Організація технології облікового процесу

Основними стадіями технології облікового процесу є: зби­рання первинних показників (спостереження та реєстрація), їх підготовка до обробки, контроль достовірності, обробка, зберігання і пошук, видача інформації та її передавання.

Для збирання облікової інформації використовують різні методи і способи: документування господарських операцій під час їх здійснення; одержання інформації шляхом спеціально організо­ваного спостереження (інвентаризація, перепис) та за результата­ми розрахунків (звіти, довідки). Незалежно від способу одержання інформації, її джерелами є матеріальні процеси заготівлі і при­дбання активів, виробництва, розподілу, обміну та виробничого споживання.

Раціональна організація документування господарських операцій передбачає застосування найбільш досконалих доку­ментів, вибір оптимальних способів документування та дотриман­ня вимог нормативних документів щодо документів.

У процесі документування господарських операцій необхідно забезпечити:

1) достовірний запис господарської операції, тобто найбільш правдиве відображення у документах її дійсного змісту за існуючої методології обліку та наявної організаційно обчислювальної техніки; 2) мінімальні витрати часу на складання докумен­та. Процес документування складається з таких етапів: 1) квалі­фікація господарської операції; 2) сприйняття та вимірювання її параметрів, які необхідно відобразити в обліку; 3) їх фіксація у пер­вин них документах.

Сприйняття і вимірювання господарських операцій може здійснюватись безпосередньо працівником відповідної кваліфіка­ції або за допомогою технічних пристосувань", устроїв та приборів. Більшість операцій, пов'язаних з обліком виробництва, напри­клад, облік сировини і матеріалів, енергії, робочого часу, виходу продукції та її якості можуть сприйматись автоматичними, напівавтоматичними та механічними пристосуваннями та устроя­ми - лічильниками, датчиками.

Складання первинних документів є трудомістким процесом, який потребує значних затрат часу та людської праці. Для під­вищення раціональності процесу документування необхідно максимально скоротити затрати часу на складання документів шляхом вибору і запровадження оптимальних способів збиран­ня первинної інформації та її запису на носіях інформації. Тру­домісткість документування значно зменшується, а його якість, оперативність відповідно зростають при застосуванні сучасної організаційно-обчислювальної техніки, що забезпечує підраху­нок, вимірювання й реєстрацію показників, необхідних для обліку господарської операції, на магнітних стрічках, дисках, барабанах та інших носіях інформації.

Розробка технології автоматизованого отримання і обробки об­лікової інформації включає: вибір первинних документів, що при­стосовані до обробки на машинах; адаптування схеми докумен­тообігу до обробки облікової інформації на комп'ютерах; розробку кодів, постійної інформації, конфігурації програми та формуван­ня носіїв інформації, що отримують автоматично; технологічних карт і інструкцій, що формалізують порядок виконання робіт на всіх етапах технологічного процесу автоматизованої обробки облі­кової інформації (включаючи роботу облікового персоналу і персо­налу інших функціональних підрозділів підприємства зі збирання і передачі первинній обліковій інформації на обробку і викорис­тання отриманих зведених показників для прийняття управлін­ських рішень, аналізу і контролю). При цьому, програми реєстра­ції і обробки облікової інформації необхідно адаптувати до правил і процедур, встановлених нормативними документами з бухгалтер­ського обліку. Зокрема, облікові регістри потрібно представляти у зручному для читання вигляді, унеможливлювати внесення не­санкціонованих виправлень, тощо. Основними напрямками удо­сконалення первинного обліку з використанням ЕОМ є:

1) вилучення з документів постійних реквізитів та запис їх у пам'яті ЕОМ;

2) зменшення обсягу первинної інформації за рахунок виклю­чення умовно постійних реквізитів та запис їх до пам'яті ЕОМ;

3) заміна більшості паперових документів машинними носія­ми інформації;

4) використання уніфікованих первинних документів для прискорення введення інформації до ЕОМ;

5) розробка автоматизованої системи збирання, вимірюван­ня, реєстрації, передачі та зберігання інформації у розрізі виробничих дільниць та видів фінансово-господарської діяльності підприємства.

Для зменшення обсягів облікової роботи та спрощення проце­су документування необхідно типографським способом до форми документів внести постійні реквізити. Наприклад, до первинних документів з обліку виробітку можна внести показники, що харак­теризують назву і номер технологічної операції, її розряд, відрядну розцінку та норми часу; у документах з обліку готової продукції та її реалізації - назву і номенклатурний номер виробу, одиницю ви­міру, тощо.

При виготовленні документів за допомогою комп'ютерної тех­ніки у пам'ять машини вводять постійні реквізити з обліку кожної господарської операції. Також доцільно для кожної операції роз­робити макет документа, у якому коригувати змінні показники. Запис постійної інформації у пам'яті машини значно знижує тру­домісткість процесів документування, спрощує їх обробку та змен­шує кількість помилок.

Для визнання документа носієм інформації при автоматизованій обробці облікової інформації необхідно за­безпечити:

1) юридичну доказовість документа. Для цього обмежується доступ сторонніх осіб до облікових показників, регламен­тується порядок вводу та перевірки значень факсимільних полів, локалізуються наслідки несанкціонованого доступу до інформації, формуються копії документів, які може про­читати людина;

2) можливість тривалого і багаторазового використання ін­формації протягом терміну дії документа у незмінному ви­гляді та архівного зберігання технічних носіїв. У разі не дотримання такої вимоги оперативну пам'ять ЕОМ при переводі показників з автоматичних датчиків неможли­во визнати оригіналом документа. Зберігання і відтворен­ня інформації з носіїв потрібно забезпечити відповідно до юридично регламентованих термінів, наприклад, протягом п'яти років;

3) персональну відповідальність за виконання операцій шля­хом суворого обмеження кола осіб, відповідальних за скла­дання документів, контролю правильності фіксації показників господарських операцій;

4) доступ бухгалтерів до показників машинного документу;

5) відповідність організаційним і технологічним правилам об­робки інформації; можливість використання для безпосе­реднього сприйняття технічними засобами та тим самим придатності для наступної обробки;

6) ідентифікацію реквізитів, що містяться в інформації;

7) можливість виправлення помилкових записів та їх перевір­ки.

Юридичну доказовість документа забезпечує підтвердження підпису осіб, що його склали, тобто авторизація документа. Для цього застосовують такі методи:

1) закріплення обов'язків зі складання документів за певною особою;

2) введення спеціальних кодів, паролів;

3)сприйняття індивідуальних ознак особи, що підписала до­кумент, технічними засобами.

Підготовка облікової інформації включає кодування показ­ників, їх запис або перезапис на електронних носіях інформації, декодування, розмноження носіїв інформації, а також створення електронних носіїв інформації.

Контроль достовірності показників полягає у перевірці зміс­ту інформації, законності господарських операцій, їх економічної доцільності, а також правильності арифметичних підрахунків. Контроль необхідно здійснювати на усіх стадіях технологічного процесу, але обов'язково на двох з них: при одержанні інформації та її видачі з інформаційної системи.

При надходженні документів у бухгалтерію вони ретельно пе­ревіряються за формою - встановлюють чи заповнені усі реквізи­ти, а також чіткість, ясність записів, відсутність помарок, виправ­лень; по суті - чи правильно відображена господарська операція і чи відповідає вона цьому документу; законністю - чи відпові­дає господарська операція нормам чинного законодавства, чи не спричиняє вона шкоду юридичним або фізичним особам; пра­вильністю арифметичних розрахунків. Бухгалтер не має права приймати документи, що не відповідають вимогам нормативних документів, тому зобов'язаний повернути їх на доопрацювання. Таким чином, при прийманні документів бухгалтерія здійснює контроль не лише документів, але й господарських операцій.

Обробка показників - це перетворення первинної (вхідної) інформації шляхом логічних та розрахункових операцій з метою одержання різних зведених та узагальнених показників і щодо стану майна підприємства та результатів його фінансово-госпо­дарської діяльності, обробка може виконуватись вручну або із за­стосуванням сучасних засобів комп'ютерної техніки. Сукупність технічних засобів, методів і відповідного технологічного і органі­заційного порядку, що використовуються в інформаційній обліково-економічній системі у процесі виконання її завдань, утворюють систему обробки інформації. Вона реалізується у формі обліку, яку обирає підприємство. Система обробки облікової інформації включає: групування та перегрупування (сортування) документів; таксування, складання зведених документів і запис операцій у ре­гістрах обліку, формування показників аналітичного та синтетич­ного обліку, узагальнення інформації.

Групування і перегрупування документів здійснюються за певною ознакою, що дозволяє вирішити певні облікові завдання. Вибір напрямків групування і перегрупування документів визна­чається потребами управління в інформації щодо руху або наяв­ності кожного об'єкта господарювання. Наприклад, документи з обліку запасів, у першу чергу, групуються за складами та матері­ально-відповідальними особами, що забезпечує бухгалтерію інфор­мацією щодо наявності цінностей на кожному складі та у підзвіті у кожного комірника. Відповідно, якщо на підприємстві лише один склад і один комірник, то необхідність у групуванні документів за складами відпадає. Після цього документи поділяють на прибуткові та видаткові. Перші групують за джерелами надходження: назвами постачальників; 2) підзвітними особами; 3) підрозділами підприємства, між якими протягом місяця відбувалось переміщення запа­сів, при цьому документи поділяють за видом господарських опера­цій: а) ліквідація основних засобів; б) списання МШП; в) оприбутку­вання поворотних відходів; г) оприбуткування остаточного браку; тощо. Видаткові документи групують за: 1) структурними підрозді­лами підприємства, у які вони видані, та об'єктами калькулювання; 2) у разі продажу - покупцями. Крім того, усі документи групуються за одиницями обліку запасів - їх номенклатурними номерами.

Таксування - це розцінка документів шляхом множення ціни на кількість, тобто одержання суми або вартісної оцінки господар­ської операції.

Контирування (від італ.- рахунок) - це процес розноски суми господарської операції по рахунках обліку.

Для спрощення облікових записів особливо при складанні бух­галтерських проводок використовують зведені документи - нако­пичувальні (для відображення руху цінностей протягом місяця) та групувальні (для групування показників за центрами відпові­дальності, субрахунками або синтетичними рахунками) відомос­ті. Бухгалтерська проводка складається безпосередньо на підставі первинних документів або за їх показниками, згрупованими у зве­дених документах. Після цього показники первинних документів переносять до відомостей, які відкривають для економічно одно­рідних операцій. Підсумки з відомостей переносять до журналів, які також відкривають за економічно однорідними об'єктами облі­ку. Підсумкові записи у журналах звіряють з показниками первин­них документів або відомостей. На документах, показники яких перенесені до облікових регістрів, проставляють номери відповід­них журналів або відомостей і порядкові номери записів господар­ських операцій. При перенесенні з групи економічно однорідних за змістом документів інформації у регістри обліку загальним підсумком, номер і дату запису вказують на окремому аркуші, який додають до зброшурованих документів.

Завершальним етапом обробки облікової інформації є її уза­гальнення. Спосіб узагальнення облікової інформації обирається залежно від специфіки підприємства або регламентується норма­тивними документами. Для узагальнення інформації поточного обліку використовують Головну книгу, оборотно-сальдову відо­мість, тощо.

До Головної книги систематизовану інформацію з журна­лів переносять після взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками. При перенесенні до Головної книги чи ін­ших облікових регістрів окремих показників з облікових регістрів у їх відповідному рядку роблять позначку щодо запису операції.

Головна книга ведеться підприємством протягом року. Для кожного синтетичного рахунку у ній відводять окрему сторінку. Для запису господарських операцій на рахунках за поточний мі­сяць відводять окрему строку на сторінці. За кожним рахунком у книзі відображують сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за дебетом і кредитом рахунку. Саль­до на початок року переносять з Головної книги або з балансу за попередній рік. Кредитові обороти за кожним рахунком до Голов­ної книги переносять з відповідних журналів однією сумою. Дебі­тові обороти переносять з різних журналів і наводять розгорнуто у кореспонденції із кореспондуючими рахунками. У кінці місяця підраховують обороти за дебетом кожного рахунку і визначають вихідний залишок. Перевірка правильності записів до Головної книги здійснюється підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми оборотів за дебетом і кредитом рахунків, а також сальдо за Дебетом і кредитом повинні бути відповідно однаковими. Підсумки Головної книги використовують для складання балансу та інших форм звітності.

Для узагальнення інформації поточного обліку за місяць та перевірки правильності записів також використовують оборотно-сальдові та шахові відомості.

Обігова відомість - це-спосіб узагальнення інформації поточ­ного обліку. За зовнішнім виглядом - це таблиця, в якій узагаль­нюють обороти і залишки за рахунками обліку. Оборотні відомос­ті складаються окремо для рахунків синтетичного і аналітичного обліку. До них записують усі синтетичні рахунки, які викорис­товують на підприємстві, відводячи для кожного окремий рядок.

Для кожного синтетичного рахунку записують початкове саль­до, обороти за дебетом і кредитом і обраховують вихідний зали­шок Для складання оборотної відомості використовують показ­ники відомості за попередній місяць та регістри обліку за поточ­ний місяць. Вхідне (початкове) сальдо переносять з відомості за попередній місяць. Суми оборотів за дебетом і кредитом рахунків за поточний місяць переносять з журналів або відомостей за цей місяць. У кінці місяця за кожним рахунком обраховують вихідне сальдо (залишок). В обіговій відомості, як і у Головній книзі, пови­нно бути три пари рівностей: сальдо за дебетом і кредитом рахун­ків відповідно на початок і кінець місяця та оборотів за дебетом і кредитом за поточний місяць. Оборотна відомість є обов'язковою формою обліку для малих підприємств. її показники за рахунками синтетичного обліку використовуються для складання балансу.

Для узагальнення інформації аналітичного обліку використо­вують два види обігових відомостей, які відрізняються структурою та переліком показників:

1) обігова відомість за товарно-матеріальними рахунками;

2) обігова відомість за розрахунковими рахунками.

3) Обігові відомості за товарно-матеріальними рахунками від­кривають у розрізі субрахунків, наприклад, у відомості з обліку виробничих запасів їх групують за субрахунками «Сировина і ма­теріали», «Паливо», тощо. Сальдо на початок і кінець місяця у відо­мості записують однією колонкою, обов'язково вказують одиницю виміру, ціну, а показники наводять у грошовому та натуральному вимірниках.

Обігові відомості за розрахунковими рахунками використо­вують для обліку розрахунків з кожним постачальником або під­звітною особою, для узагальнення інформації на відповідному синтетичному рахунку, наприклад на рахунках «Розрахунки з під­звітними особами», «Розрахунки з постачальниками», а також для визначення розгорнутого залишку на активно-пасивних рахун­ках, наприклад, «Розрахунки з дебіторами і кредиторами». їх бу­дова аналогічна до відомостей за синтетичними рахунками. У ко­лонці «Назва показника» вказують аналітичні рахунки (назви по­стачальників, або прізвища, ім'я та по батькові підзвітної особи. Відомості відкривають за показниками відомості за попередній місяць, з якої переносять залишки. Суми оборотів на рахунках за­писують на підставі первинних документів щодо виникнення за­боргованості або її погашення. У кінці місяця обраховують зали­шок за кожним рахунком. Його переносять у відповідний журнал, наприклад, журнал 3.

Відомості аналітичного обліку відкривають для кожного син­тетичного рахунку. їх підсумки порівнюють із підсумками відпо­відного синтетичного рахунку.

Для узагальнення оборотів на рахунках призначена шахова ві­домість.

У шаховій відомості обороти за дебетом і кредитом кожного ра­хунку показують у кореспонденції рахунків. Це дозволяє не лише визначити суми оборотів за кожним рахунком, але й проконтр­олювати повноту записів, встановити пропуски записів, правиль­ність вибору кореспондуючих рахунків, використаних для запису господарських операцій. Застосування шахової відомості як одно­го з регістрів обліку регламентовано нормативними документами для малих підприємств.

Облікову реєстрацію необхідно здійснювати систематично і ре­гулярно у міру надходження документів до бухгалтерії. Господар­ські операції в облікових регістрах необхідно відображувати у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені, тобто облікові регі­стри слід складати щомісяця. Це дозволить своєчасно з належною якістю виконати облікові роботи. Послідовність заповнення облікових регістрів зображена на рис. 4. 6.

Із розвитком інформаційних систем від ручної до АСУП сут­тєво ускладнюється розробка і впровадження системи обробки інформації. Надзвичайно важливо для сучасних систем обліково-економічної інформації інтегроване здійснення обробки та вико­ристання інформації у системі. При цьому, інтегрувати необхідно усі процедури та етапи облікового процесу. Так, ту саму інформа­цію використовують для різних інформаційних потреб; відомості передають за допомогою єдиних каналів і лише один раз і в одно­му напрямку - до місць обробки до бухгалтерії, звідки вона може бути затребувана будь-яким органом управління; організована і активно використовується єдина «пам'ять» системи, а її інформа­ція може бути багаторазово перероблена і пристосована до потреб певних користувачів інформації на будь-яких рівнях управління, для будь-яких дільниць управління.

Видача інформації включає такі технологічні процеси; пере­кодування показників на мову користувачів; запис на носіях у ви­гляді, що дозволяє їх прочитати; редагування, оформлення, роз­множення, комплектація.

Передача інформації необхідна при збиранні показників між окремими технологічними процесами та при видачі інформа­ції користувачам. Відповідно, розрізняють такі канали передачі інформації: від джерел її виникнення до місць обробки, між цен­трами обробки, між процесами обробки, між центрами обробки та користувачами, між джерелами інформації та користувачами (пряма передача), між користувачами. Інформація може переда­ватись кур'єром, із використанням спеціального транспорту або транспорту загального користування, по різних каналах зв'язку (телефоном, факсом, через Інтернет).

Багаторазове. або повторне використання тієї самої облікової інформації у багатьох облікових процесах або управлінні, а також неспівпадання часу обробки інформації та. формування звітності з часом її збирання зумовлюють необхідність зберігання та пошуку показників. Крім того, слід неухильно дотримуватись термінів зберігання носіїв інформації, встановлених нормативними доку­ментами.

Раціональна система зберігання не лише забезпечує цілісність і збереження носіїв інформації протягом періоду, встановлено­го нормативними документами, але й створює можливості для користування ними у разі виникнення потреби в одержанні або уточненні будь-якої інформації (для видачі довідок, перевірки пра­вильності обліку та законності господарських операцій, обґрунту­вання доказів у судах). У разі відсутності документів контролюючі органи можуть вимагати їх відновлення для підтвердження юри­дичної доказовості господарських операцій, що відбулися протя­гом минулих звітних періодів.

Інформацію необхідно зберігати на усіх стадіях облікового про­цесу, використовуючи технічні носії інформації, а також в архівах (поточному, постійному або державному). Пошук користувачами необхідної інформації може здійснюватись вручну або автоматич­но. Відповідальність за організацію та створення належних умов для зберігання оброблених носіїв інформації протягом встановле­ного терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керів­ництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Зберігання носіїв інформації, їх оформлення та пере­дачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Після обробки документи систематизують за об'єктами обліку (облік касових операцій, облік операцій на рахунках банків, облік необоротних активів, облік праці та її оплати, тощо) та комплекту­ють у справи у хронологічному порядку їх можна зберігати у пап­ках, але надійніше зшити, зброшурувати, переплести в особливих також - справах. Періодичність брошурування носіїв інформації (декада, місяць, квартал, рік) залежить від їх кількості. Чим більша кількість документів за певний звітний період, тим частіше їх необ­хідно зшивати та переплітати. Теки підписують та нумерують. На них зазначають період (місяць, рік), за який зібрані носії інформа­ції; назву об'єкту обліку або назву носіїв інформації. Охайне збері­гання носіїв інформації, їх своєчасне зшивання та брошурування унеможливлюють втрати документів та сприяють їх збереженню.

Протягом року до складання звітності та її представлення ко­ристувачам справи з носіями інформації зберігають за місцем їх формування, тобто у поточному архіві відділу або сектору бух­галтерії. Відповідальність за збереження носіїв інформації покладається на осіб, уповноважених головним бухгалтером. Вони зобов'язані створити умови, що унеможливлюють втрати, псуван­ня носіїв інформації або внесення до них непомітних несанкціоно­ваних виправлень. Для цього носії інформації слід зберігати у спе­ціальних приміщеннях, які закриваються і до яких немає доступу сторонніх осіб або у спеціальних металевих шафах або сейфах. Так, наприклад, зберігають бланки суворого обліку або цінних па­перів.

Після складання та подання річної звітності теки з носіями інформації передають до постійного архіву. Постійний архів - це приміщення, яке спеціально обладнане стелажами для зберіган­ня папок з носіями інформації, що утворюються на підприємстві. Для систематизованого зберігання носіїв інформації на стелажах зазначають назву носіїв інформації, рік та інші реквізити, що ха­рактеризують справи та забезпечують оперативну роботу з ними. Справи із носіями інформації передаються до архіву за актом. Його складають члени комісії, до складу якої включають заступни­ка головного бухгалтера, відповідального за поточний архів. В акті зазначають: назву об'єкта обліку; період, до якого належать ском­поновані носії інформації; перелік носіїв інформації; дату комплек­тації і передачі носіїв інформації до архіву; підписи членів комісії. Справи з носіями інформації передають із бухгалтерії до архіву за графіком. Його складає і узгоджує з керівниками структурних під­розділів завідувач архіву (архіваріус).

Справи, прийняті для зберігання у постійному архіві, реєстру­ють в архівній книзі, де зазначають номер стелажу їх зберігання. В архіві справи з носіями інформації розташовують систематизо­вано залежно від їх призначення за видами об'єктів обліку (касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, кошто­риси) у хронологічному порядку (по роках, місяцях, а в межах міся­ців-по днях).

Право входити до архіву та працювати з носіями інформацію надається лише головному бухгалтеру і архіваріусу. Обов'язки ар­хіваріуса можуть бути покладені наказом по підприємству на пра­цівника бухгалтерії. Архіваріус зобов'язаний приймати до архіву папки з носіями інформації, оформленими належним чином, за­писувати їх до архівної книги, щорічно вибраковувати справи, тер­мін зберігання яких минув, робити в архівній книзі відмітки про вилучення таких справ, стежити за збереженням справ і поряд­ком в архіві. Ключі від архіву зберігаються у архіваріуса. Справи з архіву архіваріус видає тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках - за письмовою вимогою право­охоронних та слідчих органів. Особи, що працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів та нерозголошення інформації, що у них міститься. Порушники притягуються до відповідальності у встановленому законом по­рядку.

По закінченні терміну зберігання носіїв інформації, важливі передають на зберігання до місцевого державного архіву, а інші - знищують на підставі акту, складеного спеціальною комісією. При реорганізації підприємства його архів передається правонаступ­нику. При ліквідації підприємства, що не має правонаступника, усі носії інформації передаються до архіву, створеного при місце­вій адміністрації.