Организация информационных систем

Производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, корпо­рации, банки, органы территориального управления, представляют собой сложные системы. Они состоят из большого числа элемен­тов, реализующих производственные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, в которых взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы людей осуществляют управление как отдельными элементами, так и системами в целом [1, 2, 3, 9].

Будучи важнейшей функцией, управление ориентировано на достижение стоящих перед каждой системой целей, на создание условий их выполнения. Это могут быть обеспечение устойчивости определенной структуры, ее эффективного функционирования, поддержание установленного режима деятельности, сохранение или формирование у системы тех или иных качественных особен­ностей, выполнение заданных программ работы.

Управление как совокупность целенаправленных действий реа­лизуется в соответствии с целью функционирования экономиче­ского объекта, принципами принятия решений в конкретных си­туациях. Но поведение реальных социально-экономических сис­тем, как правило, определяется не одной, а несколькими целями, которые упорядочиваются по их важности и учитываются в соот­ветствии с заданным приоритетом.

Управляющие воздействия формируются на основе накоплен­ной и функционирующей в системе управления информации, а также поступающих по каналам прямой и обратной связи сведений. Таким образом, важнейшая функция любой системы управления - получение информации, выполнение ее обработки с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение системы. Поскольку информация фиксируется и передается на матери­альных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса, входящего в технологию управления. Они реализу­ются технологическими процессами обработки данных с использо­ванием ЭВМ и других технических средств.

Применение технических средств для получения информации в ходе наблюдения за деятельностью объекта, сбора данных, их реги­страции, передачи по каналам связи потребовало дальнейшего уг­лубленного изучения информационных процессов. Информатика устанавливает законы преобразования информации в условиях функционирования автоматизированных систем, разрабатывает методы ее алгоритмизации, формирования языковых средств обще­ния человека и ЭВМ.

Для выработки в сложных экономических системах эффективных управляющих воздействий требуется наряду с созданием соот­ветствующих алгоритмов управления переработать значительные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки ИС управления в экономике. Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производст­венного процесса, процесса управления. Таким образом, ИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автома­тизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

С помощью ИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигаются достоверность и оператив­ность получаемой и используемой в управлении информации и т.д.

Этому способствует повсеместная автоматизация конторского труда, создание своих автоматизированных систем управления. Использование в управлении компьютерной техники становится неотъемлемым элементом организационных структур экономиче­ских объектов.

В зависимости от технологического и функционального аспек­тов рассмотрения ИС может быть разбита на несколько составляющих элементов.

Используя технологический аспект рассмотрения, в ИС выде­ляют аппарат управления, а также технико-экономическую ин­формацию, методы и средства ее технологической обработки. Вы­делив аппарат управления, оставшиеся элементы, технологически тесно взаимоувязанные, при условии единого системного исполь­зования экономико-математических методов и технических средств управления образуют автоматизированную информационную тех­нологию данных.

Являясь человеко-машинной системой, в рамках которой реа­лизуется информационная модель, формализующая процессы об­работки данных в условиях новой технологии, АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления и аппаратом управления, а также вводит в сис­тему и выводит из нее потоки внешних информационных связей.

Функции АИТ определяют структуру, которая включает сле­дующие процедуры: сбор и регистрацию данных; подготовку информационных массивов; обработку, накопление и хранение данных; формирование результатной информации; передачу данных от источников возникновения к потребителям информации для принятия управлен­ческих решений; обработку результатов.

Как правило, экономическая информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые проце­дуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения так­же бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повто­ряться. Состав процедур преобразования и особенности их выпол­нения во многом зависят от экономического объекта, ведущего ав­томатизированную обработку информации. Рассмотрим особенно­сти выполнения основных процедур преобразования информации.

Сбор и регистрация информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм, где производится сбор и регистрация первич­ной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта. Не менее сложна эта проце­дура и в финансовых органах, где происходит оформление движе­ния денежных ресурсов.

Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций, в банках - при выполнении финансово-кредитных операций с юридическими и физическими лицами. Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших сборку уз­лов, изделий, выявления брака и т.д. В процессе сбора фактиче­ской информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение вре­менных и количественных характеристик работы отдельных ис­полнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носи­теле, и вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, по­этому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее тру­доемкими, а процесс автоматизации документооборота - по-прежнему актуальным. В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию техниче­ских средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления по­лученных данных в системе.

Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций. Дистанционная передача по кана­лам связи сокращает время передачи данных, однако для ее осуще­ствления необходимы специальные технические средства, что удо­рожает процесс передачи. Предпочтительным является использо­вание технических средств сбора и регистрации, которые, собирая автоматически информацию с установленных на рабочих местах датчиков, передают ее в ЭВМ для последующей обработки, что по­вышает ее достоверность и снижает трудоемкость.

Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная в обратном направле­нии. В этом случае результатная информация фиксируется различ­ными устройствами: дисплеями, табло, печатающими устройства­ми. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: на машинном носи­теле или непосредственно вводом в ЭВМ при помощи специаль­ных программных и аппаратных средств.

Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств постоянно развивается и совершенст­вуется. Особое значение этот способ передачи информации имеет в многоуровневых межотраслевых системах, где применение дис­танционной передачи значительно ускоряет прохождение инфор­мации с одного уровня управления на другой и сокращает общее время обработки данных.

Машинное кодирование - процедура машинного представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в ЭВМ. Такое кодирование информации производится путем пе­реноса данных первичных документов на магнитные диски, ин­формация с которых затем вводится в ЭВМ для обработки.

Запись информации на машинные носители осуществляется на ЭВМ как самостоятельная процедура или как результат об­работки.

Хранение и накопление экономической информации вызвано мно­гократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью ком­плектации первичных данных до их обработки. Хранение и накоп­ление информации осуществляется в информационных базах на машинных носителях в виде информационных массивов, где дан­ные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.

С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или за­мене. Процедура поиска информации выполняется автоматически на основе составленного пользователем или ЭВМ запроса на нужную информацию.

Обработка экономической информации производится на ЭВМ, как правило, децентрализованно в местах возникновения первич­ной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы. Обработка, однако, может производиться не только авто­номно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ЭВМ, программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатают­ся машиной на бумаге или отображаются на экране.

Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирова­ния, если документ с результатной информацией необходимо пре­доставить нескольким пользователям.

Принятие решения в автоматизированной системе организаци­онного управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств. Но в по­следнем случае на основе тщательного анализа результатной ин­формации, полученной на ЭВМ, задача принятия решений ос­ложняется тем, что специалисту приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Бла­годаря применению персональных ЭВМ и терминальных устройств повышается аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычисли­тельной системой. Этому способствует использование новых тех­нологий экспертных систем поддержки принятия решений.

Содержательный аспект рассмотрения элементов АИТ позволя­ет выявить подсистемы, обеспечивающие технологию функциони­рования.

Технологическое обеспечение АИТ состоит из подсистем, автома­тизирующих информационное обслуживание пользователей, реше­ние задач с применением ЭВМ и других технических средств управления в установленных режимах работы.

Технологическое обеспечение АИТ, как правило, по составу однородно для различных систем, что позволяет реализовать прин­цип совместимости систем в процессе их функционирования. Обя­зательными элементами АИТ является информаци­онное, лингвистическое, техническое, программное, математиче­ское, правовое, организационное и эргономическое обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) представляет собой совокуп­ность проектных решений по объемам, размещению, формам ор­ганизации информации, циркулирующей в АИТ. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классифика­торов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для автоматического обслуживания, массивы информации на соответствующих носите­лях, а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, по­строения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала АИТ со средствами вычислительной техники. С помо­щью лингвистического обеспечения осуществляется общение чело­века с машиной. ЛО включает информационные языки для описа­ния структурных единиц информационной базы АИТ (документов, показателей, реквизитов и т.п.); языки управления и манипулиро­вания данными информационной базы АИТ; языковые средства информационно-поисковых систем; языковые средства автомати­зации проектирования АИТ; диалоговые языки специального на­значения и другие языки; систему терминов и определений, ис­пользуемых в процессе разработки и функционирования автомати­зированных систем управления.

Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс тех­нических средств, обеспечивающих работу АИТ. Центральное место сре­ди всех технических средств занимает ЭВМ. Структурными эле­ментами технического обеспечения наряду с техническими средст­вами являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий эти технические средства персонал.

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность про­грамм, реализующих функции и задачи АИТ и обеспечивающих ус­тойчивую работу комплексов технических средств. В состав про­граммного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и персонал, зани­мающийся его разработкой и сопровождением, на весь период жизненного цикла АИТ.

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и пред­назначенные для организации вычислительного процесса и реше­ний часто встречающихся задач обработки информации. Они по­зволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автома­тизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность про­грамм, разрабатываемых при создании АИТ конкретного функ­ционального назначения. Оно включает пакеты прикладных про­грамм, осуществляющих организацию данных и их обработку при решении функциональных задач.

Математическое обеспечение (МО) - это совокупность матема­тических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ АИТ. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управле­ния, методы и средства решения типовых задач управления, мето­ды оптимизации исследуемых управленческих процессов и приня­тия решений (методы многокритериальной оптимизации, матема­тического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т.д.). Техническая документация по этому виду обеспечения АИТ содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, тексто­вые и контрольные примеры их решения. Персонал составляют специалисты по организации управления объектом, постановщики задач управления, специалисты по вычислительным методам, про­ектировщики АИТ.

Организационное обеспечение (ОО) представляет собой комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала АИТ в ус­ловиях функционирования ИС. В процессе решения задач управ­ления данный вид обеспечения определяет взаимодействие работ­ников управленческих служб и персонала АИТ с техническими средствами и между собой. Организационное обеспечение реализу­ется в различных методических и руководящих материалах по ста­диям разработки, внедрения и эксплуатации ИС и АИТ, в част­ности, при проведении предпроектного обследования, формирова­нии технического задания на проектирование и технико-экономического обоснования, разработке проектных решений в процессе проектирования, выборе автоматизируемых задач, типо­вых проектных решений и прикладных программ (ППП), внедре­нии системы в эксплуатацию.

Правовое обеспечение (ПрО) представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении ИС и АИТ. Правовое обеспечение на этапе разра­ботки ИС и АИТ включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика в процессе соз­дания ИС и АИТ, с правовым регулированием различных откло­нений в ходе этого процесса, а также обусловленные необходимо­стью обеспечения процесса разработки ИС и АИТ различными видами ресурсов. Правовое обеспечение на этапе функционирова­ния ИС и АИТ включает определение их статуса в конкретных отраслях государственного управления, правовое положение о компетенции звеньев ИС и АИТ и организации их деятельности, права, обязанности и ответственность персонала, порядок создания и использования информации в ИС, процедуры ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки, порядок приобретения и использования электронно-вычислительной техники и других тех­нических средств, порядок создания и использования математиче­ского и программного обеспечения.

Эргономическое обеспечение (ЭО) как совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функциони­рования АИТ, предназначено для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в АИТ, для ее быстрейшего освоения. В состав эргономического обеспечения АИТ входят комплекс различной документации, со­держащей эргономические требования к рабочим местам, инфор­мационным моделям, условиям деятельности персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требо­ваний и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации; комплекс методов, учебно-методической документа­ции и технических средств, обеспечивающих обоснование форму­лирования требований к уровню подготовки персонала, а также формирование системы отбора и подготовки персонала АИТ; ком­плекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффектив­ность деятельности человека в АИТ.

ИС и АИТ реализуют решение функциональных задач управ­ления, совокупность которых составляет так называемую, функ­циональную часть деятельности экономического объекта как сис­темы. Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональ­ных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются, исходя и с учетом достижения стоящей перед экономическим объектом цели функционирования. Основными принципами декомпозиции - вы­деления самостоятельных функциональных подсистем комплексов задач - являются относительная самостоятельность каждой из них, т.е. наличие конкретного объекта управления; наличие соот­ветствующего набора функций и функциональных задач с четко выраженной локальной целью функционирования; минимизация состава включенных в подсистему элементов; наличие одного или нескольких локальных критериев, способствующих оптимизации режима работы подсистемы и согласующихся с глобальным крите­рием оптимизации функционирования ИС и системы в целом.