Общая характеристика методологии административного анализа

Глава 1. Методологическая основа административного анализа

Общая характеристика методологии административного анализа

Метод анализа - диалектический способ познания, путь исследования своего предмета, т.е. хозяйственных и финансовых процессов и явлений в их взаимосвязи и взаимозависимости.

Характерные особенности метода управленческого анализа:

- использование системы аналитических показателей, всесторонне характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации;

-изучение причин изменения этих показателей;

- выявление и измерение причинно-следственных связей между ними.

Методика анализа - это система правил и требований, гарантирующих эффективное приложение метода. В совокупности метод и методика представляют методологическую основу экономического анализа. Все аналитические методы можно сгруппировать в две группы: качественные (логические) и количественные (формализованные) как показано на рис. 1.1.

К качественным (неформализованным, логическим) методам относятся аналитические приемы и способы, основанные на логическом мышлении, на использовании профессионального опыта аналитика, профессиональной интуиции:

- метод сравнения;

- построение систем аналитических таблиц;

- построение систем аналитических показателей;

- метод экспертных оценок;

- метод сценариев;

- психологические и морфологические методы и т.п.

Количественные (формализованные) методы - это приемы, использующие математику. Вследствие их применения можно получить довольно точный результат или несколько результатов для дальнейшего выбора верного с помощью уже логических методов.

Количественные методы можно разделить на бухгалтерские, статистические, классические методы анализа и экономико-математические и т.д.

Все методы анализа можно разделить на основные и вспомогательные (табл. 1.1).

Рис. 1.1. Классификация методов анализа

Таблица 1.1. Область применения основных методов анализа

Методы (приемы анализа)	Выполне-ние плана производства и реализац-ии	Уро-вень каче-ства	Обеспе-ченность ресурсами	Использо-вание ресурсов	Организационно-технический уровень	Уровень социального развития коллектива	Охрана окружающей среды	Уровень нормативно-методического обеспечения
Сравнения	О	О	О	О	О	О	О	О
Индексный	В	-	В	В	В	-	-	-
Балансовый	В	-	О	О	-	-	-	-
Цепных подстановок	О	О	О	О	О	О	В	В
Графический	В	В	В	В	В	В	В	В
Факторный анализ	О	О	О	О	О	В	В	В
Экономико-математические	О	О	О	О	О	О	О	-
Сводки и группировки	В	В	В	В	В	В	В	В
Абсолютных и относительных величин	О	О	О	О	О	В	В	В
Средних величин	В	В	В	В	В	В	В	В
Динамических рядов	О	О	О	О	О	О	О	О
Сплошных и выборочных наблюдений	В	В	В	В	В	В	В	О
Детализации и обобщения	В	В	В	В	В	В	В	О
Примечание: методы: О-основной, В-вспомагательный

Проводя управленческий анализ, можно использовать различные методы (и логические, и формализованные), но к наиболее часто используемым методам управленческого анализа относятся:

- социологические методы;

- аналитические методы, содержащие:

- метод абсолютных, относительных и средних величин,

- метод сравнения,

- метод трендового анализа,

- факторный анализ (метод цепной подстановки, интегральный, балансовый и др.),

- коэффициентный анализ,

- методы стохастического анализа (математико-статистические, экономико-математические);

- методы экспертных оценок.

Социологические методы ориентированы на выполнение следующих задач.

Метод опроса - получение информации от непосредственных участников исследуемых процессов или явлений. Имеет несколько видов: групповое и индивидуальное анкетирование; почтовый, прессовый и телефонный опрос; формализованное, фокусированное и свободное интервьюирование.

Метод наблюдения - достаточно протяженный сбор информации, осуществляемый одновременно с развитием исследуемых явлений (проблем). Виды наблюдения: полевое и лабораторное, систематическое и несистематическое, включенное и невключенное, структурализованное и неструктурализованное.

Метод эксперимента - проверка жизнеспособности исследуемого явления (проблемы). Виды экспериментов: полевые, лабораторные, линейные, параллельные и т.д.

Метод анализа документов - задействование всей полноты информации, которая может содержаться в документе. Виды - качественный (традиционный) и формализованный (контент-анализ) анализ.

В процессе сбора данных получают информацию о значениях тех или иных признаков, характеризующих каждую единицу, каждый элемент исследуемого процесса или явления (совокупности). Эта информация, как правило, представлена в виде показателей. Обобщающие показатели могут быть выражены абсолютными, относительными и средними величинами. Многообразная характеристика всех сторон исследуемых экономических процессов и явлений может быть дана лишь с помощью всех видов обобщающих показателей. Вместе с тем каждый вид показателей имеет определенное значение и занимает важное место в аналитическом процессе.

Абсолютные показатели характеризуют численность, объем (размер) изучаемого процесса. Они всегда имеют какую-нибудь единицу измерения: натуральную, условно-натуральную, стоимостную (денежную), о которых говорилось выше. Следует также отметить, что абсолютные величины получают или непосредственным подсчетом собранных данных, или расчетным путем.

Расчетным абсолютным показателем, например, является абсолютное отклонение. Это разница между двумя абсолютными одноименными показателями:

где х: - значение абсолютного показателя в отчетном периоде; х0 - то же в базисном периоде; Δх - абсолютное отклонение (изменение) показателя.

Пример

Величина денежных средств кондитерской фабрики в четвертом (отчетном) квартале увеличилась по сравнению с третьим кварталом (базисным) с 2450 тыс. руб. до 2865 тыс. руб., т.е. на 415 тыс. руб. (2865 - 2450 = + 415 тыс. руб.).

Относительные величины представляют отношение абсолютных (или других относительных) показателей, т.е. количество единиц одного показателя, приходящееся на одну единицу другого показателя. Относительными величинами являются не только соотношения разных показателей в один и тот же момент времени, но и одного и того же показателя в разные моменты (например, темп роста).

Относительные величины применяются в разных видах анализа в зависимости от конкретной экономической задачи, они облегчают процесс управленческого анализа. Поставленная аналитическая задача определяет вид относительной величины.

Сопоставлять можно одноименные показатели, относящиеся к различным периодам, различным объектам или разным территориям. Результат такого сопоставления представлен коэффициентом (база сравнения принята за единицу) или выражен в процентах и показывает, во сколько раз или на сколько процентов сравниваемый показатель больше (меньше) базисного.

Результатом соотношения одноименных показателей могут быть следующие относительные показатели.

1. Относительные величины динамики, характеризующие изменение процесса во времени и показывающие, во сколько раз увеличился (уменьшился) уровень изучаемого показателя по сравнению с предыдущим периодом времени. Относительные величины динамики могут исчисляться в долях единицы (коэффициенты), когда сравниваемая величина делится на базу сравнения. Умножив полученный коэффициент в долях единицы на 100%, получим результат сопоставления в процентах:

где х1,- значение показателя в отчетном периоде; х0 - то же в базисном периоде.

Ответ на вопрос: "На сколько процентов изменился показатель в отчетном периоде по сравнению с базисным?" можно получить, рассчитав темп прироста (снижения). Эта относительная величина динамики исчисляется как разность между величиной темпа роста, выраженной в процентах, и 100%.

Темп прироста (+), снижения (-) = Темп роста, % - 100% =

Пример

Прибыль от продажи продукции кондитерской фабрики в четвертом (отчетном) квартале снизилась по сравнению с третьим кварталом (базисным) с 400 тыс. руб. до 310 руб. Таким образом, снижение прибыли от продажи продукции составило 0,775 доли единицы (310/400 = 0,775), или темп изменения прибыли от продажи продукции составил 77,5% (310/400 o 100% = 77,5%) по сравнению с третьим кварталом. Т.е. прибыль от продажи продукции кондитерской фабрики в четвертом квартале составляла 77,5% прибыли от продажи третьего квартала, или темп снижения прибыли составил 22,5% (77,5% - 100% = - 22,5).

Следует добавить, что темпы роста и прироста по нескольким временным отрезкам могут исчисляться как цепные, так и базисные. Цепной прирост - это отношение последующего значения показателя к предыдущему, а базисный - отношение к базисной величине.

2. Относительная величина структуры характеризует долю отдельной части в общем объеме совокупности. Ее рассчитывают как отношение числа единиц в отдельной части совокупности к общей численности единиц (или объему) всей совокупности. Относительные величины структуры называют удельным весом, или долей, и исчисляют в процентах ко всей совокупности либо в долях единицы:

где х1 - величина отдельной части совокупности; хп - вся совокупность (целое).

Пример

В четвертом квартале у предприятия было оборотных средств на сумму 88 815 тыс. руб. Из них запасы составили 47 072 тыс. руб., дебиторская задолженность - 21 315 тыс.руб., а денежные средства - 20 428 тыс. руб. Таким образом, оборотные активы кондитерской фабрики имеют следующую структуру: 53% оборотных активов составляют запасы (47 072/88 815 o 100%), 24% - дебиторская задолженность (21 315/88 815 o 100%) и 23% - денежные средства (20 428/88 815 o 100%).

3. Относительные величины координации отражают соотношение между частями одного целого. К таким величинам относятся, например, соотношение между величиной заемного и собственного капитала предприятия, между численностью рабочих и административно-управленческим персоналом организации и т.д. Относительные величины координации могут показывать, сколько единиц одной части приходится на 100 или 1000 единиц другой части.

4. Относительные величины наглядности характеризуют результат сопоставления одноименных показателей, относящихся к одному и тому же периоду времени, но к разным объектам или территориям. Эти относительные величины используются для сравнительной оценки результатов деятельности отдельных предприятий отрасли или для оценки уровня развития разных регионов. Исчисляются они либо в процентах, либо в долях единицы, показывающих, во сколько раз одна из сравниваемых величин больше (меньше) другой.

Пример

Выручка от продажи продукции кондитерской фабрики "Л/" в четвертом квартале была 28 655 тыс. руб., что составляет 73% среднестатистического показателя выручки от продажи аналогичной продукции в городе К.

Этот вид относительных величин нашел широкое применение в международных сопоставлениях, при сравнении результатов деятельности организаций различных форм собственности, при сопоставлении цен, величины акционерного капитала и т.д.

Другой вид относительных величин - это результат сопоставления разноименных абсолютных показателей. К ним относятся относительные величины интенсивности. В их числе можно назвать такие важные коэффициенты, отражающие качественную сторону деятельности предприятия или организации, как финансовые коэффициенты деловой активности, фондоотдачу, фондовооруженность, материалоотдачу, доходность того или иного вида деятельности и пр. Эти величины исчисляются, как правило, в долях единицы (реже в процентах, например рентабельность) и являются так называемыми именованными числами (т.е. имеют конкретное наименование). Важная черта их - сопоставление разноименных абсолютных показателей. Например, оборачиваемость (отдача) собственного капитала - это отношение выручки от продажи продукции (товаров) к среднегодовой стоимости собственного капитала, а рентабельность продаж - это отношение прибыли от продажи к сумме выручки, полученной от продажи продукции. В числителе и в знаменателе этих коэффициентов разноименные показатели.

Итак, относительные величины - это один из важнейших способов обобщения и анализа экономической информации.

В процессе финансового анализа абсолютные и относительные величины должны рассматриваться во взаимосвязи, т.е. пользоваться относительными величинами следует так, чтобы четко себе представлять, какая абсолютная величина стоит за каждым относительным показателем. Необходимо также соблюдать сопоставимость сравниваемой величины и величины, принятой за базу сравнения.

Средняя величина - специальный статистический показатель, используемый для обобщения данных. Средняя величина - это показатель "середины" или "центра" исследуемых данных. Она служит обобщающей характеристикой изучаемого признака в анализируемой совокупности данных и отражает типичный уровень в расчете на единицу совокупности в конкретных условиях места и времени.

Средняя арифметическая величина определяется как отношение суммы всех значений на их количество. Средняя величина обозначается либо буквой Af (х) - это сокращение от Average (средняя):

Однако чаще всего средняя величина обозначается любой буквой, но обязательно с чертой наверху, например П или X:

Где Х - индивидуальное значение признака каждой единицы совокупности; п - число единиц совокупности.

При расчете средней величины мы отвлекаемся от индивидуальных особенностей отдельных составляющих частей совокупности и выражаем общие свойства, присущие всем частям совокупности. Среднее значение исключает воздействие индивидуальных причин и концентрирует закономерности, обусловленные общими причинами. Основное условие использования средней величины - качественная однородность совокупности, по которой исчислена средняя. Только при выполнении этого условия средняя величина отражает общее, типичное, закономерное, присущее всем частям анализируемой совокупности.

В управленческом анализе средние величины используются при исчислении многих показателей. Например, при определении средней величины запасов для анализа оборачиваемости материальных активов и др.

Существуют две категории средних величин: степенные средние (средняя арифметическая, средняя гармоническая, средняя геометрическая, средняя хронологическая и др.), а также структурные средние (мода и медиана). Выбор того или иного вида средней величины зависит от цели анализа, экономической сущности усредненного показателя и характера исходных данных.

В анализе финансовой отчетности, как правило, используется средняя арифметическая величина (простая и взвешенная) или ее разновидность - средняя хронологическая. Наряду с этими величинами могут также исчисляться и другие виды средних.

Представим формулы вычисления различных видов средних величин, наиболее часто применяемых в практическом анализе.

Степенные средние:

средняя арифметическая простая:

средняя арифметическая взвешенная:

средняя хронологическая:

где Х1 - индивидуальное значение признака каждой единицы совокупности; п - число единиц совокупности; к. - частота повторений индивидуального значения признака (его вес). Структурные средние - это мода и медиана.

Мода - это средняя, получаемая путем установления наиболее часто встречающегося значения в совокупности данных. Определить моду можно только при достаточно большом количестве наблюдений и при условии, что одно из индивидуальных значений анализируемого признака у отдельных единиц совокупности повторяется значительно чаще, чем другие значения.

Пример

Определите модальную величину прибыли от продажи продукции, приходящейся на 1 руб. выручки от продажи продукции:

Прибыль от продажи продукции
Выручка от продажи продукции

Вариант, наиболее часто повторяющийся (имеющий наибольшую частоту), и есть модальная величина, или мода, в данной совокупности. В этом примере мода равна 300 тыс. руб.

Медиана - это среднее, полученное путем выявления "центрального" значения в совокупности данных, расположенных в ранжированном порядке. Иными словами, медиана делит ряд данных пополам.

Метод сравнения - наиболее древний метод анализа. Это логический метод анализа. Вопрос сравнения решается по принципу "лучше или хуже", "больше или меньше". Это во многом обусловлено особенностями психологии человека, который сравнивает объекты парами. При сравнении пользуются разными приемами, например шкалами. Выделяют четыре основные характеристики шкал: описание, порядок, расстояние, наличие начальной точки.

Описание предполагает использование единственного дескриптора - опознавателя измеряемой характеристики объекта для каждой градации в шкале. Например, такими дескрипторами могут быть: "да или нет", "есть или отсутствует", "количество рублей" и т.п.

Порядок характеризует относительный размер дескриптора, например: "больше, чем"; "меньше, чем"; "равен". Не все шкалы обладают характеристиками порядка. Так, нельзя сказать "больше или меньше" в отношении "покупателя" по сравнению с "не покупателем".

Расстояние - это такая характеристика шкалы, которая показывает абсолютную разницу между дескрипторами, эта разница может быть выражена в количественных единицах. Например, предприятие, которое прибрело три станка, купило на два станка больше по сравнению с предприятием, купившим один станок. Первое предприятие закупило оборудования "больше, чем" второе. "Расстояние" между шкалами в данном случае равно двум станкам.

Начальная точка. Считается, что шкала имеет начальную точку, если она имеет единственное начало. Это может быть нулевая точка. Например, возрастная шкала имеет нулевую точку, связанную с рождением, но не все шкалы измеряемых свойств обладают нулевой точкой.

Вертикальный анализ - представление управленческого отчета в виде относительных показателей. Такое представление позволяет увидеть удельный вес каждой строки в его общем итоге. Обязательный элемент анализа - динамические ряды этих величин, посредством которых можно отслеживать и прогнозировать структурные изменения в составе активов и их источников покрытия.

Таким образом, можно выделить две основные черты вертикального анализа:

- переход к относительным показателям позволяет проводить сравнительный анализ предприятий с учетом отраслевой специфики и других характеристик;

- относительные показатели сглаживают негативное влияние инфляционных процессов, которые существенно искажают некоторые абсолютные стоимостные показатели и тем самым затрудняют их сопоставление в динамике.

Горизонтальный анализ заключается в построении одной или нескольких аналитических таблиц, где абсолютные показатели дополнятся относительными темпами роста (снижения). Это одна из систем управленческого анализа, базирующаяся на изучении динамики отдельных показателей во времени. В процессе осуществления этого анализа рассчитываются темпы роста (прироста) отдельных показателей за ряд периодов и определяются общие тенденции их изменения. Степень агрегирования показателей определяет аналитик. Как правило, берут базисные темпы роста за ряд лет (смежных периодов), что позволяет анализировать изменение отдельных показателей, а также прогнозировать их значения.

Горизонтальный и вертикальный методы анализа взаимно дополняют один другой. Поэтому на практике можно построить аналитические таблицы, характеризующие как структуру отчетной формы, так и динамику отдельных ее показателей.

Трендовый анализ - часть перспективного анализа, необходим в управлении для финансового прогнозирования. Тренд - это путь развития. Тренд определяется на основе анализа временных рядов. Строится график возможного развития основных показателей организации. Определяется среднегодовой темп прироста, и рассчитывается прогнозное значение показателя. Это самый простой способ прогнозирования. Сейчас на уровне отдельной организации расчетным периодом времени признается месяц или квартал. Анализ временных рядов позволяет решать следующие задачи:

- изучить структуру временного ряда, включающую тренд - закономерные изменения среднего уровня параметров, а также случайные колебания;

-изучить причинно-следственные взаимосвязи между процессами;

- построить математическую модель временного ряда.

 

Анализ тренда предназначен для исследования изменений среднего значения временного ряда с построением математической модели тренда и с прогнозированием на этой основе будущих значений ряда. Анализ тренда выполняют путем построения моделей простой линейной или нелинейной регрессии.

В процессе анализа можно получить следующие результаты:

- опробовать несколько математических моделей тренда и выбрать ту, которая с большей точностью описывает динамику изменения временного ряда;

- построить прогноз будущего поведения временного ряда на основании выбранной модели тренда с определенной доверительной вероятностью;

- удалить тренд из временного ряда с целью обеспечения стационарности.

В качестве моделей трендов используют различные элементарные функции и их сочетания, а также степенные ряды.

Коэффициентный анализ применяется для исследования отдельных сторон деятельности предприятия. Коэффициенты представляет собой относительные показатели, определяемые по данным различных отчетов.

Предпочтительные значения коэффициентов зависят от отраслевых особенностей предприятий, от размеров предприятий, оцениваемых обычно годовым объемом продаж и среднегодовой стоимостью ресурсов. На предпочтительные величины коэффициентов, кроме того, может влиять общее состояние экономики, фаза экономического цикла. Преимущества метода коэффициентов:

- позволяют получить информацию, представляющую интерес для всех категорий пользователей;

- простота и оперативность расчета;

- позволяют выявить тенденции в изменении положения предприятия;

- предоставляют возможность оценить состояние исследуемого предприятия относительно других аналогичных предприятий;

Экспертные методы используются в тех случаях, когда не подходят инструментальные и при измерениях нельзя опереться на физические явления или они пока очень сложны. Экспертные методы основываются на интуиции, в них преобладают субъективные начала. Примером использования экспертного метода может служить экспертная оценка стоимости недвижимости.

Сложность объектов экономических измерений способствовала широкому распространению экспертных оценок в качестве метода измерения.

Выделяют два уровня реализации экспертных оценок: качественный и количественный. Применение экспертных оценок в тех областях, когда могут быть использованы инструментальные средства и информационные технологии, нередко обусловлено неумением правильно ими пользоваться.

Причинно-следственный анализ, результатом которого является оценка, неразрывно связан с личностью эксперта; другой эксперт, поставленный перед той же проблемой, может прийти к иным оценкам. Оценки сложных объектов должны выполняться экспертами высокой квалификации. Оценки "средних" экспертов обычно основаны на традиционных, привычных представлениях. В сложных случаях они могут оказаться ошибочными.

Уменьшить риск субъективности суждения можно, если обратиться к группе экспертов, которые могут обсуждать и согласовывать свои оценки. Полагают, что согласованность действий экспертов обеспечивает высокое качество экспертизы. Это не всегда верно. Известны случаи, когда именно эксперты, не согласные с мнением большинства, давали верные оценки.

Методы экспертных оценок следующие.

Один из наиболее популярных - дельфийский метод (разработан американской корпорацией РЭНД) - обобщение оценок экспертов, основанное на индивидуальном анонимном опросе экспертов.

Морфологический анализ - метод систематизированного обзора всех возможных вариантов развития отдельных элементов исследуемой системы.

Метод сценариев предназначен для "предсказания" будущего и предполагает в развернутой форме демонстрацию возможных вариантов развития событий для их дальнейшего анализа и выбора наиболее реальных или благоприятных; широко используется при проведении "мозговых атак", когда необходимо выделить важные моменты, не обращая внимания на подробности.

К психологическим методам анализа относятся: конференции идей, методы мозговой атаки, вопросов и ответов.

Метод конференции идей основан на стимулировании процесса мышления на уровне сознания. Базовые правила использования данного метода:

- запрещается любая критика, в том числе позитивная, и насмешки;

- число участников в диапазоне А -12;

- формулируются одна-две зависимые друг от друга задачи;

- время обсуждения ограничивается 30-50 минутами;

- ведется запись всех предложений, включая абсурдные.

В основе метода мозгового штурма лежит стимулирование мышления на уровне подсознания. Считается, что подсознание служит неиссякаемым источником человеческого духа, базой для интуиции и источником неосознанного появления блестящих идей.

Метод вопросов и ответов основан на предварительном составлении набора вопросов, ответы на которые могут сформировать новый подход к решению заданных проблем.

 

Глава 2. Комплексный анализ системы управления предприятием

 

Целью главы является рассмотрение алгоритма и особенностей проведения исследования подсистем управления: информационного, кадрового, технического обеспечения, экономического статуса и организационной структуры управления.