненным известны лишь ближайшие цели, и они имеют минимум необходимой информации. Контроль за деятельностью подчиненных основан на силе власти руководителя. Его голос всегда является решающим, всякая критика в его адрес пресекается. Применение властных методов порождает у подчиненных пассивность и безучастность. Тем не менее, следует иметь в виду объективные достоинства директивного стиля - возможность достижения полной и быстрой централизации управленческих воздействий. Власть, будучи сосредоточенной в руках одного лица, позволяет оперативно вмешиваться в деятельность любых исполнительных уровней и при необходимости «наводить» там необходимый порядок. Поэтому директивный стиль может быть весьма полезен в определенных ситуациях. Наиболее эффективен директивный стиль руководства в условиях военного времени, дефицита времени, в случае, когда распоряжение вытекает из ранее принятых решений, а также при некомпетентности и низкой самоорганизации исполнителей. Объективной причиной его использования является также выполнение новых ответственных заданий.

Демократический стиль основан на том, что руководитель децентрализует свою управленческую власть. Принимая решение, он консультируется с подчиненными и тем самым дает им возможность принимать участие в выработке решений. Подчиненные получают достаточно информации, чтобы иметь представление о перспективах работы. При этом стиле управления руководитель делегирует свои функции и полномочия подчиненным. Инициатива с их стороны всячески стимулируется. Коллегиальный стиль позволяет быстро перестраивать систему управления от относительно централизованных до относительно децентрализованных структур. Он повышает активность и лояльность сотрудников, но требует от руководителя определенного мастерства в обеспечении порядка и трудовой дисциплины. Его методы основаны на принципах свободной дискуссии и критике недостатков. Ответственные решения обычно принимаются коллективным органом - инициативной группой, состоящей из лидеров коллектива. Коллегиальный руководитель обычно воспринимается как «демократ», поскольку он всегда озабочен развитием личной деловой инициативы своих подчиненных. Он предоставляет им большие возможности для проявления своей самостоятельности, но никогда не идет на поводу у подчиненных. Всегда требователен и неумолим к злостным нарушителям дисциплины. Он соблюдает оптимальную дистанцию между собой и подчиненными. Контроль за деятельностью подчиненных носит преимущественно коллективный характер. Для этой цели результаты работы коллектива обсуждаются на производственных совещаниях.

Либеральный стиль характеризуется минимальным вмешательством руководителя в деятельность подчиненных. Руководитель чаще всего действует как посредник, обеспечивающий своих сотрудников информацией и материалами, необходимыми для работы. Обычно он пускает все дела на самотек, реагируя лишь тогда, когда на него оказывают давление либо снизу, либо сверху. Как правило, при таком стиле среди подчиненных выдвигаются один-два человека, которые управляют группой и фактически спасают дело. Однако в производственных условиях, где ритм руководства объективно требует постоянных оперативных вмешательств и контроля, либеральный стиль руководства - явление редкое. Но недостатки либерального стиля не должны приводить к полому отказу от него в работе руководителя. В некоторых ситуациях этот стиль может быть более эффективным, чем другие. Так, например, со стороны индивидуального подхода к подчиненным этот стиль вполне оправдан для отдельных, многоопытных и авторитетных руководителей, успешная деятельность которых невозможна без творческой самостоятельности их подчиненных.

6.Защита от стрессов, стрессоустойчивость.

Исследователи выделяют следующие виды стрессов:

1. Эмоционально положительный — возникает на приятные для человека события, где стрессовая ситуация выступает, как контролируемая;

2. Эмоционально отрицательный — приводит человека к стрессовому состоянию, вызывая у него, при этом, отрицательные эмоции;

3. Физиологический — возникает при воздействии на организм человека негативных факторов внешней среды;

4. Психологический — ведет к нарушению психологической целостности и устойчивости личности:

a. информационный;

b. эмоциональный;

5. Кратковременный — возникает на короткий промежуток времени, тесно связанный с инстинктивными действиями человека;

6. Долгосрочный — приводит к расстройствам и депрессиям, в силу своей продолжительности и затянутости;

7. Хронический — возникает при наличии или же, существующей длительное время, умственной и физической нагрузки на человека;

8. Острый — предполагает потерю психологического равновесия человека, вследствие какого-либо неприятного для него события или явления; [3, с. 215—225].

Стресс, равно как и конфликт, имеет тесную связь с потребностями самого человека, с не возможностью их воплотить в реальности, что ведет, к усилению действий, с одной стороны — это механизмов психологической защиты человека, с другой — усилению его физиологических возможностей.

Основными факторами, влияющими на возникновение стресса, считают:

A. организационные факторы, действующие внутри организации, группы (плохие отношения с коллегами, отсутствие рабочей нагрузки);

B. личностные факторы, действующие под влиянием заниженной или завышенной самооценки, эмоциональной неустойчивости человека;

Если же говорить о стрессоустойчивости, то под этим термином следует понимать способность человека адекватно реагировать на какую-либо напряженную ситуацию и легко переносить ее, не погружаясь в состояние стресса. Как правило, стрессоустойчивость предполагает взаимодействие всех компонентов психической деятельности человека, а именно, эмоциональных, волевых, интеллектуальных, мотивационных, которые обеспечивают успешное достижение цели деятельности в сложной обстановке. Т. е. данное свойство предоставляет возможность человеку преодоления различных экстремальных ситуаций, обеспечивающих ему специфические формы поведения для психической адаптации, позволяющая, индивидууму удовлетворять свои потребности и реализовывать на этой основе наиболее значимые цели, обеспечивая соответствие поведения человека требованиям среды. В свою очередь, эффективная психическая адаптация представляет собой одну из предпосылок к успешной профессиональной деятельности [ 2, с. 107].

Основными факторами, способствующими улучшению психической адаптации человека, являются:

· социальная сплоченность;

· умение строить межличностные отношения;

· возможность открытой коммуникации, свободного общения.

· Как правило, устойчивость человека в момент возникновения различных стрессовых ситуаций определяется, прежде всего, его индивидуально-психологическими качествами и мотивационной сферой. Следует отметить, что негативно сказывающиеся на человеческой психике экстремальные воздействия не всегда приводят к ухудшению эффективности выполняемой им деятельности. Однако, работая в стрессогенных условиях, человек стремится мобилизировать активность своих внутренних энергоресурсов, что не может не сказаться на его психологическом состоянии.

7.Приемы и методы преодоления стрессовых ситуаций.