Організація обліку заробітної плати та розрахунків з працівниками

Бухгалтерський облік заробітної плати на підприємстві по­винен забезпечити достовірний розрахунок заробітної плати кожному працівнику відповідно із кількістю і якістю витраче­ної ним праці, діючими формами й системами оплати праці; облік використання фонду заробітної плати з метою своєчас­ного виявлення резервів подальшого зростання продуктив­ності праці.

Облік заробітної плати та її узагальнення необхідно організу­вати у двох напрямках: 1) у розрізі кожного працівника, що дозво­лить розрахуватись з ним по заробітній платі;

2) по підприємству у цілому, що забезпечить зведення заробітної плати за її видами і формами та категоріями працюючих та формування витрат з оплати праці у розрізі рахунків обліку витрат.

Організація обліку заробітної плати у розрізі працівників включає: встановлення порядку підрахунку й узагальнення суми заробітної плати, яка належить працівникові за платіжний період; вибір форм накопичувальних та зведених розрахунково-платіж­них регістрів; відображення сум нарахованої заробітної плати на рахунках бухгалтерського обліку, розробку методики та техніки визначення сум доплат, премій, заохочень; методики та техніки визначення утримань із заробітної плати. Усі ці питання вирішу­ються підприємством самостійно залежно від організаційно-тех­нічних умов та форми обліку.

Для своєчасного нарахування заробітної плати на кожному підприємстві встановлюються порядок та терміни подання до бухгалтерії документів з обліку відпрацьованого часу та виробітку. Для цього розробляються графіки руху документів (табл. 5.6). Старший бухгалтер сектору обліку праці та її оплати контролює дотримання графіка усіма виконавцями, які особисто подають до­кументи для нарахування заробітної плати.

Документи детально перевіряються за усіма ознаками (правиль­ністю заповнення, у тому числі встановлюється наявність підписів осіб, відповідальних за їх складання та оформлення; законність опе­рації). Також перевіряють наявність усіх необхідних показників для одержання підсумків у людино-годинах, людино-днях і у загальній сумі заробітної плати у розрізі категорій працюючих, видах робіт, видах продукції, місцях та центрах виникнення витрат. У нарядах крім інших показників перевіряється правильність застосування відрядних розцінок для виконання тих чи інших робіт та їх відпо­відність розряду робітника, що виконував роботу.

Після обробки документи групуються за табельними номера­ми працівників і згідно форми обліку на підприємстві бухгалте­рія проводять розрахунок заробітної плати. При використанні комп'ютерної техніки кількість годин (днів), відпрацьованих кож­ним працівником вводиться у систему з табелю обліку відпра­цьованого робочого часу. Заробітна плата обчислюється шляхом їх множення на тарифні ставки (посадові оклади), які занесені у пам'ять комп'ютера як постійна інформація. Обсяги виробітку вводять на підставі показників нарядів, маршрутних листів та рапортів про виробіток. Заробітну плату робітникам-відрядникам обраховують шляхом їх множення на відрядні розцінки. Нор­мативно-довідкова інформація складається з таких довідників:

1) по працівниках (постійна інформація на кожного працівника):

2) утримань (обов'язкові утримання та інші).

У проекті організації обліку заробітної плати необхідно деталь­но висвітлити методику і техніку документування, розрахунку та обліку усіх видів доплат, заохочень та компенсацій, які нарахову­ються кожному працівникові. Так само необхідно визначити поря­док і методику розрахунку утримань із заробітної плати коленого працівника.

Для розрахунку заробітної плати, що належить працівнику за звітний період, підприємство може застосовувати різні спосо­би, що залежить від форми обліку. Наказом Держкомстату введе­но «Розрахунково-платіжну відомість працівника» (форма № П-6). Вона складається щомісячно як для розрахунку заробіт­ної плати коленого працівника за її видами і формами, так і визна­чення сум утримань та суми, належної працівнику до виплати, яка переноситься у платіжну відомість.

При іншому способі для щомісячного накопичення нарахова­ної заробітної плати використовують спеціальні картки, з яких суми переносять у розрахунково-платіжну відомість. Розрахун­кові відомості складають за показниками первинних документів з оплати праці (табеля обліку відпрацьованого робочого часу; на­рядів, маршрутних листів; довідок-розрахунків бухгалтерії (на до­даткову заробітну плату); виконавчих листів (на утримання за рі­шенням судових органів); інших документів).

Організація обліку розрахунків з працівниками по заробіт­ній платі включає: розробку методики та техніки узагальнення заробітної плати; вибір регістрів аналітичного і синтетичного об­ліку; розподіл робіт між бухгалтерами та проведення оперативно­го контролю за правильністю розрахунків.

Для обліку розрахунків з працівниками по заробітній платі можна застосовувати різні способи аналітичного обліку. Запро­ваджена «Розрахунково-платіжна відомість працівника» може ви­користовуватись для аналітичного обліку розрахунків з працівниками лише за звітний місяць. Але, для нарахування виплат за се­реднім заробітком (оплата за відпустку, днів тимчасової непрацез­датності, тощо) та складання довідок по заробітній платі необхідно забезпечити накопичення заробітної плати кожного працівника за рік. Для цього необхідно заповнювати щомісячно особовий ра­хунок, який складають за показниками розрахунково-платіжної відомості працівника. Особові рахунки потрібно зберігати на під­приємстві протягом 75 років.

При комп'ютерній формі обліку крім розрахунково-платіжної відомості формується розрахунковий листок. В ньому зазначаєть­ся табельний номер, прізвище працівника, посада або професія, цех або відділ, суми нарахованої заробітної плати і утримань із неї, а також сума до видачі. Розрахунковий листок і щомісяця видають кожному працівникові разом із заробітною платою.

Організація узагальнення заробітної плати по підпри­ємству полягає у визначенні напрямків її групування та виборі його способів, встановленні послідовності узагальнення заробіт­ної плати та пов'язаних з нею розрахунків (єдиного соціального внеску, резерву на оплату відпустки, тощо). Групування заробіт­ної плати необхідно проводити за напрямками, що забезпечать: 1) складання звітності з праці; 2) визначення витрат з оплати праці та відрахувань на соціальні заходи у розрізі видів діяльнос­ті, структурних підрозділів та об'єктів калькулювання; 3) управ­ління фондом оплати праці з метою виявлення відхилень від норм оплати праці.

Техніка групування заробітної плати залежить від форми облі­ку та організаційно-технічних засобів, що використовуються для його ведення. При журнальній формі обліку і застосуванні ручно­го способу обробки інформації складаються розробні таблиці. При комп'ютерній формі обліку кожний вид виплат попередньо коду­ється, що забезпечує їх накопичення за напрямками, необхідними для забезпечення усіх обліково-економічних завдань, пов'язаних із заробітною платою. При розробці форм накопичувальних та­блиць або інших регістрів обліку заробітної плати та шифрів ви­плат необхідно забезпечувати їх відповідність як вимогам скла­дання звітності, так і іншим потребам управління та контролю.

У першу чергу, фонд оплати праці групують за видами та фор­мами заробітної плати у «Розрахунково-платіжній відомості (зведе­ній)» (ф. № П-7). її складають за показниками «Розрахун­ково-платіжної відомості працівника». У відомості доцільно перед­бачити лише види і форми заробітної плати, що використовують­ся па підприємстві. «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)» також дозволяє узагальнити за місяць суми утримань із заробітної плати працівників за їх видами, визначити суми відрахувань на соціальні заходи та суму, яка належить до виплати працівникам за звітний місяць у цілому по підприємству. Для накопичення заро­бітної плати протягом року доцільно у розрахунково-платіжній ві­домості (зведеній) ввести дванадцять колонок для кожного місяця.

Для відображення витрат з оплати праці на рахунках обліку витрат діяльності необхідно забезпечити групування заробітної плати за видами діяльності підприємства, структурними підроз­ділами та об'єктами калькулювання. Для цього розрахунково-платіжні відомості (зведені) складаються за структурними підрозділа­ми та категоріями персоналу. При комп'ютерній формі обліку гру­пування заробітної плати здійснюється на основі кодів, шифрів як структурних підрозділів, так і працівників.

Для організації обліку заробітної плати на рахунках бухгал­терського обліку необхідно, оптимально вибрати носії первинної інформації, розробити систему обробки вхідної інформації та ви­значити склад та зміст вихідної обліково-економічної інформації. При ручному способі обробки інформації складаються розробні таблиці обліку витрат з оплати праці, що відкривають для кожного структурного підрозділу. Для накопичення заробітної плати роз­робляють схему розподілу заробітної плати за структурними підрозділами, рахунками та субрахунками обліку витрат (табл. 5.7).

Таблиця 5.7