Організація обліку наявності основних засобів

Організація обліку наявності основних засобів призначена за­безпечити збереження об'єктів необоротних активів та виконання усіх облікових, аналітичних та контрольних процедур, пов'язаних з їх рухом та використанням. Забезпечити виконання усіх обліко­во-економічних завдань може лише аналітичний облік основних засобів, організований у розрізі:

- інвентарних об'єктів, що забезпечить контроль руху, наяв­ності та використання кожного об'єкта основних засобів;

- груп основних засобів для нарахування амортизації у по­датковому обліку;

- місцями експлуатації для забезпечення збереження об'єктів;

- матеріально-відповідальними особами (рис. 7.6).

Організація обліку наявності основних засобів включає: ви­бір регістрів інвентарного обліку основних засобів, у тому числі і за місцями їх використання (експлуатації), присвоєння інвентарних номерів об'єктам, що введені в експлуатацію; закріплення об'єктів за матеріально-відповідальними особами; розробку методики та техніки аналітичного обліку; визначення складу регістрів, мето­дики й техніки синтетичного обліку основних засобів та порядку проведення інвентаризації (рис 7.7).

Синтетичний і аналітичний облік основних засобів ведуть цен­тралізовано у бухгалтерії. Для пооб'єктного обліку необоротних ак­тивів використовують Інвентарну картку обліку основних засо­бів (форма ОЗ-6). Допускається використання однієї картки для обліку групи об'єктів, що введені в експлуатацію в одно­му календарному місяці, мають однакове виробничо-господарське призначення, технічну характеристику і вартість.

Інвентарні картки заповнюють на основі акту приймання-передачі (внутрішнього переміщення), основних засобів форми ОЗ-1 та технічної документації на об'єкт. У них зазначають номер картки, дату заповнення, назву об'єкта основних засобів, його інвентарний номер, первісну вартість, норму амортизації, а також коротку індивідуальну характеристику (найменування конструк­тивних елементів та інших ознак, що характеризують об'єкт). Крім того, у картці обов'язково вказують найменування, вид та масу дорогоцінних металів та каміння. Протягом терміну експлуатації об'єкту до картки записують показники, що відображують зміни його характеристик, які сталися внаслідок ремонту, модерніза­ції, тощо та змінюють первісну вартість. Якщо ж доопрацювання основних засобів було значним, суттєво змінило його характерис­тики і простого опису змін у картці недостатньо, то додатково заво­дять нову картку, у якій відображують оновлені характеристики. Обидві картки зберігають разом. При вибутті об'єкта необоротних активів інвентарну картку вилучають із картотеки та додають до первинних документів, якими оформлено операції з його списання або реалізації та зберігають разом з ними протягом трьох років.

Інвентарні картки реєструють в Опису інвентарних карток основних засобів форми 03-7. Його використовують для обліку та систематизації інвентарних карток. За його ведення та збері­гання відповідає бухгалтер з обліку основних засобів. Описи ве­дуть в одному примірнику за кожною класифікаційною групою основних засобів. Інформацію про вибуття об'єкта основних засо­бів (назву документа, його номер та дату складання) зазначають у графі «Відмітка про вибуття». Описи інвентарних карток з обліку необоротних активів здаються в архів після внесення відмітки про списання об'єкта необоротних активів до останньої інвентарної картки.

Зареєстровані інвентарні картки зберігають у спеціальній ме­талевій шафі у бухгалтерії, що унеможливлює доступ до карток сторонніх осіб та внесення ними несанкціонованих записів. Пра­цювати з картотекою мають право лише бухгалтера з обліку нео­боротних активів, які відповідають за її ведення та збереження. Картотека інвентарних карток є не просто місцем їх зберігання. Вона має багатоцільове призначення і є джерелом інформації для нарахування амортизації, складання звітності, тощо, тому карт­ки необхідно систематизувати відповідно до вимог нормативних документів, що дозволить оперативно одержувати необхідні по­казники. У першу чергу, інвентарні картки необхідно поділити на промислово-виробничі основні фонди і основні засоби невиробничого призначення, що забезпечить інформацію для нарахування амортизації за податковим методом (рис. 7.8).

Картки промислово-виробничих основних засобів групують за видами об'єктів (будівлі, споруди, машини і обладнання, тощо), а в середині груп - за місцями знаходження (в експлуатації, запасі, консервації). Картки основних засобів, що знаходяться в експлуа­тації, групуються за місцями експлуатації (цехами, іншими струк­турними підрозділами), в середині - за матеріально-відповідаль­ними особами.

Картки об'єктів, які перебувають в запасі, поділяють за місця­ми зберігання та матеріально-відповідальними особами, а на кон­сервації - за місцями знаходження та матеріально-відповідальни­ми особами.

Картки по об'єктах, що надходять, вибувають та переміщу­ються протягом місяця зберігають в окремих осередках картоте­ки. Після складання розрахунку амортизації картки розмішують у картотеці за належністю основних засобів.

Також відокремлено зберігаються картки орендованих об'єктів та переданих в оренду. При операційній оренді об'єкти передають­ся на підставі Акту приймання-передавання (внутрішнього пере­міщення) основних засобів (ф. ОЗ-1). За об'єктом залишається його інвентарний номер. Регістром аналітичного обліку орендованих об'єктів є копія інвентарної картки, яку бухгалтерія орендодавця додає до акту приймання-передачі основних засобів. Після закін­чення терміну оренди об'єкт повертається власнику, а документи разом з інвентарною карткою зберігаються у орендаря.

Картки об'єктів, що знаходяться у ремонті, реконструкції, мо­дернізації, зберігаються в окремих чарунках картотеки і групу­ються за термінами закінчення робіт, способам їх ведення та ви­конавцями (підрядниками).

Відокремлено слід зберігати картки об'єктів, що залучені на умовах фінансового, лізингу і орендованих цілісних майнових комплексів, які віднесені до складу основних засобів відповідними положеннями, а також майна, отриманого на праві господарсько­го ведення чи праві оперативного управління (у державних (казен­них) та комунальних підприємствах); об'єктів права державної або комунальної власності, контрольованих господарськими органі­заціями (крім державних казенних, підприємств) (що перебувають у їх володінні та/ або користуванні), що не увійшли до статутних капіталів цих господарських товариств, створених у процесі при­ватизації (корпоратизації).

Інвестиційна нерухомість та необоротні активи, утримувані для продажу, за натурально-речовою формою є основними засоба­ми, тому аналітичний облік слід вести в інвентарних картках, по­значивши на них категорію об'єктів та розташувавши заповнені картки у спеціальних чарунках картотеки. Доцільно до таких кар­ток прикріпляти ярлик з позначкою періоду завершення продажу об'єкта, а при його продовженні на строк, що перевищує один рік вносити відповідні зміни, що дозволить контролювати термін, на який припинена їх експлуатація та вжити заходи щодо її понов­лення у разі скасування продажу.

За місцями знаходження (експлуатації) необоротні активи передаються на відповідальне зберігання матеріально-відпові­дальним особам, призначеним наказом керівника підприємства. З кожною особою укладається письмовий договір про повну інди­відуальну матеріальну відповідальність на загальних засадах. Ма­теріально-відповідальні особи ведуть облік необоротних активів в інвентарному списку основних засобів (форма 03-9). Показники пооб'єктного обліку необоротних активів за їх місцез­находженням (місцем експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку необоротних активів, які ведуться в бухгалтерії.

Для взаємозв'язку аналітичного обліку із синтетичним за коле­ним видом (класифікаційною групою) основних засобів ведуть спеціальні Картки обліку руху основних засобів (форма 03-8). їх заповнюють у кінці місяця за показниками інвентарних карток і відомостей нарахування амортизації. Підсумкові показни­ки інвентарних карток і карток обліку руху основних засобів щомі­сячно зіставляються з показниками синтетичного обліку - журна­лом 4 та Головною книгою. Журнал 4 призначений для узагальнен­ня інформації про наявність та рух необоротних активів. Журнал заповнюють за показниками первинних та зведених документів, які оформлюють операції з руху основних засобів, нарахування амортизації (акта прийому-передачі, акта списання, розрахунку амортизації та інші). У першому розділі журналу 4 відображаєть­ся вибуття об'єктів необоротних активів, сума уцінки, а також сума нарахованої амортизації та сума збільшення зносу необоротних активів в наслідок їх до оцінки. Наприкінці року підсумкові показ­ники карток обліку руху основних засобів та інвентарних карток використовують для складання звітності, зокрема, заповнення першого та другого розділів приміток до фінансової звітності.