Проект как средство управления деятельностью

В последнее время проекты становятся ключевым средством идеального, управления деятельностью. Это обусловлено рядом ключевых характеристик проекта.

1. Ограниченность (по времени, результатам, задачам и целям., требующимся ресурсам и т. д.).

Эта важная характеристика проекта позволяет контролировать ход реализации проекта (за счет наличия этапов с четко обозначенными измеряемыми результатами); четко знать количество необходимых ресурсов для реализации проекта и достаточных для достижения целей проекта - что позволяет быть уверенным, что "завтра не попросят еще немножко" для более эффективной деятельности по проекту.

Таким образом, ограниченность проекта означает, что проект должен содержать:

• этапы и конкретные сроки их реализации;

• четко поставленные, измеряемые задачи всего проекта и отдельных этапов;

• конкретные измеряемые предполагаемые результаты проекта и отдельных этапов;

• план-график выполнения работ по проекту;

• конкретное и точное описание, сколько и какие именно ресурсы необходимы для реализации проекта.

Конечность проекта предполагает его завершение, тем самым важным моментом является информирование сотрудников об этом и вовлечение их в процесс разработки новых проектов, а также рассмотрения возможностей обеспечения самофинансирования проекта или финансирования из других источников после окончания его финансовой поддержки.

1. Целостность.

Проект обязательно содержит в своей основе целостную картину того, что должно быть достигнуто. Это позволяет еще до начала проекта оценить эффективность затрачиваемых на его реализацию средств.

1. Последовательность и связность проекта.

Основные части проекта и их содержание должны находиться в логической связанности друг с другом и вытекать друг из друга, обосновывать друг друга.

Например, цели и задачи проекта должны напрямую вытекать из поставленной проблемы, запрашиваемый бюджет должен опираться на описание того, какие конкретно ресурсы необходимы для реализации проекта, что в свою очередь должно полностью соответствовать описанному плану действий по проекту ("ничего лишнего").

1. Объективность и обоснованность проекта.

В проекте должно быть показано, что идея проекта, подход проекта, проблема, на решение которой направлен проект и т. д. появились не случайным образом, а как следствие работы авторов по осмыслению ситуации и т. п. Из проекта должно быть очевидно, что авторы знакомы с другими проектами и подходами к решению подобных проблем и обоснованно выбирают свой подход, должно быть доказано, что проблема, на решение которой направлен проект, действительно существует, бюджет проекта составлен на основе действительно существующего уровня цен и т. д.

Это означает, что каждый шаг по проекту должен быть, по возможности, подтвержден объективными показателями. Так, при составлении бюджета проекта, необходимо обосновывать расходы на покупку оборудования (через представление трех вариантов покупки и выбор оптимального варианта); расходы на оплату труда (эти расходы не должны превышать рыночную стоимость такого рода труда); и т. д. При постановке проблемы, по возможности, должны быть представлены социологические или иные исследования, высказывания авторитетных фигур данной сферы деятельности в СМИ и т. п.

1. Компетентность авторов проекта.

Очень часто, например, в социально-значимых и благотворительных проектах не различаются цели и методы проекта. Так, например, проведение семинара для лидеров общественных организаций не может быть целью проекта — это один из методов повышения их профессионального уровня (что является целью проекта), наряду с проведением консультаций, стажировкой, распространением учебной литературы, ролевыми играми, тренингами и т. д. Отдельной задачей в этом случае будет обоснование того, что именно в ходе семинара задачи проекта будут решены наиболее эффективно.

1. Судьба проекта после окончания его финансирования.

Эта характеристика становится критерием оценки проектов в том случае, если финансист не "горит желанием" "усыновить" тот или иной проект, ту или иную организацию.

Этот критерий означает, что проект должен включать ответ на вопрос: «Где гарантия, что не придется продолжать финансирование проекта; где гарантия, что средства на дальнейшее финансирование проекта будут изысканы из других источников?». Как правило, здесь недостаточно просто уверений в том, что дальнейшее финансирование будет изыскано: требуется конкретный план мероприятий и действий, за счет которых может быть решена проблема дальнейшего финансирования. Дополнением к плану действий может служить экономическое обоснование (если предполагается перевод проекта на самофинансирование), протоколы о намерениях или договоры о дальнейшем финансировании проекта другими субъектами (властями, коммерческими структурами) и т. п.

1. Насколько финансирование этого конкретного проекта способствует развитию организации в целом.

Усилит ли финансирование данного конкретного проекта деятельность организации в целом и ее способность осуществлять другие направления своей деятельности.